Jak dlouho jsou uloženy zprávy v datové schránce?

Jak dlouho se zprávy uchovávají v datové schránce a co s tím?

Datové schránky se staly nedílnou součástí komunikace s úřady a stále častěji i mezi firmami. Proto je důležité vědět, jak dlouho jsou v nich zprávy uloženy a jak s nimi nakládat, abyste nepřišli o důležité informace.

Základní lhůta pro uchování zpráv v datové schránce je 90 dnů. Po uplynutí této doby systém zprávy automaticky smaže. Nezáleží přitom na tom, zda jste si zprávu přečetli, či nikoliv. Tento mechanismus slouží k optimalizaci úložného prostoru a zabezpečení dat.

90 dní a co dál?

Nestačí se spoléhat pouze na automatické uchovávání. Důležité zprávy si proto raději archivujte. Existuje několik možností, jak to udělat:

• Stažení a uložení: Nejjednodušší způsob je stáhnout si zprávu ve formátu PDF (nebo jiném dostupném formátu) a uložit ji na svém počítači, externím disku nebo v cloudovém úložišti.
• Integrace s interním systémem: Mnoho firem využívá integraci datové schránky se svým interním systémem. Zprávy se tak automaticky stahují a archivují společně s ostatní firemní dokumentací.
• Specializované archivovací služby: Existují i specializované služby, které se starají o archivaci zpráv z datové schránky. Tyto služby často nabízejí i další funkce, jako je například fulltextové vyhledávání.

Pozor na přílohy!

Samotné zprávy se po 90 dnech smažou, ale co s přílohami? I ty se po uplynutí této lhůty automaticky odstraní. Je proto důležité stáhnout a uložit i všechny důležité přílohy spolu se zprávou.

A co doručenky?

Doručenky, které potvrzují doručení a případné přečtení zprávy, se řídí stejnou lhůtou 90 dnů. I v tomto případě platí, že je vhodné si důležité doručenky archivovat.

Shrnutí:

Zprávy v datové schránce se uchovávají 90 dnů. Po uplynutí této doby se automaticky smažou i s přílohami. Pro dlouhodobé uchování důležitých informací je nezbytné zprávy a přílohy aktivně archivovat. Nezapomínejte ani na doručenky. Vyberte si způsob archivace, který vám nejlépe vyhovuje, ať už je to stažení a uložení, integrace se systémem, nebo specializovaná služba.