Jak dlouho uchovávat mzdové doklady?

Jak dlouho uchovávat mzdové doklady?

Od 1. ledna 2015 jsou zaměstnavatelé povinni uchovávat mzdové doklady po dobu 45 kalendářních let následujících po roce, kterého se tyto doklady týkají. Toto prodloužení doby uchovávání je reakcí na prodlužující se věk odchodu do důchodu a má zajistit, aby byly relevantní informace dostupné pro účely důchodového řízení.

Co jsou mzdové doklady?

Mzdové doklady zahrnují všechny dokumenty, které souvisejí s vyplácením mzdy nebo platu zaměstnancům. Patří sem například:

• Výplatní pásky
• Výkazy výdělků
• Pracovní smlouvy
• Plánovací listy
• Doklady o výplatě dovolených

Proč je archivování mzdových dokladů důležité?

Archiving mzdových dokladů je důležitý z několika důvodů:

• Dodržování právních předpisů: Zaměstnavatelé jsou ze zákona povinni uchovávat mzdové doklady po stanovenou dobu. Nedodržení této povinnosti může vést k sankcím.
• Ochrana zaměstnanců: Mzdové doklady slouží jako důkaz o tom, kolik zaměstnanci vydělali a jaké srážky jim byly provedeny. Tyto informace mohou být důležité v případě sporů o mzdu nebo při stanovování důchodu.
• Ochrana zaměstnavatelů: Mzdové doklady chrání zaměstnavatele před falešnými nároky na mzdu. Poskytují záznam o tom, kdo byl zaměstnán, kdy, kolik vydělal a jaké výdaje byly provedeny.

Co dělat se starými mzdovými doklady?

Zaměstnavatelé mají několik možností, jak uchovávat staré mzdové doklady:

• Papírové archivy: Mzdové doklady mohou být uloženy v papírových archivních skříních.
• Elektronické archivy: Mzdové doklady lze digitalizovat a ukládat v elektronickém formátu.
• Outsourcing: Zaměstnavatelé mohou outsourcovat archivaci mzdových dokladů soukromým společnostem.

Při výběru metody archivace je důležité zvážit bezpečnost, náklady a snadnost přístupu k dokumentům. Zaměstnavatelé by měli také zavést jasná pravidla pro uchovávání a vyřazování mzdových dokladů.