Jak postupovat při neuhrazení faktury?

Neuhrazená faktura? Krok za krokem k řešení

Neuhrazená faktura je nepříjemná situace, která se bohužel stává každému podnikateli. Zatímco panika není na místě, je důležité jednat proaktivně a systematicky. Zde je návod, jak efektivně řešit neuhrazené faktury a minimalizovat finanční ztráty.

Fáze 1: Prevence a laskavý kontakt

Nejlepší způsob, jak se vyhnout problémům s neuhrazenými fakturami, je prevence. Jasná a srozumitelná fakturace je klíčová. Uveďte všechny důležité informace – číslo faktury, datum vystavení a splatnosti, popis zboží/služby, cenu a platební údaje. V případě potřeby přiložte i kopii objednávky.

Pokud je faktura po splatnosti neuhrazena, prvním krokem by neměl být výhrůžný dopis. Zkuste laskavý a osobní kontakt. Telefonát nebo email, ve kterém se dotazujete na důvod neuhrazení, často stačí. Možná klient zapomněl, došlo k technické chybě při platbě, nebo se objevil neočekávaný problém. Tento přístup vám umožní zjistit příčinu a najít společnou cestu k řešení.

Fáze 2: První upomínka – včas a jasně

Pokud se klient neozve po prvním kontaktu, je čas na zaslání první upomínky. Ta by měla být zaslána ihned po splatnosti faktury, ideálně doporučeně, aby byl doložen její doručení. V upomínce jasně uveďte:

• Číslo původní faktury a její splatnost.
• Výši dlužné částky.
• Nový termín splatnosti.
• Upozornění na následné kroky v případě neuhrazení. (např. zaslání druhé upomínky s uplatněním smluvní pokuty).
• Kontaktní údaje.

Tón upomínky by měl být stále zdvořilý, ale důrazný. Je důležité, aby klient jasně pochopil vážnost situace.

Fáze 3: Eskalace – další upomínky a právní kroky

Pokud první upomínka nezabere, zašlete druhou upomínku, tentokrát s uplatněním smluvní pokuty, pokud je to ve smlouvě uvedeno. Zvýrazněte hrozbu dalších kroků, jako je například předání dluhu vymáhací společnosti.

Pokud ani toto nezabere, budete muset zvážit právní kroky. Můžete se obrátit na soud nebo na specializovanou vymáhací agenturu. Před tím doporučujeme prostudovat si veškerou relevantní dokumentaci a zvážit náklady spojené s právním procesem. Zvažte také možnost mimosoudního řešení sporu s pomocí mediátora.

Závěr:

Profesionální a včasná komunikace je klíčem k úspěšnému řešení neuhrazených faktur. Systematický postup, od laskavého kontaktu po právní kroky, vám pomůže minimalizovat ztráty a chránit vaše finanční zdraví. Nebojte se vyhledat pomoc právníka nebo specializované společnosti, pokud si s řešením sami nevíte rady.