Jak poslat odkaz na složku mailem?

Sdílení složky e-mailem: Jednoduchý návod, jak obejít pasti

Sdílení složek e-mailem se může zdát jednoduché, ale v praxi se můžeme setkat s několika překážkami. Tento článek vám poskytne jasný a srozumitelný návod, jak poslat odkaz na složku e-mailem a zároveň se vyhnout častým chybám. Zapomenutý krok či nepochopení bezpečnostních aspektů může vést k nefunkčnímu odkazu nebo dokonce k bezpečnostním rizikům.

Metoda závisí na vašem cíli:

Chceme-li sdílet složku, musíme si ujasnit, co přesně chceme sdílet:

• Pouze prohlížet: Příjemce by měl mít přístup pouze ke čtení obsahu složky, bez možnosti úprav či smazání.
• Upravovat a spravovat: Příjemce by měl mít plná oprávnění k práci se složkou, včetně úprav, přidávání souborů a smazání.

Způsoby sdílení a jejich limity:

1. Vložení odkazu (pro sdílení online úložiště):

Pokud je složka uložena v cloudovém úložišti (například Google Drive, Dropbox, OneDrive), je nejjednodušší sdílet odkaz. Většina těchto služeb umožňuje nastavit oprávnění pro sdílení:

• Najděte sdílecí tlačítko: V nastavení složky v cloudovém úložišti najdete možnost “sdílet” nebo “získat odkaz”.
• Nastavte oprávnění: Vyberte, zda má příjemce pouze prohlížet, komentovat, či upravovat obsah složky.
• Zkopírujte odkaz: Zkopírujte vygenerovaný odkaz.
• Vložte odkaz do e-mailu: Vložte odkaz do těla e-mailu a přidejte stručný popis obsahu složky.

Nevýhoda: Tato metoda závisí na dostupnosti internetu pro příjemce a na jeho registraci u dané cloudové služby.

2. Přílohy (pro menší složky):

Pro menší složky, které nejsou v cloudu, můžete je zkomprimovat (např. do ZIP souboru) a přidat jako přílohu k e-mailu.

Nevýhoda: Tato metoda je nepraktická pro větší složky, které by mohly překročit velikostní limity e-mailového klienta. Příjemce pak musí soubor stáhnout a rozbalit.

3. Externí sdílení souborů (velké složky):

Pro velké složky je vhodné využít služby pro externí sdílení souborů, jako jsou WeTransfer, SendBig, apod. Tyto služby umožňují sdílet velké soubory a složky s příjemci bez nutnosti cloudového úložiště. Po nahraní souborů vám služba poskytne odkaz pro sdílení.

Nevýhoda: Může to být zpoplatněno pro větší soubory, a je nutné se řídit podmínkami služby.

Závěr:

Neexistuje jeden univerzální způsob, jak sdílet složku e-mailem. Nejlepší metoda závisí na velikosti složky, vašich preferencích a oprávněních, která chcete příjemci udělit. Před odesláním vždy zkontrolujte, zda je odkaz funkční a oprávnění správně nastavená. Nezapomeňte informovat příjemce o obsahu složky a o tom, co s ní může dělat.