Co se platí při neplaceném volnu?

Jak zaúčtovat neplacené volno?

Pokud má zaměstnanec celý měsíc neplacené volno, vzniká mu povinnost doplatit minimální zdravotní pojištění, protože chybí vyměřovací základ. Mzda pak bývá v účetnictví "minusová", což je jen účetní pohledávka vůči zaměstnanci. Po zpracování mezd zůstane tato částka, odpovídající odvodu na ZP, na straně MD účtu 331.

Takže neplacené volno. Na první pohled zní lákavě, že? Žádná práce, žádné starosti. Jenže pak přijde realita, a ta má obvykle účetní razítko. Představte si to jako když si vezmete "zdarma" vzorek něčeho, ale pak zjistíte, že k němu patří povinná sada baterií, kterou musíte zaplatit. A přesně tohle se děje se zdravotním pojištěním, když zaměstnanec "relaxuje" celý měsíc. Vyměřovací základ je totiž nulový, ale ta záhadná minimální hranice, jako takový strážce pokladny, si prostě přijde pro své.

Kolegyně Alena z naší účtárny vždycky říkala: „Vždycky si najdou cestu, ti minimální pojistní.“ A má pravdu. Zaměstnanec, i když nepracuje a nedostává mzdu, je pro systém pořád pojištěncem. A ten systém potřebuje své. V praxi to znamená, že musí doplatit minimální zdravotní pojištění z minimální mzdy. V roce 2024 je to 13,5 % z 18 900 Kč, tedy 2 552 Kč. A tenhle dluh mu naskočí.

A teď, jak to zhmotnit v účetnictví, aniž by nám z toho praskla hlava? Celý ten balík se prožene mzdovým softwarem. Ten sice zjistí, že zaměstnanci nic nedlužíte na výplatě, ale zase mu napaří tenhle záhadný odvod na ZP. Protože z jeho nuly nemáte co strhnout, vznikne vám účetní "pohledávka" za zaměstnancem. Jak to vypadá technicky:

• Částka za ZP se nejdříve zaúčtuje jako závazek vůči zdravotní pojišťovně (účet 336.x).
• Pak se převede jako dluh zaměstnance k vám, tedy na stranu MD účtu 331 – Pohledávky za zaměstnanci. Je to jako lístek "dlužíte" nalepený na jeho složce.
• Klíčové: Vy jako zaměstnavatel reportujete a případně i platíte ZP za zaměstnance včas, a pak si to řešíte s ním.

Ale pozor, to platí hlavně pro celý kalendářní měsíc neplaceného volna. Kdyby si zaměstnanec vzal jen pár dní, nebo měl aspoň nějaký příjem jinde, situace se změní. Minimální základ by se mohl vypočítat poměrně. To je taková ta účetní Schrödingerova kočka – dokud nevíte detaily, je to i není problém.

Co dál? Důležité je, aby zaměstnanec věděl, že mu tento dluh vznikl. Někdy to zaměstnavatel zaplatí za něj a srazí z příští výplaty, jindy to zaměstnanec pošle přímo firmě. Je to jako nečekaný účet za zmrzlinu, kterou jste sice snědli, ale zapomněli na ni. A sociální pojištění? Tam to neplatí, žádný příjem = žádný odvod. To je zase malé plus.

Jak se pocita neplacene volno?

Neplacené volno nezakládá nárok na mzdu. Z nulového výdělku se neplatí zálohy na daň z příjmů ani sociální pojištění. Zdravotní pojištění si však zaměstnanec hradí sám, pokud není státním pojištěncem. Dlouhodobé neplacené volno ovlivňuje budoucí důchod (výši i vznik nároku).

Ach jo, neplacené volno. To je taková zvláštní věc, co? Jak se to vůbec počítá? Nebo spíš nepočítá? Vždyť z toho nic nedostanu. Takže logicky, není co zdanit, nejsou odvody, jasné. Ale v hlavě se mi to stejně pořád plete. Mám pocit, že se mi to vždycky nějak zamotá.

Když nemám mzdu, tak nemají z čeho vzít daň, to dává smysl. A sociální taky ne. Co ale to zdravotní? To je ta nejhorší část. To jsem zrovna s Martinem probírala, když si bral měsíc volna, že zdravotní si musí platit sám, pokud nejsem státní pojištěnec. To si musím fakt zapamatovat, Jirka mi říkal, že letos (2024) to je 2 722 Kč měsíčně. To je dost peněz, co si budem povídat.

A co ten důchod? To mě děsí nejvíc. Takže když jsem si brala loni ty dva týdny, to asi nic. Ale co kdybych musela na víc? Co když pět měsíců? To už by byl průšvih, že? Moje babička vždycky říkala: "Maruško, každý den v práci se počítá na důchod." A měla pravdu. Dlouhodobé neplacené volno mi fakt sníží budoucí důchod a můžu kvůli tomu přijít i o nárok na něj. To je hrozné. Kde je ta hranice "dlouhodobě"? Týden? Měsíc? Nikdo mi to pořádně nevysvětlil.

A dovolená? To se mi taky počítá? Když nejsem v práci, tak to asi není odpracovaná doba, ne? Měla bych se podívat do toho zákoníku práce, co máme na nástěnce. Jo, už vím! Pro účely dovolené se neplacené volno do 21 dnů v kalendářním roce považuje za výkon práce. To jsem si četla, když jsem se koukala na ty úpravy. Ale víc už ne, 22. den už mi to prostě nepočítá.

K čemu je to neplacené volno vlastně dobré? Jen když už fakt nemám na výběr, že?

• Když už nemám nárok na nemocenskou (třeba když jsem si vyčerpala ty dny, co mi proplácí zaměstnavatel, a pak už je jen nízká nemocenská, nebo když nejsem pojištěná).
• Když jsem si chtěla prodloužit rodičovskou dovolenou (ale bez nároku na příspěvek, samozřejmě).
• Nebo když mi šéf prostě nedal dovolenou, tak jsem musela takhle. Jinak to nešlo.

Asi bych se měla zeptat na sociálce, jak je to s tím důchodem. Jestli se to dá nějak dohnat. Dobrovolné důchodové pojištění – to je možnost! Ségra mi o tom říkala, že si to můžu platit. Kolik to je? A kdy? Měsíčně? Nebo jednou za rok? Zase ty peníze.

Takže teď mám v hlavě ještě větší zmatek, ale aspoň nějaké ty body mám:

• Žádná mzda, žádná daň, žádné sociální odvody.
• Zdravotní si platím sama (pro rok 2024 je to 2 722 Kč/měsíc), pokud nejsem státní pojištěnec.
• Důchod: dlouhodobě to je špatné, snižuje se a můžu přijít o nárok.
• Dovolená: do 21 dnů v roce se počítá, víc ne.
• Můžu zkusit platit dobrovolné důchodové pojištění, to je cesta.

No nic, musím to probrat s Lenkou, ta v tom má vždycky jasno.