Jak vytvořit adresář v Gmailu?

Zapomeňte na hromadnou korespondenci, naučte se efektivně organizovat kontakty v Gmailu pomocí Skupin

Gmail je mocný nástroj pro správu e-mailů, ale málokdo si uvědomuje jeho potenciál v oblasti organizace kontaktů. Zapomeňte na chaotické hledání adres v adresáři a složité hromadné korespondence! Dnes vám ukážeme, jak si vytvořit efektivní skupiny kontaktů přímo v Gmailu, a to bez toho, abyste museli složitě vyhledávat v menu Nové zprávy.

Proč potřebujete skupiny kontaktů?

Představte si, že potřebujete poslat zprávu celému týmu, oddělení, nebo všem členům dobrovolnické organizace. Hledat a vkládat jednotlivé adresy je zdlouhavé a náchylné k chybám. Se skupinami kontaktů stačí zadat název skupiny a Gmail automaticky vloží všechny e-mailové adresy v ní obsažené. Ušetříte tak spoustu času a minimalizujete riziko omylů.

Základní mýtus: Skupiny nevytváříte v Nové zprávě!

První věc, kterou si musíme ujasnit: skupiny kontaktů v Gmailu se nevytváří přímo v rozhraní pro psaní nové zprávy. To je častá chyba, která vede k frustraci a zbytečnému hledání.

Kde tedy hledat a jak na to?

Klíčem k vytvoření skupin v Gmailu je aplikace Kontakty Google. Dostanete se k ní snadno několika způsoby:

• Přes Gmail: V pravém horním rohu klikněte na ikonu devíti teček (Google aplikace) a v rozbalovací nabídce vyberte ikonu “Kontakty”.
• Přes přímý odkaz: Jednoduše zadejte do adresního řádku prohlížeče contacts.google.com.

Tvorba skupiny krok za krokem:

1. Otevřete Kontakty Google: Jak jsme popsali výše.
2. Vyberte možnost “Vytvořit štítek”: V levém menu najdete možnost “Vytvořit štítek” (v novějších verzích Gmailu se může jmenovat i “Nová skupina”). Klikněte na ni.
3. Zadejte název skupiny: V zobrazeném okně zadejte název vaší skupiny. Měl by být srozumitelný a výstižný, například “Tým Marketingu”, “Dobrovolníci – Praha” nebo “Rodina”.
4. Uložte název skupiny: Klikněte na tlačítko “Uložit”.

Přidávání kontaktů do skupiny:

Nyní, když máte vytvořenou skupinu, je čas ji naplnit kontakty:

1. Najděte kontakty: V Kontaktech Google vyhledejte kontakt, který chcete přidat do vaší nové skupiny.
2. Vyberte kontakt: Klikněte na kontakt, abyste zobrazili jeho detail.
3. Klikněte na ikonu se třemi tečkami: V detailu kontaktu hledejte ikonu se třemi svislými tečkami (možnosti). Klikněte na ni.
4. Vyberte “Spravovat štítky”: V rozbalovací nabídce vyberte možnost “Spravovat štítky”.
5. Zaškrtněte název vaší skupiny: Zobrazí se seznam všech vašich vytvořených skupin (štítků). Zaškrtněte políčko vedle názvu skupiny, do které chcete daný kontakt přidat.
6. Uložte změny: Klikněte na “Použít”.

Opakujte tyto kroky pro všechny kontakty, které chcete do skupiny přidat.

Používání skupin při psaní e-mailu:

Nyní to nejlepší! Když budete psát novou zprávu v Gmailu, stačí do pole “Komu:” začít psát název vaší skupiny. Gmail automaticky nabídne název skupiny jako možnost. Vyberte ji a všechny e-mailové adresy v ní obsažené se automaticky vyplní.

Tipy a triky pro pokročilé uživatele:

• Dynamické skupiny: Gmail neumí dynamické skupiny (např. na základě společného pole v profilu kontaktu). Pro složitější filtrování a správu kontaktů doporučujeme používat specializované CRM systémy.
• Sdílení skupin: Bohužel Gmail neumí sdílet skupiny s ostatními uživateli. Pokud potřebujete sdílet seznam kontaktů, musíte ho exportovat a poslat kolegům.
• Úprava skupiny: Chcete-li upravit název skupiny, nebo z ní odebrat kontakty, vraťte se do Kontaktů Google, klikněte na název skupiny a proveďte potřebné změny.

Závěrem:

Vytváření a správa skupin kontaktů v Gmailu je jednoduchý, ale mocný nástroj pro zlepšení vaší e-mailové komunikace. Vyzkoušejte si to sami a uvidíte, kolik času a energie ušetříte! Zapomeňte na složité hromadné korespondence a chaos v adresáři. S Gmailovými skupinami budete mít své kontakty vždy perfektně uspořádané a připravené k použití.