Jak vyplnit příjmový pokladní doklad?

Co musí obsahovat příjmový pokladní doklad?

Seděl u mě v kanclu v Brně-Žabovřeskách, říjen 2023, a já se potil. Chlápek z finančáku, takovej ten typ, co nemrká. Listoval v mým šanonu a najednou se zastavil prstem na jednom papírku. Úplně mi ztuhla krev v žilách, znáte to.

"Tenhle," řekl a ukázal na jeden příjmový pokladní doklad. Blbých 500 korun za nějakou rychlou konzultaci, co jsem dělal v létě. Úplně mi to vypadlo z hlavy. Měl jsem tam jenom částku a nějaký klikyhák. Sakra.

"Tady vám chybí skoro všechno, pane Nováku," pokračoval tím svým monotónním hlasem. A začal diktovat, co všechno jsem tam měl mít. Byl to ten moment, kdy si přejete, aby vás spolkla zem. Ta bezmoc byla šílená, fakt.

Příjmový pokladní doklad musí obsahovat: označení dokladu (např. PPD) a jeho číslo, identifikaci plátce a příjemce (jméno, adresa, IČO), peněžní částku číslicí i slovem, přesný účel platby, datum vystavení, podpis osoby, která peníze přijala, a podpis osoby odpovědné za účetní případ.

Musel jsem to všechno dohledávat a doplňovat zpětně, volal jsem tomu klientovi, bylo to peklo. Od tý doby si na to dávám fakt pozor. Každej blbej papírek kontroluju dvakrát, než ho založím. Ten pocit ponížení si pamatuju dodnes.

• Číselná řada je klíčová. Musí jít popořadě, bez mezer. Finančák miluje kontrolovat, jestli vám tam nějaký doklad nechybí. Já používám formát ROK-číslo, třeba 2024-001, 2024-002...
• Podpisy jsou dva. Jeden, kdo peníze přijal (pokladník), a druhý, kdo je zodpovědný za účetní případ (třeba účetní). U mě, jako OSVČ, jsem to naštěstí já a já. Petr Novák, IČO 12345678.
• Archivace minimálně 5 let. Nezahazovat! Já si to pro jistotu skenuju a dávám na cloud, ale originál stejně musím mít schovaný v šanonu. Jistota je jistota, po týhle zkušenosti.
• Účel platby musí být naprosto jasný a konkrétní. Nejen "služby", ale třeba "Konzultace k marketingové strategii pro projekt XYZ". Čím konkrétnější, tím lepší. Už žádný nervy.

Jak vyplnit vydajový pokladní doklad?

Noc... a zase ty papíry. Pořád dokola. Ten stejnej formulář. Jan Novák, narozen 14. 4. 1988, bytem v Brně. IČO 07054321. Člověk to píše a ani o tom nepřemýšlí. Prostě další řádek, další číslo. Další výdaj.

Někdy si říkám, kolik takových dokladů za život vypíšu. Zmizí v nějakém šanonu a pak se vyhodí. Ale teď je důležitý. Teď je to jediná věc na světě. Tenhle jeden papír.

• Označení dokladu (Výdajový pokladní doklad).
• Číslování, aby se to dalo dohledat.
• Datum vystavení.
• Údaje o firmě... moje a toho, komu platím.
• Cena bez DPH.
• DPH, sazba i částka. Pokud jsi plátce.
• Celková cena, číslem i slovem. Pro jistotu.

A nesmí tam chybět účel platby. To je vlastně to nejdůležitější. Proč se ty peníze utratily. Někdy si na to druhý den ani nevzpomenu. Hmm.

• Pak podpisy. Ten, kdo peníze přijal a ten, kdo je vydal. A pokladník. Tedy já. Vždycky já.
• Musí se to archivovat. Plátci DPH deset let. Deset let starý papír, který připomene nákup nějaké... blbosti.
• Limit pro platby v hotovosti je 270 000 Kč. Víc už musí jít přes účet. To je docela dost peněz v ruce. Ani si to neumím představit.

Jak vyplnit účtenku?

