Jak dlouho se archivují mzdové listy?

Jak dlouho se archivují mzdové listy?

Mzdové listy patří mezi důležité účetní a personalistické doklady, které je nutné uchovávat po určitou dobu. Doba archivace se liší podle účelu, pro který jsou mzdové listy využívány.

Zákonná doba archivace

Zákoník práce nestanovuje přesnou dobu, po kterou je nutné mzdové listy archivovat. Avšak podle zákona o účetnictví (§ 33) musí účetní záznamy uchovávat po dobu 5 let od konce účetního období, ve kterém byly pořízeny. Mzdové listy jsou součástí účetních záznamů, takže je třeba je uchovávat minimálně po dobu 5 let.

Doba archivace pro účely důchodového pojištění

Pokud jsou mzdové listy využívány pro účely důchodového pojištění, je doporučeno je uchovávat po dobu 30 let od doby, kdy vznikl nárok na důchod. Tato doba je stanovena v zákoně o důchodovém pojištění (§ 46). Po uplynutí této doby mohou být mzdové listy zničeny.

Doba archivace pro účely prokazování nároku na důchod

V případě, že mzdové listy nejsou uchovávány pro účely důchodového pojištění, je vhodné je archivovat po dobu, která je potřebná pro prokazování nároku na důchod. Tato doba se může lišit v závislosti na jednotlivém případu a je doporučeno ji konzultovat s příslušným orgánem sociálního zabezpečení. Obecně se však doporučuje uchovávat mzdové listy po dobu nejméně 10 let od doby, kdy vznikl nárok na důchod.

Ideální doba archivace

I když zákon nestanovuje přesnou dobu archivace mzdových listů, je vhodné je uchovávat co nejdéle. Mzdové listy totiž mohou být důležitým důkazem v případě pracovněprávních sporů, kontrol ze strany finančního úřadu nebo při uplatňování nároků na důchod. Proto se doporučuje uchovávat mzdové listy minimálně po dobu 30 let, ideálně i déle.

Způsob archivace

Mzdové listy lze archivovat v elektronické nebo papírové podobě. Elektronické mzdové listy by měly být uloženy na bezpečném místě a pravidelně zálohovány. Papírové mzdové listy by měly být uloženy v suchém a chráněném prostředí, kde nehrozí jejich poškození.