Jak postupovat při neuhrazené faktuře?

Neuhrazená faktura? Postupujte s rozvahou a důsledností

Neuhrazená faktura je nepříjemná situace pro obě strany. Pro věřitele představuje finanční ztrátu, pro dlužníka zase hrozbu sankcí a poškození reputace. Důležité je proto postupovat systematicky a s ohledem na platnou legislativu. Nasnadě není hned volat po soudu – efektivnější bývá promyšlený a postupný přístup. Zde je návod, jak řešit neuhrazenou fakturu:

1. Prevence a včasná komunikace: I když se to zdá triviální, prevence je nejlepší léčbou. Jasně a srozumitelně formulovaná faktura se specifikací splatnosti, kontaktními údaji a číslem faktury je základ. Pokud si všimnete zpoždění platby, neváhejte hned kontaktovat dlužníka. Možná existuje jednoduché vysvětlení – ztracená faktura, technická chyba v platebním systému, či neočekávaná situace. Telefonický kontakt, nebo krátký email, může vyřešit problém dříve, než se z něj stane vážnější problém.

2. Automatické upozornění o nezaplacené faktuře: Po uplynutí splatnosti faktury automaticky odešlete dlužníkovi emailové, případně i SMS upozornění. Toto upozornění by mělo být stručné, ale jasné – uvádí se číslo faktury, její splatnost a výše dlužné částky. Zdvořilý tón je doporučen, i když je situace nepříjemná.

3. Formální upomínka s výzvou k zaplacení: Pokud automatické upozornění nezabere, následuje formální upomínka. Tato upomínka by měla být písemná (doporučeně s dodejkou) a obsahovat: číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, přesnou výši dlužné částky, informaci o případných úrocích z prodlení (dle platné legislativy), a jasnou výzvu k zaplacení do stanovené lhůty. V této fázi je vhodné jasně uvést důsledky dalšího neuhrazení.

4. Přerušení poskytování služeb/dodávky zboží: Pokud dlužník nereaguje ani na formální upomínku, můžete zvážit přerušení poskytování služeb nebo dodávky zboží. Tento krok by měl být jasně definován ve smlouvě. Před jeho provedením je vhodné dlužníka ještě jednou informovat o záměru.

5. Předání věci advokátovi: Poslední, a nejradikálnější, krok je předání případu advokátovi. Advokát provede další právní kroky k vymáhání pohledávky, včetně soudního řízení. Tento krok je z časového i finančního hlediska náročnější, a proto by měl být zvažován až po vyčerpání všech mimosoudních řešení.

Závěr: Řešení neuhrazené faktury vyžaduje systematický a důsledný postup. Včasná komunikace a jasné definování důsledků nezaplacení jsou klíčové pro minimalizaci ztrát a efektivní řešení problému. Volba správného postupu závisí na konkrétní situaci a vztahu s dlužníkem. Vždy je vhodné se zaměřit na nalezení smírného řešení před zahájením soudního sporu.