Jak upozornit na nezaplacenou fakturu?

Jak elegantně a efektivně upozornit na nezaplacenou fakturu: Průvodce krok za krokem

Nezaplacené faktury jsou bohužel nepříjemnou realitou podnikání. Mohou narušit cash flow, zatížit administrativu a v krajním případě ohrozit i samotnou existenci firmy. Proto je klíčové mít jasný a efektivní systém, jak se s nimi vypořádat. Na rozdíl od hrubého vymáhání, které může poškodit vaše obchodní vztahy, existuje řada elegantních a profesionálních postupů, jak dlužníka upozornit na opomenutou platbu.

Prevence je základ:

Než vůbec dojde k situaci s nezaplacenou fakturou, investujte do prevence:

• Jasná a srozumitelná faktura: Ujistěte se, že vaše faktury obsahují všechny potřebné informace (číslo faktury, datum vystavení, datum splatnosti, popis zboží/služeb, cenu, daňové údaje, vaše kontaktní údaje a bankovní spojení). Používejte srozumitelný jazyk a vyhněte se nejasnostem.
• Připomenutí před splatností: Několik dní před datem splatnosti zašlete klientovi laskavé připomenutí. Může to být krátký e-mail s textem typu: “Blíží se datum splatnosti faktury č. [číslo faktury]. Jen vám ji chci připomenout, ať na ni nezapomenete.”
• Dohodněte si podmínky platby předem: Před zahájením spolupráce si s klientem jasně dohodněte podmínky platby, včetně data splatnosti a případných sankcí za prodlení. Zaznamenejte si to písemně (například ve smlouvě).

Když dojde k prodlení:

I přes veškerou prevenci se může stát, že klient fakturu neuhradí včas. Zde je postup, jak postupovat:

1. První upomínka: Přátelské upozornění

• Časování: Počkejte několik dní po datu splatnosti (např. 3-5 dnů) a zašlete první upomínku.

• Tón: Udržujte přátelský a profesionální tón. Předpokládejte, že se jedná o nedopatření.

• Obsah:

  • Uveďte číslo faktury a datum splatnosti.
  • Zdvořile se zeptejte, zda platba proběhla.
  • Nabídněte pomoc s nalezením faktury nebo s jakýmikoliv dotazy.
  • Neuvádějte hned úroky z prodlení nebo jiné sankce.

  Příklad:
  Dobrý den, pane/paní [Jméno],

  rádi bychom se ujistili, zda jste obdrželi naši fakturu č. [číslo faktury] s datem splatnosti [datum splatnosti] na částku [částka].

  Pokud jste již platbu provedli, prosím, ignorujte tento e-mail. V opačném případě nás prosím informujte, pokud máte s fakturou nějaké dotazy nebo potřebujete pomoc.

  Děkujeme a jsme vám k dispozici.

2. Druhá upomínka: Důraznější, ale stále profesionální

• Časování: Počkejte 7-14 dnů po první upomínce.

• Tón: Zůstaňte profesionální, ale buďte důraznější. Zdůrazněte, že faktura je stále neuhrazena.

• Obsah:

  • Znovu uveďte číslo faktury, datum splatnosti a dlužnou částku.
  • Připomeňte, že jste zaslali první upomínku.
  • Uveďte důvod, proč je pro vás včasná platba důležitá.
  • Zmiňte možnost úroků z prodlení (pokud to máte ve smlouvě).
  • Požádejte o potvrzení termínu úhrady.
  • Zopakujte platební údaje.

  Příklad:
  Dobrý den, pane/paní [Jméno],

  rádi bychom Vás znovu upozornili na fakturu č. [číslo faktury] s datem splatnosti [datum splatnosti] na částku [částka], která je stále neuhrazena.

  Zasílali jsme Vám již 1. upomínku dne [datum první upomínky].

  Včasná úhrada faktur je pro nás klíčová pro zajištění plynulého chodu našeho podnikání. Pokud platba nebude uhrazena do [datum], budeme nuceni účtovat úroky z prodlení ve výši [procento].

  Prosím, informujte nás o termínu úhrady této faktury.

  Platební údaje: [bankovní spojení]

  Děkujeme za Vaši spolupráci.

3. Třetí upomínka: Oficiální písemná upomínka (doporučeně)

• Časování: Počkejte 14-21 dnů po druhé upomínce.
• Tón: Formální a důrazný.
• Forma: Písemná forma, ideálně doporučeně s dodejkou (prokazatelné doručení).
• Obsah:
  • Oficiální označení “Upomínka k úhradě” nebo “Výzva k zaplacení”.
  • Jasně uveďte, že se jedná o poslední upomínku před zahájením právních kroků.
  • Zopakujte veškeré relevantní informace (číslo faktury, datum splatnosti, dlužná částka, úroky z prodlení, dosavadní upomínky).
  • Stanovte jasný a krátký termín pro úhradu (např. 7 dní).
  • Uveďte, že v případě nedodržení termínu budete nuceni zahájit právní kroky k vymáhání pohledávky.
  • Upozorněte na další náklady spojené s právním vymáháním.

Co dělat dál?

Pokud ani třetí upomínka nezabere, máte několik možností:

• Osobní jednání: Zkuste se s klientem osobně setkat a prodiskutovat situaci.
• Soudní vymáhání: Poslední možností je obrátit se na soud a zahájit proces vymáhání pohledávky.
• Inkaso: Pověřte inkasní agenturu vymáháním pohledávky.
• Prodej pohledávky: Prodejte pohledávku specializované firmě.

Závěrem:

Upozornění na nezaplacenou fakturu vyžaduje citlivý a profesionální přístup. Klíčem je jasná komunikace, dodržování termínů a eskalace problému, pokud platba nepřichází. Používáním tohoto průvodce a přizpůsobením jej vaší konkrétní situaci, můžete zvýšit šance na včasnou úhradu faktur a udržet dobré obchodní vztahy. Nezapomeňte, že prevence je vždy lepší než řešení problémů.