Kdy poslat druhou upomínku?

Druhá upomínka: Kdy a jak ji efektivně zaslat?

Neuhrazená faktura je pro každou firmu nepříjemností. První upomínka slouží jako zdvořilé upozornění na dlužnou částku. Pokud však ani po ní nedorazí platba, je nutné zasáhnout razantněji – druhou upomínkou. Ale kdy je ten správný čas? A co by měla obsahovat?

Na rozdíl od častých, zjednodušených rad, není univerzální odpověď na otázku “kdy poslat druhou upomínku”. Obvykle se doporučuje zaslat ji přibližně 20–30 dní po splatnosti původní faktury, tedy zhruba dva týdny po zaslání první upomínky. Tento časový rámec umožňuje dlužníkovi dostatek času na reakci a vyřízení platby. Nicméně, optimální časový harmonogram by měl být definován interní směrnicí firmy, která zohlední specifika oboru, typ zákazníků a dosavadní zkušenosti s vymáháním pohledávek.

Důležitost interní směrnice: Jasně definovaná procedura pro zasílání upomínek je klíčová pro transparentnost a efektivitu. Směrnice by měla stanovit přesné časové intervaly mezi jednotlivými upomínkami, způsob komunikace (e-mail, pošta), obsah upomínek a kroky po neúspěšném vymáhání. To minimalizuje riziko právních problémů a zajistí konzistentní přístup ke všem dlužníkům.

Co by druhá upomínka měla obsahovat: Druhá upomínka by neměla být pouhým opakováním první. Je nezbytné dát dlužníkovi jasně a srozumitelně najevo, že se blíží vážnější důsledky. Kromě opakování dlužné částky a splatnosti by měla obsahovat:

• Jasné upozornění na následné kroky: Konkrétní sdělení, co se stane, pokud platba nepřijde. Například: “V případě neuhrazení dlužné částky do [datum] bude pohledávka předána specializované vymáhací společnosti.”
• Výčet poplatků: Přesná specifikace případných úroků z prodlení a dalších poplatků, které vznikly v souvislosti s nezaplacením faktury.
• Kontaktní informace: Jasně uvedený kontakt pro komunikaci a řešení problému.
• Reference k předchozím komunikacím: Uveďte číslo první upomínky, datum jejího odeslání a další relevantní informace.

Závěr: Včasné a důrazné zaslání druhé upomínky je klíčové pro efektivní vymáhání pohledávek. Přesný časový harmonogram by měl být pečlivě zvážen a zakotven v interní směrnici firmy. Důraz na jasnou a srozumitelnou komunikaci s dlužníkem je zárukou minimalizace ztrát a zachování dobrých obchodních vztahů. Nezapomeňte, že preventivní opatření, jako je důkladná kontrola platební morálky klientů před zahájením spolupráce, je vždy efektivnější než následné vymáhání pohledávek.

#Druhá Upomínka #Platba Dluhů #Upomínka 2