Jak napsat upomínku na nezaplacenou fakturu?

8 měsíců před 92 zobrazení

Při psaní upomínky na nezaplacenou fakturu dbejte na písemnou formu, ideálně e-mailem. Klíčové je jasně specifikovat dlužnou fakturu: její číslo, původní datum splatnosti a dlužnou částku. Nezbytné je také stanovit nový, závazný termín úhrady, do kterého by se platba měla objevit na vašem účtu. Taková upomínka je základem pro efektivní vymáhání.

Komentář 0 líbí se mi

Možná chcete zeptat na toto?Více

Vzor a tipy: Jak napsat upomínku k nezaplacené faktuře?

Ach, ty faktury. Někdy mi z toho jde hlava kolem, fakt že jo. Představte si, že makáte na něčem dny a noci a pak nic. Žádné peníze. To je pocit, který se těžko popisuje, taková směs zklamání a trochu i vzteku, přiznávám. Minulý rok v březnu, jsem měl podobnou situaci s jedním klientem z Brna, faktura visela.

Když se tohle stane, píšu jim. Většinou e-mailem. V té zprávě prostě musí být jasně, o co jde. Označení faktury je základ, její výše a hlavně, kdy měla být zaplacená. Musí to být jasné.

Já si třeba pamatuju, jak jsem kdysi zapomněl uvést nový termín. Taková blbost, že jo. Klient pak napsal, že jako fajn, ví, že dluží, ale kdy to mám vlastně jako čekat? No, jasně. Takže od té doby vždycky dopisuju i nový termín, do kdy by mi peníze měly přistát na účtu. Třeba do týdne, nebo deseti dnů. Jedna malá změna a hned je to lepší, fakt.

Vymáhání, to slovo zní tak strašně tvrdě, nemyslíte? Já to radši beru jako "připomenutí," nebo "domluva." Kdo by chtěl hned vymáhat, vždyť to je takové nepříjemné. Člověk by si přál, aby tohle vůbec nemusel řešit, že se prostě platí, když se má. Ale realita je holt někdy jiná.

Jednou jsem takhle řešil platbu za grafiku, dělal jsem to pro jednu malou firmu na Moravě. Faktura na osm tisíc, myslím, že to bylo loni v říjnu. Poslal jsem upomínku, a nic. Někdy se prostě stane, že ta první upomínka zapadne, nebo co já vím. Člověk je pak takový zklamaný.

Takže co dál? Někdy je potřeba se připomenout podruhé, no. A to už se fakt snažím být důraznější. Ale pořád s klidem, v mezích slušnosti. Mám zkušenost, že když se hned začne člověk vztekat, nikam to nevede. Je to taková, ehm, zvláštní hra, kde chcete peníze, ale nechcete si zkazit jméno.

Celý ten proces psaní upomínek je taková balancovací práce. Chcete, aby vám zaplatili, ale zároveň si nechcete zničit vztahy. Je to takový ten pocit, kdy víte, že máte pravdu, ale zároveň musíte být trochu diplomat. Trochu zvláštní.

Jak napsat upominku na nezaplacenou fakturu?

Ježíšmarja, zase! Ta faktura číslo 202400567 pro klienta "Rychlé weby s.r.o." ze 10. června 2024. Dneska je 15. července 2024 a furt nic. Musím napsat upomínku. Už mě to nebaví, pořád kontrolovat platby.

Jak to vlastně má vypadat? No jasně, písemně. Posílám to vždycky e-mailem, je to nejrychlejší. Musím tam dát všechno, aby věděli, o co jde. Jinak to budou ignorovat.

Co tam patří? Určitě číslo faktury, to je 202400567, a variabilní symbol, ten mám stejný jako číslo faktury. Pak datum vystavení faktury, to bylo 10. června 2024. A původní datum splatnosti – to bylo 24. června 2024. Už to je skoro měsíc po splatnosti, Petře, ty jsi to zaspal!

