Jak najít v Gmailu archiv?

Kde zmizely ty e-maily? Jak snadno najdete archiv v Gmailu a ovládněte svou schránku

Každý, kdo aktivně používá Gmail, se s pojmem archivování setkal. Je to šikovný způsob, jak pročištění schránky doručené pošty, aniž byste museli zprávy smazat. Archivování je jakési “odložení” e-mailu do speciálního prostoru, kde čeká na budoucí použití. Ale kam se ty archivované zprávy poděly a jak je zase najít?

Věděli jste, že archivované zprávy v Gmailu nejsou smazané? Jen se “uklidily” z vaší doručené pošty. Na rozdíl od složky Koš, která slouží pro e-maily určené ke smazání, archiv slouží jako skladiště cenných informací, ke kterým se chcete čas od času vrátit.

Hledání ztraceného e-mailového pokladu: Průvodce hledáním archivu v Gmailu

Ať už používáte Gmail na počítači nebo v mobilní aplikaci, existuje několik způsobů, jak se k archivovaným zprávám dostat:

1. Všechny zprávy – Univerzální řešení (pro počítače i mobilní aplikace)

Tento způsob je nejjednodušší a spolehlivý bez ohledu na platformu:

• Počítač: V levém menu Gmailu sjeďte dolů a klikněte na tlačítko “Více”. Zobrazí se rozbalovací nabídka, ve které najdete možnost “Všechny zprávy”. Klikněte na ni. Zde se nacházejí všechny vaše e-maily, včetně těch archivovaných, v chronologickém pořadí.
• Mobilní aplikace: V levém horním rohu klepněte na ikonu menu (tři vodorovné čárky). Poté sjeďte dolů a vyberte “Všechny zprávy”.

Proč je složka “Všechny zprávy” klíčová?

Složka “Všechny zprávy” je jakási “centrální databáze” všech vašich e-mailů v Gmailu. Zahrnuje doručenou poštu, odeslanou poštu, koncepty, spam, koš a archivované zprávy. To znamená, že cokoliv, co jste nechtěně smazali a ještě nenastal čas na automatické vyprázdnění koše (30 dní), zde naleznete.

2. Hledání podle klíčových slov a filtrů

Další efektivní metoda, zvláště pokud si pamatujete část obsahu e-mailu nebo odesílatele:

• Použijte vyhledávací pole Gmailu (nahoře). Zadejte klíčová slova, jméno odesílatele nebo název přílohy.
• Můžete také použít pokročilé filtry vyhledávání kliknutím na ikonu filtru ve vyhledávacím poli. Zde můžete specifikovat hledání podle data, velikosti, přílohy a dalších kritérií.

3. Zrušení archivace – Přesunutí e-mailu zpět do doručené pošty

Nalezli jste zprávu v archivu, kterou chcete mít zpět ve doručené poště?

• Otevřete archivovanou zprávu.
• Klikněte na ikonu “Přesunout do doručené pošty” (obvykle reprezentována ikonou složky s šipkou směřující dovnitř).

Tímto krokem se zpráva vrátí zpět do doručené pošty a bude viditelná tak, jako dříve.

Tipy pro lepší organizaci a efektivnější práci s archivem:

• Vytvořte si štítky (labels) a používejte je: Štítky fungují jako složky a umožňují vám roztřídit e-maily do kategorií. Můžete si vytvořit štítky pro projekty, klienty, rodinu a cokoliv jiného.
• Pravidelně pročišťujte schránku: I archiv je třeba občas projít a smazat e-maily, které už nepotřebujete. Udržujte si přehled.
• Používejte automatické filtry: Nastavte si pravidla, aby se určité e-maily automaticky archivovaly po doručení.

Archivace v Gmailu je mocný nástroj, který vám pomůže udržet si čistou doručenou poštu a přitom si uchovat důležité informace. Díky těmto tipům budete mít svou schránku plně pod kontrolou.