Co by měla umět asistentka?

Asistentka 21. století: Víc než jen organizátorka

Efektivní asistentka dneška je mnohem víc než jen sekretářka z minulosti. Je to strategická partnerka, která šéfovi uvolňuje čas a umožňuje mu soustředit se na klíčové úkoly. Její schopnosti sahají daleko za pouhou organizaci kalendáře a zodpovídání telefonů. Co by tedy měla taková “superasistentka” umět?

Základy – pevný základ pro úspěch:

• Perfektní organizace a plánování: Zvládá bezchybně spravovat kalendáře, plánovat schůzky a cesty, sledovat termíny a připravovat potřebné materiály s dostatečným předstihem. To zahrnuje i efektivní využívání moderních nástrojů, jako jsou CRM systémy, plánovače projektů a sdílené kalendáře.
• Komunikace na vysoké úrovni: Plynule komunikuje s klienty, obchodními partnery i interními kolegy, písemně i ústně, v češtině i v cizích jazycích (podle potřeby). Dokáže srozumitelně a profesionálně sdělovat informace, reaguje včas a s přehledem na všechny dotazy.
• Zvládnutí administrativních úkonů: Zvládá efektivně zpracovávat poštu (elektronickou i klasickou), vyřizovat korespondenci, archivovat dokumenty, vystavovat faktury a řídit administrativní procesy. Důležitá je i zkušenost s účetními programy a základními ekonomickými principy.

Rozšířené dovednosti – krok k partnerství:

• Proaktivní přístup a řešení problémů: Nečeká na pokyny, ale aktivně identifikuje a řeší potenciální problémy, proaktivně navrhuje řešení a předchází komplikacím. Dokáže se samostatně rozhodovat v rámci svých kompetencí a nést zodpovědnost za své úkony.
• Znalost kancelářských technologií: Ovládá pokročilé funkce kancelářských programů (Word, Excel, PowerPoint), pracuje s databázemi, orientuje se v digitálním prostředí a umí efektivně využívat online nástroje pro spolupráci.
• Diskrétnost a loajalita: Zvládá pracovat s důvěrnými informacemi a zachovává mlčenlivost. Je loajální ke svému šéfovi a společnosti a dbá na reprezentaci firmy.
• Adaptabilita a flexibilita: Rychle se přizpůsobuje změnám, zvládá multitasking a pracuje efektivně i pod tlakem termínů.
• Znalost specifického oboru (výhoda): Znalost oboru, ve kterém šéf působí, umožňuje asistentce lépe chápat jeho práci a efektivněji ho podporovat.

Nad rámec povinností – cesta k excelenci:

• Analýza a reportování: Schopnost shromažďovat, analyzovat a prezentovat data je cennou dovedností, která umožňuje šéfovi lépe se orientovat v situaci.
• Management projektů (pokročilé): Asistentka se může podílet na plánování a koordinaci menších projektů, sledovat jejich průběh a hlídat termíny.
• Networking a budování vztahů: Aktivní budování kontaktů s klíčovými lidmi může být velkým přínosem pro celou firmu.

Efektivní asistentka je investicí, která se firmě mnohonásobně vyplatí. Je to klíčová postava, která zajišťuje plynulý chod a podporuje úspěch celé organizace. Je to víc než jen práce – je to partnerství.