Jak archivovat zprávy?

Uklízejte si doručenou poštu s grácií: Archivace zpráv jako efektivní nástroj organizace

Zavaluje vás doručená pošta a pocit, že se topíte v nekončícím proudu emailů? Nezoufejte! Existuje elegantní a nenáročný způsob, jak si udržet přehled a zároveň si uchovat důležité zprávy pro budoucí použití. Hovoříme o archivaci.

Archivace zpráv není pouhé smazání. Je to sofistikovanější metoda, která vám umožňuje uspořádat a skrýt zprávy z vašeho hlavního zobrazení doručené pošty, aniž byste je trvale odstranili. Představte si to jako přesun papírových dokumentů z aktivního šanonu do dobře uspořádaného archivu.

Jak na to? Jednoduchý postup:

Většina moderních e-mailových klientů a aplikací pro správu zpráv (ať už na mobilu, tabletu nebo počítači) nabízí funkci archivace. Obvykle postup vypadá takto:

1. Vyberte zprávu: V seznamu zpráv v doručené poště podržte prst (na mobilním zařízení) nebo najeďte kurzorem myši (na počítači) na zprávu, kterou chcete archivovat.
2. Hledejte symbol archivu: Objeví se ikona. Často to bývá šipka směřující dolů do krabice nebo ikona složky se šipkou. Může se také objevit text “Archivovat”.
3. Klepněte (nebo klikněte) na ikonu archivu: Zpráva okamžitě zmizí z vaší doručené pošty a je přesunuta do archivu.

Co se stane s archivovanou zprávou?

Nejdůležitější je uvědomit si, že archivovaná zpráva není smazána. Stále existuje ve vašem e-mailovém účtu a můžete ji kdykoliv snadno najít. Zpravidla ji naleznete ve složce s názvem “Archiv”, “Všechny zprávy” nebo podobně. Záleží na konkrétním e-mailovém klientovi.

Proč archivovat a ne mazat?

• Uklidí doručenou poštu: Zbavíte se zpráv, které momentálně nepotřebujete, a soustředíte se na to, co je důležité.
• Uchováte si důležité informace: Zprávy, které byste si raději ponechali pro referenci v budoucnu, ale nechcete, aby zabíraly místo v doručené poště.
• Snadné vyhledávání: I archivované zprávy jsou prohledávatelné. Můžete si je kdykoliv najít pomocí klíčových slov nebo odesílatele.
• Alternativa k mazání: Pokud máte obavy ze smazání zprávy, archivace je bezpečný způsob, jak si ji ponechat, aniž byste se jí museli neustále dívat.

Kdy archivovat?

• Když jste zprávu přečetli a už na ni nepotřebujete aktivně reagovat.
• Když zpráva obsahuje informace, které by se vám mohly hodit v budoucnu (např. potvrzení objednávky, reference na projekt, apod.).
• Když nechcete zprávu smazat, ale nechcete, aby vám zbytečně zabírala místo v doručené poště.

Závěrem:

Archivace zpráv je jednoduchý, ale mocný nástroj, který vám pomůže udržet si uspořádanou a efektivní doručenou poštu. Nebojte se experimentovat a najděte si systém archivace, který vám nejlépe vyhovuje. Uvidíte, že se vám práce s e-maily rázem stane příjemnější a produktivnější!