Jak dlouho se archivuje mzdový list?

Delší paměť pro mzdy: Archivujeme 45 let!

Od roku 2023 platí pro zaměstnavatele nová, delší lhůta pro archivaci mzdových listů a souvisejících účetních dokladů. Zatímco dříve se tyto dokumenty uchovávaly 30 let, nově je nutné je archivovat po dobu 45 let od konce příslušného roku, kterého se mzdy týkají. Tato změna se dotýká všech dokumentů, které jsou důležité pro důchodové pojištění.

Prodloužení archivační lhůty má svůj důvod. S prodlužující se délkou života a složitostí kariérních drah mnoha lidí se ukázalo, že třicetiletá archivace nemusí být dostatečná pro spolehlivé a komplexní posouzení nároku na důchod. Čtyřicetipětiletá lhůta poskytuje větší jistotu a stabilitu pro výpočet důchodů, a to jak pro samotné zaměstnance, tak i pro orgány sociálního zabezpečení.

Co to znamená pro zaměstnavatele?

Zaměstnavatelé musí zajistit bezpečné a spolehlivé uložení mzdových listů a související dokumentace po celou stanovenou dobu. To zahrnuje nejen fyzické uložení dokumentů, ale i jejich ochranu před poškozením, ztrátou či neoprávněným přístupem. V praxi to může znamenat investice do moderních archivačních systémů, digitalizace dokumentů a zajištění jejich kybernetické bezpečnosti.

Pro zaměstnance je tato změna přínosná. Delší archivace jim zaručuje, že i po delší době budou k dispozici všechny potřebné doklady prokazující jejich pracovní historii a výši příjmů, což je klíčové pro správný výpočet důchodu. Eliminuje se tak riziko ztráty důležitých dokumentů a potenciálních komplikací při uplatňování nároku na důchodové dávky.

V kostce: Archivujeme mzdové listy a související účetní doklady 45 let od konce roku, kterého se týkají. Tato změna přináší větší jistotu a stabilitu pro výpočet důchodů a je důležitá jak pro zaměstnavatele, tak i pro zaměstnance.