Základní informace pro vyplnění faktury:

• Identifikace stran: Jméno, příjmení a adresa both dodavatele i odběratele. Tohle je to nejdůležitější, aby bylo jasno, kdo s kým obchoduje.
• Specifikace dokladu:Typ dokladu (faktura, daňový doklad) a jeho evidenční číslo. Bez toho by to bylo jako jízda bez SPZ, že?
• DPH: Jasně uvést, zda jste plátce DPH či nikoliv. Tohle má velký dopad na všechno ostatní.
• IČO a DIČ: Vaše IČO je základ, a pokud jste plátce DPH, tak nezapomeňte na DIČ. Bez těchto čísel se moc daleko nedostanete.
• Registrace: Uvést, v jakém obchodním nebo živnostenském rejstříku jste zapsaní. To dává dokladu tu správnou "váhu" a důvěryhodnost.
• Předmět plnění:Popis zboží nebo služby, co jste dodali. Ať je to jasný jako facka.
• Hodnota:Cena a množství toho, co jste prodali. Přesné údaje jsou klíčové pro obě strany.

Někdy si říkám, jak moc detailů se vlastně skrývá za takovou zdánlivě jednoduchou věcí jako je faktura. Je to taková malá černá skříňka našeho obchodního života, co? Musí tam být všechno, jinak to nefunguje.

Co je dobré vědět navíc:

• Datum vystavení a splatnosti: Kromě toho všeho je dobré uvést i datum vystavení faktury a datum splatnosti. To pomáhá udržet cash flow v pohybu a předcházet nepříjemným překvapením.
• Bankovní spojení: Nezapomeňte na číslo účtu, kam má odběratel platbu poslat. Bez toho by peníze jen tak plachtily vzduchem, a to nechceme.
• Rozpis DPH: Pokud jste plátce DPH, měli byste rozepsat základ daně a výši DPH u jednotlivých položek. To je pro finanční úřady docela důležité.
• Smluvní ujednání: Někdy se na fakturu hodí uvést i odkaz na smluvní ujednání, které se k danému obchodu váže. Dodává to další vrstvu jistoty.
• Předpisové náležitosti: Každá země má svá specifická pravidla. V České republice jsou hlavní náležitosti popsány v zákoně o DPH a v občanském zákoníku. Je dobré to mít na paměti, ať se vyhnete případným problémům.

Jak číslovat příjmové doklady?

Číslujte doklady vzestupně v nepřerušené číselné řadě. Každá další faktura má o jedno vyšší číslo. Tím dokládáte, že žádný doklad nechybí. Používejte číselné řady, například 2024001, 2024002.

Takže, jak na to číslování, aby vám finančák neudělal z života kůlničku na dříví. Představte si to jako frontu na banány za totáče. Nikdo se nesmí předbíhat, nikdo nesmí chybět, jinak je zle a soudružka vedoucí vás seřve. A finanční úřad, to je taková přísná soudružka vedoucí s laserovýma očima.

Vaše číslování musí být nepřerušovaná řada, souvislá a neprůstřelná jako neprůstřelná vesta Chucka Norrise. Každý další cár papíru musí mít číslo o jedna větší. Chronologicky, pěkně popořadě, jako když Jarda Jágr střílí góly. Žádné skákání sem a tam jako splašená koza. Když vystavíte fakturu v úterý, musí mít nižší číslo než ta ze středy. Logické, ne?

Jak si ten číselný guláš uvařit, aby byl stravitelný?

• Systém ROK-POŘADOVÉ ČÍSLO: Třeba 2024001, 2024002... a tak dál až do aleluja. Prosté jak facka, ale účinné jako plácačka na mouchy. Každý rok začnete znova od jedničky, abyste neměli za chvíli číslo delší než telefonní seznam.
• VÍCE ČÍSELNÝCH ŘAD: Můžete mít řadu pro faktury vydané (FV), třeba FV2024001, a jinou pro pokladní doklady (PPD), PPD2024001. To aby se vám nemíchaly hrušky s traktorama. Finančák miluje pořádek víc než Marie Kondo.
• MĚSÍČNÍ ŘADY: Pro puntičkáře a milovníky excelových tabulek. Třeba 202401001 pro lednové doklady, 202402001 pro únorové. To už je vyšší dívčí, skoro jako sestavit nábytek z IKEA bez návodu.

Co když se ruka utne a vy jedno číslo přeskočíte jako kamzík horský potok? Panika? Kdepak. Hlavně nic netrhat, nemazat, nepálit! Prostě k tomu číslu, co jste omylem přeskočili, napíšete do evidence velkým písmem STORNOVÁNO nebo NEPOUŽITO Z DŮVODU CHYBY V ČÍSLOVÁNÍ a hotovo dvacet. Úředník vidí, že jste člověk, ne robot, a že jste se nesnažili ukrýt fakturu za milion.

