Jak vytvořit vlastní složku v emailu?

Ovládněte svůj e-mail: Vytvořte si promyšlený systém složek a získejte kontrolu nad svou inbox

Utopení v moři e-mailů? Trávíte cenný čas hledáním důležitých zpráv? Vytvoření vlastního systému složek je klíčem k efektivnímu řízení vaší e-mailové komunikace a k získání zpět kontroly nad vaší inbox. I když je základní postup poměrně jednoduchý, pojďme se podívat na to, jak si vytvořit vlastní systém složek, který bude skutečně fungovat pro vás.

Základní postup pro vytvoření složky ve většině e-mailových klientů, jako je Gmail, Outlook, Seznam Email, a další, je v podstatě stejný:

1. Najděte svůj účet v seznamu složek: Obvykle se jedná o vaše jméno nebo e-mailovou adresu.
2. Kouzelné pravé tlačítko: Klikněte pravým tlačítkem myši na svůj účet. Tím se otevře kontextové menu.
3. Hledání složky: V kontextovém menu hledejte možnost “Nová složka”, “Vytvořit složku” nebo podobnou variantu.
4. Doručená pošta jako základ: Alternativně můžete kliknout pravým tlačítkem přímo na složku “Doručená pošta” a vytvořit podsložku uvnitř ní. To je užitečné pro vytváření struktur podobných stromu.
5. Pojmenujte svůj výtvor: Zadejte název pro vaši novou složku. Buďte kreativní, ale zároveň praktičtí!
6. Potvrďte: Stiskněte klávesu Enter nebo klikněte na tlačítko “OK” pro potvrzení.

Ale samotné vytvoření složky nestačí. Klíčem k úspěchu je promyšlený systém! Zde je pár tipů a triků, které vám pomohou vytvořit efektivní strukturu:

• Zamyslete se nad svými potřebami: Co nejčastěji hledáte ve své inbox? Jaké typy e-mailů dostáváte pravidelně? Na základě toho si naplánujte strukturu složek.
• Hierarchie složek: Nebojte se vytvářet složky vnořené do sebe. Například: “Projekty” -> “Projekt A” -> “Komunikace” a “Dokumenty”.
• Klíčová slova: Používejte jasné a stručné názvy složek. Pomůže vám to snadno najít, co hledáte.
• Pravidla a filtry: Automatizujte třídění e-mailů pomocí pravidel a filtrů. Většina e-mailových klientů umožňuje automaticky přesouvat příchozí zprávy do konkrétních složek na základě odesílatele, předmětu nebo obsahu.
• Archivace: Vytvořte si složku “Archiv” pro staré e-maily, které už aktivně nepotřebujete, ale chcete si je ponechat.
• Pravidelné čištění: Jednou za čas projděte své složky a promažte zprávy, které už nepotřebujete. Udržujte si pořádek!
• Barevné kódování: Některé e-mailové klienty umožňují barevné kódování složek. Využijte toho pro vizuální usnadnění orientace.
• Používejte složky s rozvahou: Není nutné vytvářet složku pro každou maličkost. Zaměřte se na klíčové kategorie.
• Buďte konzistentní: Dodržujte svůj systém a pravidelně tříděte příchozí e-maily.

Proč je to důležité?

• Úspora času: Najdete to, co potřebujete, rychle a snadno.
• Zvýšení produktivity: Eliminace nepořádku vede ke zlepšení soustředění a efektivity.
• Snižování stresu: Uklizená inbox znamená uklizenou mysl.
• Lepší organizace projektů: Mějte všechny e-maily týkající se konkrétního projektu na jednom místě.

Vytvoření promyšleného systému složek ve vaší inbox je investice do vaší produktivity a duševní pohody. Experimentujte, najděte si styl, který vám vyhovuje, a ovládněte svou e-mailovou komunikaci!