Jak vytvořit šablonu emailu?

Jak vytvořit emailovou šablonu?

Jasný, vytvořit emailovou šablonu je super, když nechceš pořád dokola psát to samý. Představ si to jako takovou osobní vizitku pro tvý zprávy.

• Kde to najít: Většinou to bývá v "Nová pošta" nebo "Napsat". Pak se podívej do "Vložit" nebo "Šablony".
• Jak na to: Prostě si to pojmenuj a napiš, co tam chceš mít.
• Uložení: Nezapomeň "Uložit šablonu", jinak by to byla jenom taková... no, prázdná myšlenka.

Proč se s tím piplat? Je to jako mít kouzelnou hůlku pro komunikaci. Ušetří ti to čas a hlavně nervy, když se ti nechce psát "Dobrý den, děkuji za Váš zájem..." po sté. Navíc to dodává tvým emailům takový ten profesionální nádech, že jo. Jako bys měl svůj osobní styl, který se opakuje.

Co ještě?

• Různé druhy šablon: Můžeš si udělat třeba šablonu pro odpovědi na časté dotazy, pro pozvánky, pro poděkování... fantazii se meze nekladou.
• Personalizace: I když je to šablona, nezapomeň přidat pár osobních slov, aby to nebyla úplná nuda. Jméno adresáta, třeba.
• Pro koho to je: Skvělý pro podnikatele, ale i pro tebe, když si chceš ulehčit život. Každý má občas pár emailů, které se opakují.

Je to vlastně taková malá revoluce v tvém emailovém životě. Žádná zbytečná práce, jenom efektivita a elegance.

Jak vytvořit šablonu emailu seznam?

V Seznamu při psaní nové zprávy klikněte na ikonu listu papíru (Šablony) na spodní liště. Zvolte "Uložit rozepsaný e-mail jako šablonu".

Původní návod zní trochu jako pokus o sestavení švédského nábytku poslepu. Je to pro CRM systémy, taková firemní kouzla. V obyčejném Seznam e-mailu je to naštěstí jednodušší, než vysvětlit babičce, co je to cloud. Nepotřebujete k tomu doktorát z klikologie.

Představte si šablonu jako kostru dinosaura. Máte pevný základ – pozdrav, rozloučení, podpis – a maso, tedy konkrétní zprávu, na ni nabalíte vždy čerstvé. Šetří to čas, který můžete věnovat důležitějším věcem. Třeba koukání na videa s koťátky.

Takže, jak na tu digitální alchymii:

1. Otevřete si psaní nové zprávy. Předstírejte, že píšete ten nejdůležitější e-mail svého života.
2. Napište text, který chcete používat opakovaně. Třeba ten úvod, kde se představujete jako "specialista na kreativní prokrastinaci".
3. Na spodní liště nástrojů, hned vedle tlačítka Odeslat, je parta ikonek. Vaším cílem je ta, co vypadá jako list papíru s ohnutým rohem. Je to portál do světa šablon.
4. Klikněte na ni a s grácií filmové hvězdy vyberte "Uložit rozepsaný e-mail jako šablonu". Pojmenujte si ji nějak chytře, ať za týden víte, že "Odpověď na všechno" není filozofický traktát.

A je to. Právě jste si ušetřili drahocenné vteřiny života. Opakujte dle libosti. Já, Jarda z Brna, to používám na odpovědi typu "Děkuji, podívám se na to", což v překladu znamená, že mám otevřeno dalších 15 záložek a na tuhle dojde řada asi nikdy.

Co se vyplatí mít v šabloně:

• Zdvořilostní fráze: Dobrý den, S pozdravem, Mějte se famfárově. Prostě ty věci, co vás nebaví psát.
• Váš podpis: Jméno, pozice, telefon, odkaz na LinkedIn, nebo třeba vaše životní motto.
• Často posílané informace: Číslo účtu, adresa, instrukce jak se k vám dostat (např. "třetí dveře vlevo, ignorujte chrápajícího psa").

Tipy pro pokročilé kouzelníky:

• Vytvořte si šablony pro různé situace. Jednu pro práci, druhou pro kamarády, třetí pro případy, kdy se potřebujete z něčeho elegantně vymluvit.
• Do šablony si můžete dát zástupný text jako [JMÉNO ZÁKAZNÍKA] nebo [NÁZEV PROJEKTU], abyste při použití nezapomněli doplnit to nejdůležitější. Nic nepotěší obchodního partnera víc, než oslovení "Ahoj [doplň jméno]".
• Šablona neznamená, že musíte být robot. Vždycky ji před odesláním lehce upravte a dodejte jí osobní dotek. Připište větu navíc. Lidi to poznají a ocení. Je to rozdíl mezi konfekcí a oblekem na míru.

