Jak převést XLS na XLSX?

Zapomeňte na ztrátu dat! Elegantní cesta, jak modernizovat staré Excel soubory (.xls) na .xlsx

Čelíte problému se starými Excel soubory s koncovkou .xls a potřebujete je převést do modernějšího formátu .xlsx? Důvody mohou být různé - kompatibilita s novějším softwarem, menší velikost souboru, vylepšené funkce nebo jednoduše touha po lepším zabezpečení dat. Naštěstí je proces převodu jednoduchý a proveditelný přímo v aplikaci Microsoft Excel. Ovšem, než se do toho pustíme, pojďme se podívat na důvody, proč je převod vůbec žádoucí a jak se vyhnout běžným úskalím.

Proč vůbec převádět z .xls na .xlsx?

Formát .xls je starší, binární formát, který byl standardem Excelu do verze 2003. Novější formát .xlsx, zavedený s Excelem 2007, je založen na formátu Open XML, což přináší několik klíčových výhod:

• Menší velikost souboru: .xlsx soubory jsou obvykle menší než .xls, což šetří místo na disku a urychluje přenos dat.
• Vylepšená stabilita a zabezpečení: Formát .xlsx je méně náchylný k poškození a nabízí lepší ochranu proti virům a malwaru.
• Podpora moderních funkcí Excelu: Novější verze Excelu nabízejí pokročilé funkce, které nemusí být plně podporovány ve starším formátu .xls.
• Kompatibilita: I když starší verze Excelu dokáží otevírat .xls soubory, novější software, včetně knihoven a aplikací třetích stran, preferuje formát .xlsx.

Jak elegantně provést převod? Existují dva způsoby:

1. Převod přímo v Excelu – klasický a spolehlivý:

Tento způsob je nejjednodušší a nevyžaduje žádný externí software.

• Otevřete .xls soubor: Spusťte Microsoft Excel a otevřete soubor, který chcete převést.
• "Soubor" -> "Informace": V horní liště klikněte na záložku "Soubor" a v zobrazené nabídce vyberte "Informace". Zde se zobrazují informace o aktuálně otevřeném souboru.
• Hledejte tlačítko "Převést": Pokud Excel detekuje, že se jedná o starší formát, zobrazí se tlačítko s názvem "Převést". Na toto tlačítko klikněte.
• Potvrďte převod: Excel se vás může zeptat na potvrzení převodu. Klikněte na "OK" nebo "Převést" (text se může lišit v závislosti na verzi Excelu).
• Uložte soubor jako .xlsx: Po dokončení převodu nezapomeňte soubor uložit. Zvolte "Soubor" -> "Uložit jako" a v rozevíracím menu "Uložit jako typ" vyberte "Sešit Excelu (*.xlsx)". Vyberte požadované umístění a klikněte na "Uložit".

2. "Uložit jako" – spolehlivá alternativa:

Tato metoda je vhodná, pokud tlačítko "Převést" nenajdete nebo pokud chcete mít větší kontrolu nad procesem.

• Otevřete .xls soubor: Stejně jako v předchozím případě otevřete soubor, který chcete převést.
• "Soubor" -> "Uložit jako": V horní liště klikněte na "Soubor" a poté na "Uložit jako".
• Vyberte formát .xlsx: V okně "Uložit jako" najděte rozevírací menu "Uložit jako typ" a vyberte "Sešit Excelu (*.xlsx)".
• Zvolte umístění a název: Vyberte, kam chcete soubor uložit a případně změňte jeho název. Doporučujeme zachovat původní název a přidat například příponu "_xlsx", abyste odlišili původní a novou verzi.
• Uložte soubor: Klikněte na "Uložit".

Důležité tipy a rady:

• Zálohujte si původní soubor: Před převodem doporučujeme vytvořit zálohu původního .xls souboru. Pro jistotu. Nikdy nevíte, co se může stát.
• Zkontrolujte po převodu: Po provedení převodu je vždy dobré otevřít nový .xlsx soubor a zkontrolovat, zda jsou data v pořádku a že se nic neztratilo.
• Pozor na makra: Pokud soubor obsahuje makra, zkontrolujte po převodu, zda fungují správně. Může být nutné je upravit, aby byly kompatibilní s novým formátem. Ujistěte se, že při ukládání vyberete formát s podporou maker "Sešit Excelu s podporou maker (*.xlsm)".
• Hromadný převod: Excel sám o sobě nepodporuje hromadný převod souborů. Pro hromadný převod je nutné použít skriptovací jazyky jako VBA (Visual Basic for Applications) nebo externí nástroje.

Závěr:

Převod .xls souborů na modernější formát .xlsx je jednoduchý, ale důležitý krok pro zachování kompatibility, bezpečnosti a optimalizace dat. S těmito tipy a postupy budete mít jistotu, že převod proběhne hladce a bez problémů. A hlavně, nezapomeňte zálohovat!