Jak přidat novou složku do emailu?

Třídění e-mailů na profesionální úrovni: Vytvářejte složky, které vám ušetří čas a nervy

V digitálním věku, kdy nám do e-mailových schránek denně přitékají desítky, ne-li stovky zpráv, se efektivní organizace stává klíčovou pro udržení si přehledu a produktivity. Ať už používáte e-mail pro osobní korespondenci, pracovní záležitosti nebo kombinaci obojího, vytvoření strukturovaného systému složek je základním kamenem úspěchu.

Možná se vám to zdá jako maličkost, ale správně rozdělené e-maily vám ušetří spoustu času a frustrace při hledání konkrétní zprávy. Zamyslete se nad tím, kolikrát jste prohrabávali nekonečné stránky Doručené pošty jen proto, abyste našli důležitou fakturu nebo e-mail od kolegy. Tímto způsobem ztrácíte nejen čas, ale i soustředění.

Proč vůbec složky vytvářet?

Než se pustíme do technických detailů, pojďme si shrnout hlavní výhody organizace e-mailů pomocí složek:

• Zrychlení hledání: Hledání v specifické složce je nesrovnatelně rychlejší než prohledávání celé Doručené pošty.
• Zvýšení produktivity: Lepší organizace znamená méně času stráveného hledáním a více času věnovaného skutečné práci.
• Udržení přehledu: Vytvoření logické struktury vám pomůže udržet si přehled o všech e-mailech a zabránit tomu, aby se vám něco ztratilo.
• Snadnější archivace: Pokud si e-maily pravidelně archivujete, uspořádané složky vám tento proces výrazně usnadní.
• Pracovní a osobní život odděleně: Složky vám umožní efektivně oddělit pracovní a osobní e-maily, což přispívá k lepšímu work-life balance.

Vytvoření složky: Krok za krokem (plus pár tipů)

Základní postup pro vytvoření složky je poměrně jednoduchý a liší se jen minimálně v závislosti na použitém e-mailovém klientovi (Outlook, Gmail, Thunderbird, atd.). Obecně platí, že:

1. Najděte panel složek: Toto je obvykle vertikální panel na levé straně obrazovky, kde vidíte Doručenou poštu, Odeslané položky, Koš a další.
2. Klikněte pravým tlačítkem myši: Klikněte pravým tlačítkem myši na své jméno (nebo název svého e-mailového účtu) v tomto panelu. Pokud chcete vytvořit složku uvnitř již existující složky (tzv. podsložku), klikněte pravým tlačítkem myši na tuto složku.
3. Vyberte “Nová složka”: Z kontextové nabídky, která se zobrazí, vyberte možnost “Nová složka” nebo podobnou (např. “Vytvořit složku”).
4. Zadejte název: Zobrazí se pole, kam můžete zadat požadovaný název nové složky. Vyberte název, který je jasný, srozumitelný a výstižný.
5. Potvrďte: Stiskněte klávesu Enter nebo klikněte mimo pole pro potvrzení.

Praktické tipy pro efektivní organizaci složek:

• Začněte s kategoriemi: Promyslete si, jaké jsou vaše hlavní kategorie e-mailů (např. Projekt A, Zákazník B, Faktury, Osobní).
• Vytvořte podsložky: Pro hlubší organizaci vytvářejte podsložky v rámci hlavních kategorií. Například v kategorii “Projekt A” můžete mít podsložky “Dokumenty”, “Komunikace s klientem” a “Termíny”.
• Používejte jasné a srozumitelné názvy: Vyhýbejte se zkratkám a obecným názvům, které by mohly být matoucí.
• Využijte pravidla a filtry: Většina e-mailových klientů umožňuje nastavit pravidla, která automaticky přesouvají e-maily do určených složek na základě odesílatele, předmětu nebo klíčových slov. Toto vám výrazně ušetří práci.
• Pravidelně promazávejte: Jednou za čas si projděte své složky a smažte e-maily, které již nepotřebujete. Udržujte si čistou a uspořádanou schránku.
• Buďte konzistentní: Dodržujte zvolený systém složek. Čím konzistentnější budete, tím snazší bude pro vás se v e-mailech orientovat.

Závěrem:

Vytvoření a efektivní správa složek v e-mailové schránce je investice do vašeho času a duševního klidu. Experimentujte s různými systémy a strategiemi, abyste našli ten, který nejlépe vyhovuje vašim potřebám. Nezapomeňte, že cílem je mít přehled, zrychlit hledání a ušetřit čas, abyste se mohli soustředit na to, co je skutečně důležité.