Jak vložit odkaz na soubor do mailu?

Vložení odkazu na soubor do e-mailu: víc než jen příloha

Přidávání souborů jako příloh k e-mailům je běžná praxe. Co ale dělat, když je soubor příliš velký, nechcete zahlcovat schránku příjemce, nebo chcete odkazovat na soubor uložený v cloudu? Řešením je vložení odkazu na soubor přímo do textu e-mailu. Tento postup nabízí flexibilitu a efektivitu, ať už sdílíte dokumenty s kolegy, posíláte fotografie rodině, nebo distribuujete marketingové materiály.

Existuje několik způsobů, jak vložit odkaz na soubor do e-mailu. Zde se zaměříme na dva nejčastější scénáře: odkaz na lokální soubor a odkaz na soubor v cloudovém úložišti.

1. Odkaz na lokální soubor (pro pokročilé):

Tato metoda je vhodná spíše pro interní komunikaci nebo v případech, kdy máte jistotu, že příjemce má přístup k umístění souboru, například na sdíleném disku v rámci firemní sítě. Vložení přímého odkazu na lokální soubor v běžném e-mailu obvykle nefunguje, protože odkazuje na soubor ve vašem počítači, ke kterému příjemce nemá přístup.

Co ale můžete udělat, je vytvořit webový server na vašem počítači a soubor zpřístupnit přes něj. Existují jednoduché programy, které to umožní. Následně vložíte URL adresu souboru na vašem serveru do e-mailu jako hypertextový odkaz. Tato metoda vyžaduje technické znalosti a není vhodná pro běžné uživatele.

2. Odkaz na soubor v cloudovém úložišti (doporučeno):

Nejjednodušší a nejefektivnější způsob, jak sdílet soubory přes e-mail, je využít cloudové úložiště jako Google Drive, OneDrive, Dropbox, apod. Postup je obvykle následující:

• Nahrajte soubor do cloudového úložiště. Většina platforem nabízí intuitivní rozhraní pro nahrávání souborů.
• Zkopírujte odkaz na sdílení. Ujistěte se, že máte nastavena správná oprávnění pro sdílení (např. kdo může soubor zobrazit/upravovat). Většina platforem nabízí možnost generování odkazu s omezenou platností.
• Vložte odkaz do e-mailu. V editoru e-mailu označte text, který má sloužit jako odkaz (např. název souboru). Klikněte na ikonu pro vložení odkazu (obvykle řetěz nebo ikona s nápisem “vložit odkaz”) a vložte zkopírovaný odkaz. Můžete také odkaz vložit přímo do textu emailu.

Tímto způsobem vytvoříte klikatelný odkaz, který příjemce přesměruje na soubor uložený v cloudu. Tato metoda je bezpečná, spolehlivá a snadno použitelná pro všechny uživatele.