Jak vypsat příjmový doklad?

Příjmový doklad: Jak jej správně vystavit a na co si dát pozor

Příjmový doklad, ač se může zdát jako nenápadný papír, hraje klíčovou roli v účetnictví a prokazatelnosti finančních transakcí. Slouží jako potvrzení o přijetí hotovosti a je důležitý jak pro příjemce, tak pro plátce. Ačkoli v dnešní digitální době existují i elektronické alternativy, vystavování tištěných příjmových dokladů je stále běžné, a proto je důležité vědět, jak jej správně vyplnit, aby byl platný a účel splňoval.

Doporučený úryvek uvádí základní náležitosti, ale pojďme se na jednotlivé body podívat detailněji a přidat užitečné tipy a triky, které vám usnadní práci a minimalizují případné problémy.

Základní náležitosti příjmového dokladu:

• Označení dokladu (číslo): Každý příjmový doklad musí mít unikátní číslo. Toto číslo slouží k jednoznačné identifikaci dokladu v účetnictví a usnadňuje jeho dohledávání. Doporučuje se vést číselnou řadu chronologicky a bez mezer (např. 2023/001, 2023/002, atd.).

• Identifikace příjemce a plátce:

  • Příjemce (kdo peníze přijal): Musí být uvedeno jméno a příjmení (u fyzické osoby) nebo název firmy (u právnické osoby), adresa sídla/bydliště a IČO (pokud je přiděleno).
  • Plátce (kdo peníze zaplatil): Stejně jako u příjemce, je nutné uvést jméno/název, adresu a IČO (pokud je přiděleno). Pokud plátce není podnikatel, IČO se neuvádí. V takovém případě je důležité uvést alespoň jméno a příjmení a ideálně i adresu, pro případnou budoucí identifikaci.

• Datum vyhotovení dokladu: Jedná se o den, kdy byl doklad vystaven.

• Datum platby (pokud není shodné s datem vyhotovení): Pokud je platba provedena v jiný den, než je den vystavení dokladu, je nutné tento den uvést. Například, doklad byl vystaven 1. 1. 2023, ale platba proběhla až 5. 1. 2023.

• Částka: Uveďte přesnou částku v korunách (Kč) nebo jiné měně. Nezapomeňte uvést i slovní vyjádření částky (např. 1 000 Kč – Slovy: Jeden tisíc korun českých). Toto se doporučuje i kvůli eliminaci případných chyb nebo nejasností.

• Účel platby: Zde detailně popište, za co byly peníze přijaty. Může to být například “Úhrada faktury č. 2023/005 za grafické práce”, “Záloha na reklamní kampaň”, “Prodej použitého nábytku” apod. Čím konkrétnější popis, tím lépe.

• Podpis osoby zodpovědné za účetní případ a zaúčtování: Doklad musí být podepsán osobou, která peníze přijala a je zodpovědná za zaúčtování. Vedle podpisu se doporučuje uvést i její jméno a funkci.

Důležité tipy a triky:

• Pečlivost a čitelnost: Vyplňujte doklad čitelně, ideálně tiskacím písmem nebo na počítači. Vyhněte se škrtání a opravám. Pokud se stane chyba, raději vystavte doklad nový.

• Kopie dokladu: Vždy si udělejte kopii dokladu pro vlastní potřebu.

• Používání razítka (volitelné): Použití razítka firmy (pokud jej máte) není povinné, ale zvyšuje důvěryhodnost dokladu.

• Elektronické doklady: Pokud vystavujete příjmové doklady elektronicky, zajistěte, aby byly splněny všechny náležitosti uvedené výše a aby bylo možné je archivovat v souladu s platnou legislativou. Důležité je zajistit i autentizaci dokladu, například elektronickým podpisem.

• Archivace: Příjmové doklady je nutné archivovat po dobu stanovenou zákonem, obvykle 5 let.

Co dělat, když doklad ztratíte?

Ztráta příjmového dokladu může být problém. Ideální je, pokud máte jeho kopii. Pokud ne, zkuste kontaktovat plátce a požádat ho o kopii jeho záznamu o platbě. V případě, že to není možné, snažte se platbu doložit jinými způsoby (např. výpisem z bankovního účtu).

Závěrem:

Správně vystavený příjmový doklad je nezbytný pro transparentní a bezproblémové vedení účetnictví. Dodržujte uvedené náležitosti, buďte pečliví a v případě pochybností se poraďte s odborníkem. Vyhnete se tak zbytečným komplikacím a případným sankcím.