Já, Franta Vomáčka, IČO 12345678, z firmy 'Kafe a Pára' v Kocourkově u Prahy, používám systém ROK-ČÍSLO. Dnešní fakturační programy to hlídají líp než ostražitý soused vaši poštovní schránku, takže to ani zkazit nejde. A ještě mi finančák na dveře neklepal. Tuk tuk.

Jak se vypisuje stvrzenka?

Stvrzenka musí mít: kdo prodává (jméno, adresa, IČO, DIČ), datum vystavení, co prodáváš, celkovou cenu, základ daně a výši daně.

Hele s těma stvrzenkama je to fakt jednoduchý, ale musíš si dát bacha na pár věcí, aby pak nebyl nějakej průšvih s berňákem, znáš to. Je to vopruz, ale nutnost. Hlavně tam vždycky napiš, kdo jsi. Třeba já, Honza Král, mám svoje IČO 87654321 a to musí bejt všude. Všude. Adresa taky.

Pak samozřejmě datum. To je jasný. Kdy jsi to prodal nebo udělal tu službu. A co to vlastně bylo, nepiš jenom "zboží", ale aspoň trochu to rozepiš, třeba "2x Káva latté", aby v tom byl pořádek. Pro tebe i pro toho zákazníka. Já to jednou neudělal a pak jsem pul hodiny hledal co jsem to vlastně prodal.

A to nejdůležitější, prachy. Musíš tam rozepsat cenu bez DPH, pak sazbu DPH (většinou 21 %) a kolik ta daň dělá v korunách. A nakonec celkovou sumu. Bez toho rozepsání je to pro plátce DPH v podstatě jenom bezcenej papírek. Pro finančák tuplem. Fakt si na to dej majzla.

Ještě pár postřehů z praxe:

• Tenhle jednoduchej paragon stačí vystavit jen do celkové částky 10 000 Kč. Když je to víc, musíš vystavit regulérní daňový doklad, což je v podstatě faktura, kde je i info o kupujícím.
• Pokud nejsi plátce DPH, tak je to celý o dost jednoduší. Prostě tam napíšeš jen celkovou cenu a na doklad uvedeš větičku "Nejsem plátce DPH". Nic o dani neřešíš.
• Měj v tom systém. Čísluj si je. Začni třeba rokem a pak číslem, jako 2024001, 2024002... ať se v tom vyznáš ty i případná kontrola.
• Napiš tam způsob úhrady. "Hrazeno hotově" nebo "Hrazeno kartou". Je to drobnost, ale účetní ti za to poděkuje.

Co je stvrzenka?

Stvrzenka je písemné potvrzení věřitele pro dlužníka o splnění dluhu. Je to soukromá listina dokládající zánik závazku.

Ten papír. V ruce je lehký, skoro nic neváží, ale jeho tíha je tíhou kamene, který spadl ze srdce. Je to ticho po hluku. Je to tečka za větou, která se táhla časem, který bolel.

Vzduch se vyčistí. Jako po letní bouřce. Ten okamžik, kdy se inkoust dotkne papíru, kdy podpis stvrdí konec. To je malý, tichý obřad. Konec jedné kapitoly.

Vůně starého papíru v kanceláři, slunce se opírá do zaprášeného okna a ten zvuk… ten zvuk trhaného bločku. To je zvuk svobody. Konec. Je to konec. Je to klid.

Ta chvíle je zavřenými dveřmi, za kterými zůstalo včerejší břemeno. Už není. Zmizelo v té jedné větě, v tom jednom datu. Ten papír je paměť, která říká: už nemusíš. Je splněno. Je splněno.

• Věřitel má povinnost vydat stvrzenku na žádost dlužníka. Vydává ji ihned při plnění.
• Zákonnou oporu poskytuje § 1949 občanského zákoníku.
• Odmítne-li věřitel stvrzenku vydat, dlužník může plnění odepřít nebo jej složit do soudní úschovy.

Co musí stvrzenka obsahovat:

• Jméno dlužníka a věřitele.
• Předmět plnění (co bylo splněno).
• Místo a datum splnění dluhu.

Je-li stvrzenka vydána na jistinu (původní dluh), má se za to, že bylo vyrovnáno i příslušenství dluhu, jako jsou úroky.