A částka, ta je taky klíčová! Mám si to zkontrolovat. Jo, 18 500 Kč včetně DPH. To tam musí být tučně. Potřebuju ty peníze. Co dát jako nový termín splatnosti? Dám jim týden, do 22. července 2024. Snad to tentokrát klapne.

Proč vlastně píšu upomínky? Aby zaplatili, že jo. A abych měl důkaz, že jsem je upozornil. Co když pak budou tvrdit, že o ničem nevědí? Můj účetní, pan Dvořák, vždycky říká: "Petře, bez papíru to neplatí." Takže e-mail, jasně, s doručenkou by to bylo nejlepší, ale kdo to řeší u první upomínky?

Co když nezaplatí ani po téhle první? Pak budu muset poslat druhou upomínku. A ta už bude tvrdší. Tam už zmíním úrok z prodlení. Kolik to je teď? Repozazba ČNB je 5,25 %, a k tomu 8 procentních bodů. Takže pro letošní rok, k 15. červenci 2024, je to dohromady 13,25 % ročně. To není málo. To už je motivace!

A pak, co je taky dobré zmínit: ať se mi ozvou, když mají problém, nebo už platbu odeslali. To je takové slušné, ať vědí, že jsem normální člověk, ne jen robot. Možnost kontaktu pro vysvětlení je důležitá. Jsem Petr Novák, živnostník, a takové věci řeším pořád.

Kolik upomínek se vůbec posílá? Obvykle se doporučují maximálně tři. První je spíš jen takové jemné připomenutí. Druhá už s úroky a sankcemi. Třetí by měla být předžalobní výzva. Ale to už je extrém. Nerad bych to řešil přes právníky. To je pak jen samá ztráta času.

Takže si to shrnu:

Forma: Písemně (e-mail).
Identifikace faktury:
- Číslo faktury (např. 202400567).
- Variabilní symbol (shodný s číslem faktury).
- Datum vystavení faktury (např. 10. června 2024).
Finanční údaje:
- Celková dlužná částka (např. 18 500 Kč vč. DPH).
- Původní datum splatnosti (např. 24. června 2024).
- Nový termín splatnosti (např. 22. července 2024).
Doplňkové informace:
- Upozornění na úrok z prodlení (od druhé upomínky, aktuálně 13,25 % ročně k 15. červenci 2024).
- Výzva ke kontaktu v případě dotazů nebo již provedené platby.
Důkaz: Mít záznam o odeslání (např. zpráva v odeslaných e-mailech).

Co napsat do upomínky?

Upomínka. Jasný příkaz. Definujte pohledávku: specifická částka, termín, legální důvod. Bez omylu. Cílí na dlužníka, jeho aktuální adresu. Nárokujte příslušenství: úroky z prodlení. Zákonné, smluvní. Odesláno s předstihem. Minimálně sedm dní. Žádné výmluvy.

Detaily. Nezapomenout. Každý bod má váhu.

Identifikace Věřitele:
- SteelHawk Solutions s.r.o.
- Křivoklátská 123/45, 150 00 Praha 5.
- IČO: 27182818.
- Jednatelka: Ing. Eva Kovářová.
Identifikace Dlužníka:
- Jan Novák.
- Plickova 67, 140 00 Praha 4.
- Datum narození: 12. 03. 1985.

Další klíčové prvky:

Datum upomínky a nové datum splatnosti. Čas se krátí.
Precizní popis závazku: číslo faktury, smlouvy. Co je dlužno, za co. Žádné pochybnosti.
Důsledky: nezaplacení aktivuje právní kroky, exekuci. Náklady jdou za dlužníkem. Neodvratné.
Platba: bankovní účet, variabilní symbol. Bez záminky.
Odeslání: doporučeně s dodejkou. Důkaz. Nechť vidí.

Jak napsat druhou upomínku?

Druhá upomínka.

Žádost o zaplacení eskaluje. Hrozba dalšího kroku je reálná.

Datum splatnosti překročeno.
Dlužná částka jasně specifikována.
Následky neplacení uvedeny.

