Jak se vyúčtuje zálohová faktura?

Zálohová faktura: Vystavení a (ne)účtování – co potřebujete vědět

Zálohová faktura, často opomíjený, ale přesto klíčový nástroj v obchodním styku, slouží jako předběžný dokument, který avizuje blížící se platbu za budoucí dodávku zboží či služeb. Na rozdíl od klasické faktury, která dokumentuje již uskutečněný obchod, zálohová faktura pouze informuje o požadované záloze.

Možná si teď říkáte, že vystavení zálohové faktury je složitý účetní proces. Opak je pravdou! Zálohová faktura se totiž neúčtuje a do doby její úhrady nemá žádné daňové dopady. To je zásadní rozdíl oproti standardní faktuře, která vstupuje do účetnictví okamžitě po jejím vystavení.

Proč se tedy zálohová faktura vystavuje?

• Zajištění finanční likvidity: Umožňuje firmám získat finanční prostředky před samotným provedením práce či dodáním zboží.
• Závazek pro obě strany: Slouží jako neformální dohoda mezi dodavatelem a zákazníkem, potvrzující zájem o obchod.
• Informování o platebních podmínkách: Jasně definuje částku zálohy, platební údaje a případné splatnosti.

Flexibilita a jednoduchost: forma zálohové faktury

Zatímco pro klasickou fakturu platí přísná pravidla daná zákonem, u zálohové faktury panuje mnohem větší volnost. Forma není zákonem upravena. To znamená, že se nemusíte trápit se složitými formáty a povinnými náležitostmi.

• Fakturační program ano, ale není nutností: Můžete ji vystavit ve svém oblíbeném fakturačním programu, ale stejně dobře poslouží i jednoduchý textový dokument.
• E-mail jako plnohodnotná alternativa: Pokud je to pro vás jednodušší, zálohovou fakturu lze poslat i v e-mailu, pokud obsahuje všechny klíčové informace.
• Zaměřte se na podstatné: Důležité je, aby faktura obsahovala identifikaci obou stran, popis zboží/služeb, výši zálohy a platební údaje.

Vystavení je zdarma, ale…

Vystavení samotné zálohové faktury je bezplatné. Neplatíte žádné poplatky ani daně. Nicméně je důležité si uvědomit, že se nejedná o finální daňový doklad. Daňové dopady vznikají až po úhradě zálohy. Po obdržení platby je nutné vystavit daňový doklad na přijatou zálohu, který už se do účetnictví promítne.

Závěrem:

Zálohová faktura je jednoduchý, ale efektivní nástroj, který vám pomůže zajistit si finanční prostředky a usnadnit obchodní procesy. Neúčtuje se, nemá daňové dopady do doby úhrady a forma je velmi flexibilní. Využívejte ji moudře a vyhnete se zbytečným komplikacím. Nezapomeňte ale, že po obdržení platby je klíčové vystavit daňový doklad, který už do účetnictví vstupuje.