Jak odstranit prázdnou stránku v Excelu?

Zbavte se prázdných stran v Excelu elegantně a efektivně (jinak, než si myslíte!)

Excel, všestranný nástroj pro práci s daty, nám občas připraví překvapení v podobě prázdných stránek, které se znenadání objeví při tisku nebo exportu do PDF. Tyto nechtěné bílé plochy nejenže plýtvají papírem a inkoustem, ale také zbytečně prodlužují čas tisku a vytvářejí neprofesionální dojem. Zatímco existuje řada známých metod, jak se s tímto problémem vypořádat, v tomto článku se zaměříme na efektivnější a systematičtější přístup, který vám ušetří čas a zaručí, že se prázdné stránky už nebudou objevovat.

Problém s prázdnými stránkami:

Prázdné stránky v Excelu vznikají nejčastěji v důsledku drobných, často neviditelných “zbytků” dat:

• Formátování: I prázdné buňky mohou mít nastavené formátování (např. barvu pozadí, ohraničení), které Excel považuje za data.
• Mezery: Občas se stane, že do buňky omylem vložíme mezeru. Ta sice není vidět, ale Excel ji chápe jako data.
• Skryté řádky/sloupce: I skryté řádky nebo sloupce mohou obsahovat formátování nebo mezeru, která způsobuje tisk prázdné stránky.
• Nastavení tisku: Nesprávné nastavení tisku, jako je definování oblasti tisku, která zasahuje i do prázdných částí listu, také může způsobit problém.

Efektivní řešení: Kombinace nástrojů pro čištění dat a nastavení tisku

Namísto spoléhání se na triky s formátováním (které mohou mít nepředvídatelné následky), doporučujeme kombinaci následujících kroků pro trvalé odstranění problému:

1. Identifikace “znečištěných” oblastí:

   • Použijte kombinaci kláves Ctrl+End: Tato klávesová zkratka vás přenese do poslední buňky s daty na listu. Pokud se kurzor zastaví daleko za oblastí, kde byste data očekávali, máte pravděpodobně problém s “znečištěnými” buňkami.

2. Odstranění prázdných řádků a sloupců:

   • Označte první prázdný sloupec za posledními daty: Klikněte na záhlaví sloupce, podržte Shift a klikněte na záhlaví posledního sloupce v tabulce.
   • Pravým tlačítkem myši klepněte na označenou oblast a zvolte “Smazat”.
   • Opakujte proces pro řádky pod posledními daty.

3. Kontrola skrytých řádků/sloupců:

   • Označte celou tabulku (Ctrl+A).
   • Přejděte na kartu “Formát” (v záložce “Domů”) a zvolte “Viditelnost” -> “Zobrazit řádky” a “Zobrazit sloupce”.
   • Pokud se objeví nečekané řádky/sloupce, zkontrolujte je a případně smažte.

4. Čištění formátování:

   • Označte celou tabulku (Ctrl+A).
   • Přejděte na kartu “Domů” a v sekci “Úpravy” klikněte na šipku vedle ikony “Vymazat” a zvolte “Vymazat formáty”.

5. Nastavení oblasti tisku:

   • Označte oblast, kterou chcete tisknout.
   • Přejděte na kartu “Rozložení stránky” a v sekci “Nastavení stránky” klikněte na “Oblast tisku” a zvolte “Nastavit oblast tisku”.
   • Zkontrolujte nastavení měřítka v sekci “Nastavení stránky” a ujistěte se, že je nastaveno správně (např. “Přizpůsobit na 1 stránku na šířku a 1 stránku na výšku”).

Tipy a triky:

• Pravidelné čištění: Provádějte tyto kroky pravidelně, abyste předešli hromadění formátování a mezer.
• Používejte funkce pro čištění dat: Excel nabízí funkce jako TRIM pro odstranění nadbytečných mezer a CLEAN pro odstranění netisknutelných znaků.
• Využívejte nástroje pro audit: Pokud máte složitější tabulky, zvažte použití doplňků pro audit, které vám pomohou identifikovat problémy s daty a formátováním.

Závěr:

Prázdné stránky v Excelu nemusí být noční můrou. Kombinací systematického čištění dat a správného nastavení tisku se jich zbavíte trvale a efektivně. Nezapomeňte, že prevence je lepší než léčba, proto pravidelně kontrolujte a čistěte vaše tabulky, abyste se vyhnuli zbytečným problémům.