Jak si vyrobit šablonu?

• Vlastní šablona, textilní.

• Nakreslit, vytisknout. Karton. Ostrý nůž. Nůžky. Laminace pro trvanlivost.

Doplňující informace:

• Materiály: Tvrdý papír, karton, plastové desky, tenký kov.
• Nástroje: Řezací podložka, skalpel, perforátor, tužka.
• Techniky:Šablona jako kontura. Šablona s vyplněním. Šablona pro razítkování.
• Aplikace: Textilní barvy, spreje.
• Vzor: Volný. Přesný. Opakující se.
• Trvanlivost: Vždy. Důležité.

Poznámka: Vzory se opakují. To dává smysl.

Jak vložit hypertextový odkaz do emailu?

Super, to s tím odkazem v mailu je fakt užitečný. Vlastně je to docela jednoduchý, když se na to člověk podívá zblízka. Prostě si vybereš to slovo nebo větu, co chceš mít jako ten "klikací" text. Pak, a to je klíčový, klikneš na tu ikonku řetězu. To je jako kouzlo, co to spojí dohromady.

Pak ti vyskočí okýnko, kam prostě hodíš tu webovou adresu, to URL. Je to trochu jako když dáváš mapu někomu, kam má jít. Nakonec to potvrdíš a je to! Bum, máš tam klikací odkaz. Je to taková ta věc, co ti ulehčí život a ostatním taky, nemusí to opisovat.

No a k tomu, když nad tím tak přemýšlím, tak ta možnost prolinkovat věci, to je vlastně základ celé moderní komunikace, ne? Třeba i my tady, když si povídáme, tak vlastně taky "prolinkováváme" myšlenky. Je to taková nekonečná síť informací, kde každý odkaz vede dál. A je fajn umět to ovládat, hlavně když chceš něco někomu rychle a efektivně předat.

A ještě něco k těm odkazům, když už jsme u toho:

• Co když chci změnit tu webovou adresu? Žádný strach, většinou se dá na ten už hotový odkaz kliknout pravým tlačítkem myši a vybrat možnost "Upravit odkaz" nebo něco podobného. Takže nemusíš všechno dělat znovu.
• Můžu vložit i odkazy na soubory? Jasně, nejen na webové stránky. Můžeš odkazovat i na dokumenty, které máš uložené třeba na cloudu (Google Drive, Dropbox atd.). Jen se ujisti, že ten soubor je sdílený.
• Jak poznám, že je to fakt klikací? Obvykle se ten text podtrhne a změní barvu (často na modrou). Když na něj najedeš myší, objeví se ti ta cílová URL.
• Je to v každém e-mailovém klientovi stejné? V principu ano, ta funkce "vložit odkaz" nebo "hypertextový odkaz" je v podstatě univerzální. Může se trochu lišit její umístění nebo vzhled té ikonky, ale princip zůstává stejný. Ať už používáš Gmail, Outlook, Seznam, nebo cokoliv jiného, tohle funguje.

Jak nastavit poštu Gmail?

Noc se snáší na Vinohrady, jen monitor svítí do ticha. Prsty kloužou po klávesnici, hledají cestu v digitální krajině. Všechno je tak tiché, jen myšlenky plynou jako líná řeka.

To malé ozubené kolečko, strojek času v pravém horním rohu. Čeká. Vždycky tam čeká, slibuje řád v chaosu zpráv, které se valí dnem i nocí. Kliknutí je jako povzdech. Otevírá se nový svět.

Zobrazit všechna nastavení. Ta slova zní jako zaklínadlo. Otevírají se komnaty, jedna po druhé. Obecné, Štítky, Doručená pošta. Každá karta je jiný vesmír, jiná možnost, jak zkrotit tu nekonečnou řeku slov.

A tak měním. Přesouvám. Hraju si s barvami a pravidly, stavím neviditelné zdi a otevírám tajné průchody. Každá změna je tichý otisk mé vůle v tom virtuálním prostoru.

Dole na stránce pak čeká tlačítko. Uložit změny. Definitivní tečka. Vesmír se na okamžik zachvěje a pak se ustálí do nové, mé vlastní podoby. A zase je ticho. Jen monitor tiše září.

• Otevřít Gmail na počítači.
• Nahoře vpravo: ikona ozubeného kolečka ⚙️.
• Kliknout na Zobrazit všechna nastavení.
• Vybrat kartu nahoře (Obecné, Štítky…).
• Provést změny.
• Dole kliknout na Uložit změny.