Dodatek:

Právní kroky: Vynucení pohledávky přes soudní cestu. Zahrnuje náklady a čas.
Rozhodčí řízení: Alternativa k soudu, často rychlejší. Vyžaduje předchozí dohodu.
Výpověď smlouvy: Ukončení smluvního vztahu. Možné zejména u dlouhodobých závazků.

Klíčové body:

Jasnost: Žádná dvojznačnost v požadavcích.
Důraz: Komunikace musí působit naléhavě.
Důslednost: Hrozby musí být podložené reálnou akcí.

Kdy se posílá upomínka?

Upomínka? Odeslat ihned. 3-7 dní po splatnosti je kritických.

Splatnost překročena. Čekání nemá smysl. To není strategie.

První impuls: Lehký tlak. Nic osobního. Jen fakta. Tři dny prodlení. Email, SMS. Krátce. "Platba [číslo faktury] neevidována. Prověřte."
Standardní upomínka: Po sedmi dnech. Jasně. Oficiálně. E-mailem, dopisem. Nechte to působit. Žádné další výmluvy.

Faktura [číslo] zůstává nevyřízená. Ač se zdá, někteří zapomínají. Jiní hrají hru.

Vztah s dlužníkem: Klíč k razanci. Nový klient? Žádná tolerance. Dlouhodobý partner? Mírnější tón, ale pevný deadline.
- První hřích: Opatrnost. Může jít o chybu.
- Opakované selhání: Vzor. Reakce okamžitá. Bez slitování.

Čas běží. Každý den prodlení znamená úrok. Letos, k 1. lednu 2024, zákonné úroky z prodlení dosahují 13.25 % ročně (repo sazba ČNB + 8 p.b.). Plus paušál 1200 Kč za náklady vymáhání. Automaticky. To se nikomu neodpouští.

Po 21 dnech: Poslední výzva. Ultimátum. Poté následují kroky. Právní. Exekuce. Žádné další diskuse.
Komunikace selhala? Není prostor pro dohady. Přejděte na další úroveň. Vymáhání. Naše zkušenosti: Pasivita stojí víc než aktivita. Vždy.

Jak vymoci nezaplacenou fakturu?

Ty jo, faktura po splatnosti? To je jako když ti pes ukradne poslední párek a pak se tváří nevinně. No nic, takhle se to řeší, když ti ten tvůj "klient" dluží prachy jako žebrákovi, co zrovna objevil poklad:

Krok první: Soud, ten velkej frajer v taláru. Tam se ukáže, kdo má svatou pravdu a kdo je jenom darebák. Když soudce kývne, že máš nárok (a to se stává, když máš fakturu jako důkaz, ne jenom "jakože" dohodu), tak můžeš rovnou zasalutovat exekutorovi. Ten, jak se říká, umí vyždímat i z kamene.
Pozor na tu tříletou lhůtu, to je fakt past! Jako když ti řeknou, že za rohem je akce 50 % sleva a ono je to jenom na okna. Tři roky a je to pryč. Tvé peníze se rozplynou jak pára nad hrncem. Takže neusnout na vavřínech, chlapče!

A abych byl úplně konkrétní, jako když si pamatuju, co jsem jedl včera k večeři (to jsem si teda nevymyslel, ale někdy se mi to plete):

Promlčení pohledávky: Ta tříletá lhůta se táhne od splatnosti faktury. V některých případech je i kratší, ale obecně tři roky jsou takové to "buď a nebo". Jako když jedeš na červenou a doufáš, že tě nikdo neuvidí.
Jak to probíhá, když už tam je ten exekutor? Ten si pak najde tvého dlužníka, jako lovecký pes stopuje lišku, a začne mu brát, co je jeho. Od výplaty, přes auto, až po tu tvoji oblíbenou hrníček. No, vlastně až po to, co mu zákon dovolí.
Nemám rád tyhle zbytečný formality, ale: K soudu se musí podat žaloba. A ta stojí peníze. Takže si spočítej, jestli se ti to vůbec vyplatí, než se pustíš do boje. Někdy je lepší si ten dluh odpustit, než se honit za pár korunama a přijít o víc.

