Jak zaúčtovat přijatou zálohovou fakturu?

Jak zaúčtovat přijatou zálohovou fakturu: Pohled z pozice dodavatele

Článek se zabývá účetnictvím přijaté zálohové faktury z pohledu dodavatele, tedy firmy, která zálohovou fakturu vystavuje. Často se totiž mýlíme a zaměřujeme se na účetní zápis odběratele, který v tomto případě žádnou zálohovou fakturu neučtuje (pouze provede účetní zápis po zaplacení).

Přijatá zálohová faktura od odběratele představuje závazek dodavatele k dodání zboží či služby v budoucnu. Peníze přijaté předem se musí řádně zaúčtovat. Účetní zápis se liší podle toho, zda platba proběhla hotově nebo bezhotovostně.

Bezhotovostní platba:

Při bezhotovostní platbě se účetní zápis provede takto:

• MD 314 (nebo 343) – Zálohy od odběratelů: Tento účet se používá pro evidenci přijatých záloh. Účet 314 se používá pro zálohy k obchodním vztahům s běžnou splatností, účet 343 pro dlouhodobé zálohy. Výběr konkrétního účtu závisí na podmínkách dodávky.
• D 221 – Závazky z obchodních vztahů: Tento účet slouží k evidenci závazku dodavatele vůči odběrateli, který se stane pohledávkou po dodání zboží/služby.

Příklad: Firma XYZ obdržela zálohu 10 000 Kč na bezhotovostní účet za nadcházející dodávku. Účetní zápis bude:

• MD 314/10 000 Kč
• D 221/10 000 Kč

Hotovostní platba:

V případě hotovostní platby se účetní zápis mírně liší:

• MD 211 – Pokladna: Tento účet se používá pro evidenci hotovostních plateb.
• D 314 (nebo 343) – Zálohy od odběratelů: Stejně jako v předchozím případě.

Příklad: Firma XYZ obdržela zálohu 5 000 Kč v hotovosti. Účetní zápis bude:

• MD 211/5 000 Kč
• D 314/5 000 Kč

Důležité upozornění: Po dodání zboží nebo služby a vystavení daňového dokladu se účet 314 (343) – Zálohy od odběratelů, zúčtuje proti účtu 602 – Tržby z prodeje zboží a služeb, (nebo jinému relevantnímu účtu výnosů) a závazek na účtu 221 se vyrovná s pohledávkou. Tím se záloha započítá do finální faktury.

Tento článek poskytuje základní návod na zaúčtování přijaté zálohové faktury. Pro komplexnější pochopení a správné zaúčtování ve Vašem specifickém případě se doporučuje konzultace s účetním odborníkem. Každý případ se může lišit dle specifických podmínek a používaného účetního softwaru.