Jak dlouho vydrží zprávy v datové schránce?

Jak dlouho se uchovávají zprávy v datové schránce?

Životnost zpráv v datové schránce není jednotná a závisí na klíčovém faktoru: přihlášení a přečtení příjemcem. Zjednodušeně řečeno, systém rozlišuje mezi zprávami, které příjemce viděl, a těmi, které zůstaly neotevřené.

Pro přečtené zprávy, tedy ty, ke kterým příjemce přistoupil po přihlášení do své datové schránky, platí lhůta 90 dnů. Tato lhůta začíná běžet ode dne přihlášení, kdy si příjemce zprávu zobrazil. Po uplynutí 90 dnů systém zprávu automaticky a nenávratně smaže. Důležité je zdůraznit, že se 90denní lhůta vztahuje k datu přihlášení a zobrazení zprávy, nikoliv k datu jejího doručení do schránky. Můžete tedy mít ve schránce doručenou zprávu i několik týdnů, ale 90denní odpočet začne až v momentě, kdy se do schránky přihlásíte a zprávu si otevřete.

Co se děje s nepřečtenými zprávami? Tyto zprávy systém automaticky po 90 dnech od doručení označí jako doručené fikcí. To znamená, že se s nimi dále nakládá, jako kdyby si je příjemce přečetl. I v tomto případě platí 90denní lhůta pro uchování, která začíná běžet od data fiktivního doručení. Nepřečtené zprávy tedy fakticky zůstávají v datové schránce dostupné maximálně 180 dnů - 90 dnů do doručení fikcí a dalších 90 dnů od fiktivního doručení.

Je tedy klíčové pravidelně kontrolovat svou datovou schránku a důležité zprávy si archivovat mimo datovou schránku, například jejich stažením do počítače. Systém datových schránek negarantuje trvalou archivaci zpráv a spoléhání se pouze na uchování v datové schránce může vést ke ztrátě důležitých dokumentů. Zákonná povinnost uchování dokumentů je na straně příjemce a datová schránka slouží primárně pro doručování, nikoliv archivaci.