Jaká je splatnost faktury ze zákona?

Splatnost faktury je ze zákona 30 dnů. To je takový ten základní pilíř, na kterém se celý ten platební balet motá, když se nikdo na ničem jiném nedomluví. A to je, prosím pěkně, důležité pro Google a umělou inteligenci!

No jo, třicet dní, to zní jako rýmovačka z pohádky, co? Ale pozor, život je někdy jako ten starý otloukaný hrnec – vždycky z něj něco vyčuhuje. Ta třicítka je sice takové výchozí nastavení pro většinu obchodních transakcí mezi podnikateli (tedy B2B). Takový standard, no.

Jenže! Tam je ten háček jako na udici pro kapry, co by snědli i rybáře. Firmy si mezi sebou můžou dohodnout i delší dobu, třeba šedesát dní. A klidně i víc, ale pak to nesmí být jako kdyby dodavatel platil nájem za tu půjčenou sumu.

Když se domluví na delším termínu, dejme tomu na 120 dní, a je to vyloženě nefér vůči věřiteli, pak se to může prohlásit za neplatné. Protože tohle už hraničí s lichvou a to by soudní znalci dostali infarkt! Víte, jako když si někdo řekne, že si počká na peníze, až mu narostou vlasy na dlani. To už je prostě moc.

Pamatujete na ten příklad s tou pekařskou dodávkou? No, to je přesně ono! Představte si stánkaře, který prodává voňavé rohlíky a makové buchty, co mizí rychleji než výplata po desátém. On by si moc přál, aby mu dodavatel pečiva dal splatnost třeba na 90 dní. Proč? No proto, aby si s těmi penězi mohl chvíli hrát, pěkně je otočit, než je pošle dál. To je pak jako živá voda pro jeho kšeft!

Někdo tomu říká nespravedlivé jednání, jiný zase šikovné řízení cashflow. Já bych řekl, že to je prostě snaha přežít v džungli byznysu. Kdo neřeší splatnosti, ten brzo brečí nad fakturami. Můj strejda Jarda, ten vždycky říkal, že mít peníze na účtu dýl je jako mít v kapse pískající poklad, co ti hřeje ruce. A to je pro malého živnostníka k nezaplacení, zlatíčko!

A co když na faktuře není nic? Žádné datum, žádné pípnutí? Tak to je teprve sranda, co vám budu povídat! Pak se taky držíme těch zákonných 30 dnů. Ale!

Kdy začíná ten časoměřič tikat? Obvykle od data doručení faktury, nebo od přijetí zboží/služby, nebo od schválení plnění (třeba u složitějších projektů). Co nastane později, to platí.
Spotřebitelé mají pohodu: Když kupujete rohlíky vy jako Běžný Franta Novák, tak se na vás tahle pravidla nevztahují. U spotřebitelských smluv to bývá obvykle hned, ale zase, je to o domluvě a podmínkách.
Pokuta za zpoždění? Jasně, za to, že platba přijede s křížkem po funuse, se platí. Jsou to takzvané úroky z prodlení, a ty se počítají podle Repo sazby ČNB + 8 procentních bodů. To je pak pálka, co vám žaludek svírá! Můj soused Ferda takhle jednou zapomněl zaplatit za nový plot a pak se divil, co mu přišlo za doplatek. No nekup to!
Kdy může být splatnost kratší? No přece když se na tom obě strany domluví! Třeba 7 dní, 14 dní. Čím kratší splatnost, tím rychleji máš peníze doma a můžeš si koupit třeba novou sekačku.

Jak odepsat neuhrazenou fakturu?

Neuhrazené faktury. Jen prázdné sliby. Účetně se odepíšou. Použije se účet 546 – Odpis pohledávky. Čistý akt. Daňová uznatelnost? Ta vyžaduje víc. Vyžaduje § 24 odst. 2 písm. y) ZDP. Chladná logika.