Jak zaúčtovat vratku platby?

Vrácená platba: Jak ji správně zaúčtovat a předejít komplikacím

Vrácené platby, ať už se jedná o vracení peněz zákazníkovi nebo o opravu chybně zadané platby od dodavatele, mohou v účetnictví způsobit zmatek. Správné zaúčtování je klíčové pro zachování přesnosti finančních záznamů a pro předejití potenciálním problémům při auditu. Tento článek se zaměřuje na praktický postup zaúčtování vrácené platby s důrazem na kontrolu a soulad s původními doklady.

Problém s duplicitou a automatizací:

Obvykle se návod na zaúčtování vrácené platby opírá o stornování původní transakce v bance a opětovné spárování s fakturou. I když je tento postup funkční, v éře digitalizace a automatizace se zaměříme na efektivnější a méně náchylný k chybám přístup.

Komplexnější postup zaúčtování vrácené platby:

Zde je rozšířený postup, který doplňuje základní návod a zaměřuje se na důkladnou kontrolu a správnou dokumentaci:

1. Identifikace a dokumentace: Prvním krokem je identifikovat původní platbu a důvod jejího vrácení. Pečlivě si poznamenejte:

   • Číslo bankovního výpisu, kde byla původní platba zaúčtována.
   • Číslo faktury, ke které platba patřila.
   • Číslo bankovního výpisu, kde je vrácená platba zaznamenána.
   • Důvod vrácení (např. chybná částka, duplicitní platba, reklamace zboží).
   • Veškerou komunikaci s protistranou ohledně vrácení.

2. Odpojení platby (Zrušení likvidace): V bankovním výpisu, u platby která se vrací (typicky 321/221 v případě vrácení platby od zákazníka, nebo 221/321 v případě vrácení platby dodavateli), zrušte původní likvidaci. Jak už bylo zmíněno, to se obvykle provádí stisknutím tlačítka “Zrušit likvidaci”. Tímto krokem se platba opět stane volnou.

3. Zaúčtování vrácené platby: Místo opětovného spárování s původní fakturou, zaúčtujte vrácenou platbu samostatně. Tímto postupem udržíte historii transakcí a lépe se vyvarujete budoucím nejasnostem.

   • Při vrácení platby od zákazníka (vrácení tržby): Vytvořte zápornou fakturu (dobropis) nebo kreditní poznámku k původní faktuře. Tato operace sníží tržby a pohledávky za zákazníkem. Poté zaúčtujte vrácenou platbu v bance jako úhradu této záporné faktury.

   • Při vrácení platby dodavateli: Vytvořte dobropis nebo kreditní poznámku k původní faktuře. Tato operace sníží závazky vůči dodavateli a náklady. Poté zaúčtujte vrácenou platbu v bance jako úhradu tohoto dobropisu.

4. Kontrola a párování: Pečlivě zkontrolujte, zda se stavy v účetnictví (hlavní kniha) a v agendě přijatých/vystavených faktur shodují. Zkontrolujte zůstatky na účtech pohledávek/závazků, tržeb/nákladů. Použijte párování v rámci účetního softwaru, abyste propojili původní fakturu s dobropisem a následnou platbou.

5. Poznámka: Ke každé transakci přidejte podrobnou poznámku, která vysvětluje důvod vrácení platby, referuje na původní fakturu a dobropis.

Proč je tento postup lepší?

• Zajišťuje transparentnost: Jasně odděluje původní platbu od vrácené platby, což usnadňuje sledování toku peněz.
• Zjednodušuje audit: Auditní stopa je jasná a zdokumentovaná, což minimalizuje riziko problémů při auditu.
• Umožňuje lepší kontrolu: Samostatné zaúčtování vrácené platby umožňuje lepší kontrolu nad rozvahou a výsledovkou.

Závěr:

Zaúčtování vrácené platby vyžaduje pečlivost a důkladnost. I když je zrušení likvidace a opětovné spárování základní postup, doplnění o vytvoření dobropisu a samostatné zaúčtování vrácené platby zajistí vyšší transparentnost, lepší kontrolu a minimalizuje riziko chyb. Vždy dbejte na kvalitní dokumentaci a v případě složitějších situací se poraďte s kvalifikovaným účetním.