Jak v Outlooku vytvořit šablonu?

Rychlý návod: Vytvořte si vlastní šablony v Outlooku a šetřete čas

Často píšete e-maily s podobným obsahem? Máte standardní pozvánky, upomínky nebo zprávy pro klienty? Pak je čas zjednodušit si práci s Outlookovými šablonami! Vytvoření vlastní šablony vám ušetří drahocenný čas a zajistí konzistenci ve vaší komunikaci. Postup je překvapivě jednoduchý a zvládne ho i začátečník.

Zapomněte na kopírování a vkládání starých e-mailů – vytvoření šablony je efektivnější a spolehlivější. Tento návod vás provede krok za krokem, jak si vytvořit vlastní šablonu v Outlooku pro Windows. (Postup pro macOS se může mírně lišit.)

Krok za krokem: Vytvoření šablony v Outlooku

1. Napište svůj ideální e-mail: Začněte tím, že ve svém Outlooku napíšete e-mail tak, jak si ho přesně přejete, aby vypadal. Vložte text, formátování, obrázky, přílohy – zkrátka vše, co má být součástí vaší šablony.

2. Uložení jako šablona: Jakmile je e-mail hotový, klikněte na kartu Soubor v horní liště.

3. Vyberte “Uložit jako”: V levém menu vyberte možnost Uložit jako.

4. Zvolte typ souboru: Otevře se okno “Uložit jako”. Zde je klíčový krok: v rozevíracím menu Uložit jako typ vyberte *Šablona aplikace Outlook (.oft)**.

5. Uložení šablony: Zvolte si vhodné umístění pro uložení šablony (doporučujeme si vytvořit vlastní složku pro lepší organizaci) a zadejte pro ni výstižný název. Poté klikněte na tlačítko Uložit.

Použití vytvořené šablony:

Nyní, když máte svou šablonu uloženou, je její použití snadné. Při psaní nového e-mailu:

1. Klikněte na kartu Soubor.
2. Vyberte Nový a poté Další položky.
3. Vyberte Šablony a vyberte si svou uloženou šablonu.

Tipy pro efektivní používání šablon:

• Používejte výstižné názvy: Usnadní vám to pozdější vyhledávání a výběr správné šablony.
• Organizujte si šablony: Vytvořte si složky pro různé typy šablon, abyste je měli přehledně uspořádané.
• Pravidelně aktualizujte: Ujistěte se, že vaše šablony jsou aktuální a obsahují nejnovější informace.

Vytvoření šablon v Outlooku je jednoduchý, ale efektivní způsob, jak zefektivnit vaši práci a ušetřit čas. Zkuste to a přesvědčte se sami!