Jak dlouho archivovat srážky ze mzdy?

Deset let a konec: Jak dlouho archivovat srážky ze mzdy?

Otázka archivace dokladů souvisejících se srážkami ze mzdy zaměstnanců trápí mnoho personalistů a účetních. Zákoník práce sice stanoví jasnou lhůtu, ale i tak se vynořují otázky ohledně přesného výkladu a praktické aplikace. Tento článek objasní, jak dlouho je nutné uchovávat doklady o srážkách a co se stane po uplynutí archivační lhůty.

Deset let – magické číslo pro klidný spánek

Klíčovým zákonným ustanovením je § 150 zákoníku práce, který nepřímo, skrze obecnou úpravu povinnosti archivovat údaje o zaměstnancích, implicitně určuje desetiletou lhůtu pro uchování dokladů o srážkách ze mzdy. Je důležité si uvědomit, že se tato lhůta nevztahuje na celou dobu trvání dohody o srážkách, ale na každou jednotlivou srážku. To znamená, že pro každou provedenou srážku ze mzdy je nutné archivovat odpovídající doklady po dobu deseti let od data provedení této srážky.

Co se archivuje?

Pod pojmem “doklady o srážkách ze mzdy” se rozumí veškerá dokumentace, která prokazuje provedení srážky a její oprávněnost. Patří sem například:

• Dohoda o srážkách ze mzdy: Samotná písemná dohoda uzavřená mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem.
• Potvrzení o provedení srážky: Doklad, který potvrzuje, že srážka byla skutečně provedena a v jaké výši. Tento doklad může být součástí mzdového listu nebo samostatným dokumentem.
• Exekuční titul (v případě exekuce): Pokud je srážka prováděna na základě exekučního titulu, je nezbytné archivovat i tento titul.
• Ostatní relevantní dokumentace: To může zahrnovat například korespondenci s exekutorem, soudem nebo samotným zaměstnancem v souvislosti se srážkami.

Po deseti letech: likvidace s čistým svědomím

Po uplynutí deseti let od data provedení každé jednotlivé srážky je možné archivní dokumenty zlikvidovat. Doporučuje se však provést důkladnou kontrolu před likvidací, aby se předešlo případným chybám. Zničení dokumentů by mělo proběhnout bezpečným způsobem, který zaručí, že obsah dokumentů nebude přístupný neoprávněným osobám. Z důvodu důkazní povinnosti se doporučuje zachovat si alespoň seznam provedených srážek s uvedením data.

Závěr:

Přesná archivace dokladů o srážkách ze mzdy je pro zaměstnavatele klíčová z hlediska zákonných povinností i vlastní ochrany. Dodržování desetileté lhůty, počítané od data každé jednotlivé srážky, zaručuje dodržení platné legislativy a minimalizuje riziko budoucích problémů. Správná archivace přináší klidný spánek a usnadňuje každodenní práci s personálními záležitostmi.

#Archivace #Mzda Archiv #Srážky Mzdy