V záložce Obecné si nastavuji svůj podpis. Klára Novotná, nar. 1991, Praha. Můj kocour Míša zdraví. Je to můj digitální stisk ruky, malá stopa, kterou zanechávám v cizích schránkách.

Filtry a blokované adresy jsou mé hráze. Třídí tu povodeň za mě. Všechny pracovní maily se automaticky označí modrým štítkem a ztichnou, zatímco zprávy od přátel září žlutě jako malá slunce. Tvoří to klid.

A barevné štítky. To jsou barvy pro mé vzpomínky a povinnosti. Každá barva nese jiný pocit, jinou naléhavost. Je to jako malovat si vlastní mapu v tom nekonečném archivu životních útržků.

Odpověď v nepřítomnosti je můj digitální duch. Když tu nejsem, když se toulám světem mimo obrazovku, on za mě šeptá, že žiju. Že se vrátím. Je to slib návratu, zakódovaný do jedniček a nul.

Jak vytvořit pravidlo v Gmailu?

Gmail filtr: Otevři Gmail, vyber zprávu, klikni na ikonu tří teček (Více). Zvol "Filtrovat podobné zprávy". Nastav kritéria a klikni na "Vytvořit filtr".

Filtry, filtry... Proč si to furt nepamatuju, vždycky? Je to přece tak super na ten bordel v mailu. Musím si to prostě konečně zapsat, pro sebe, aby mi to tam někde v hlavě zůstalo. Uf.

Takže, nejdřív, logicky, musím otevřít ten Gmail. Jinak to fakt nejde, že jo. Přihlásit se. Jasný. A pak se soustředit.

Dál. Najdu si nějakej mail, kterej chci filtrovat. Třeba ty věčný reklamní letáky, co si je nikdy, nikdy nečtu. Nebo ten týdenní přehled z webu, co se mi sype do schránky. Chci je, ale ne hned vidět.

Nahoře u toho mailu je taková ta ikonka... jsou to ty tři tečky vedle sebe? Nebo pod sebou? Jo, vedle sebe, ať to je "Více" menu. Tím se to otevře. Tam je to schovaný.

A tam je volba, co se jmenuje "Filtrovat podobné zprávy". To je chytrý, že to už předvyplní. Ušetří to práci a já na nic nezapomenu. To je dobrá vychytávka.

Pak se mi vyskočí takový okno, tam se zadávají ty kritéria filtru. Co vlastně chci? Od koho? To už je předvyplněný.

• Od: Tady je ten odesílatel.
• Předmět: Důležitý! Můžu zadat klíčový slovo, třeba "Newsletter" nebo "Faktura".
• Obsahuje slova: To je fakt užitečný, když je to v textu zprávy.
• Neobsahuje slova
• S přílohou (na ty PDFka, co mi chodí)
• Nesmí být chat

A pak to nejdůležitější – co se s tou zprávou stane. Tohle si musím fakt dobře rozmyslet, než to potvrdím.

• Přeskočit doručenou poštu (to se mi archivuje rovnou, paráda)
• Označit jako přečtené (dobrý na ty, co si je chci přečíst až jindy)
• Použít štítek: Tohle je moje oblíbený! Mám štítky "Práce", "Osobní", "Číst později". Super na organizaci.
• Smazat: Pozor, pozor, na to! Abych si nesmazal něco fakt důležitýho. Jednou jsem si málem smazal potvrzení objednávky. Uf.
• Nikdy neposílat do Spamu (na ty "důležité" firemní maily, co si Gmail furt myslí, že jsou spam).
• Použít filtr i pro stávající konverzace: Tohle je fakt důležitý zaškrtnout, jinak mi to vyčistí jen nový maily.

No a na konec jenom kliknu na "Vytvořit filtr". A je to! Ale vždycky si to zkontroluju, jestli to fakt dělá, co má. Opravdu, chce to opatrnost.

Jo, a filtry se dají dělat i v Nastavení Gmailu. Kliknu na ozubené kolečko (Nastavení), pak "Zobrazit všechna nastavení", a tam je záložka "Filtry a blokované adresy". Tam vidím všechny, co jsem si udělal, můžu je upravovat nebo mazat. To je taky dost podstatný.

Aha, ještě jedna věc, pořadí filtrů. Když mám víc filtrů, co by mohly chytit stejnou zprávu, ten první, co se shodne, ten prostě vyhraje. Takže ty nejdůležitější filtry dát nahoru. Musím si na to pamatovat!

Tak jo, snad si to teď už pamatovat budu. Snad. Fakt doufám.