Co musí zaměstnavatel archivovat?

Povinné archivační povinnosti zaměstnavatelů

Zaměstnavatelé mají na základě zákona povinnost archivovat určité dokumenty po stanovenou dobu. Tato povinnost vyplývá z různých právních předpisů, které se vztahují k archivaci různých typů dokumentů.

Dokumenty, které je zaměstnavatel povinen archivovat:

• Faktury a účetní doklady: 10 let
• Mzdové listy: 30 let
• Pracovní smlouvy: 30 let
• Evidence pracovní doby: 5 let
• Dokumenty o pracovních úrazech: 45 let
• Doklady o odborné přípravě zaměstnanců: 30 let
• Dokumenty týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví při práci: 40 let
• Doklady o soukromé spisové službě: 5 let

Lhůty archivace:

Lhůta archivace se pro různé typy dokumentů liší. Obecně platí, že lhůta archivace začíná běžet od data vyhotovení dokumentu nebo od data, ke kterému se dokument vztahuje.

Povolení ke skartaci:

Některé dokumenty vyžadují před jejich zničením povolení ke skartaci. O toto povolení je nutné požádat příslušný archiv, který posoudí důležitost dokumentu a rozhodne, zda může být zničen.

Sankce za porušení archivačních povinností:

Nedodržení archivačních povinností může mít pro zaměstnavatele závažné následky. V případě kontroly ze strany příslušných orgánů může být zaměstnavateli uložena pokuta nebo jiné sankce.

Doporučené postupy:

Aby zaměstnavatelé splnili své archivační povinnosti, doporučuje se jim:

• Zavést efektivní systém evidence a uložení dokumentů.
• Pravidelně kontrolovat a aktualizovat archiv.
• Dodržovat stanovené lhůty archivace.
• V případě potřeby zajistit povolení ke skartaci dokumentů.