Jak zjistit velikost mailu Outlook?

Jak zjistit velikost vaší poštovní schránky v Outlooku – detailní průvodce a triky

Outlook je pro mnoho z nás nezbytným nástrojem pro komunikaci a organizaci. Ať už jej používáte pro pracovní účely nebo pro osobní komunikaci, je důležité mít přehled o velikosti vaší poštovní schránky. Zvlášť pokud pracujete s velkým množstvím příloh nebo se blížíte k limitu, který poskytuje váš poskytovatel emailových služeb.

Běžný postup, jak zjistit velikost celé poštovní schránky v Outlooku, je poměrně jednoduchý a najdete ho popsaný na mnoha místech. My se ale podíváme nejen na to, ale i na další užitečné informace a triky, které vám pomohou mít velikost vaší schránky pod kontrolou.

Základní postup pro zjištění velikosti poštovní schránky (a jednotlivých složek):

1. Otevřete Outlook a vyberte účet: Ujistěte se, že jste v zobrazení Pošta (v levém dolním rohu Outlooku byste měli mít ikonku obálky). V levém panelu uvidíte seznam svých emailových účtů. Klikněte na ten, jehož velikost chcete zjistit.
2. Záložka Složka a Vlastnosti složky: V horní liště klikněte na záložku Složka. Pokud ji nevidíte, ujistěte se, že máte vybraný správný účet v levém panelu. Poté klikněte na možnost Vlastnosti složky.
3. Velikost složky: V nově otevřeném okně Vlastnosti složky klikněte na tlačítko Velikost složky.
4. Přehled velikostí: Otevře se okno s podrobným přehledem velikostí. Uvidíte zde dvě tabulky:
   • Velikost složky: Zobrazuje velikost vybrané složky (např. Doručená pošta) a všech jejích podsložek.
   • Velikost složky na serveru: Zobrazuje velikost dané složky a jejích podsložek na emailovém serveru. Tato hodnota je důležitá, pokud pracujete s IMAP účtem, protože určuje, kolik místa zabíráte na serveru poskytovatele.

Co dál? Analýza a optimalizace:

Nyní, když znáte velikost vaší schránky, je čas provést analýzu a případně optimalizovat její využití.

• Které složky zabírají nejvíce místa? Podívejte se, kde je nejvíce uložených dat. Často to bývají složky s přílohami (Doručená pošta, Odeslaná pošta, archivy).
• Projděte si složky s velkým objemem dat: Odstraňte nepotřebné zprávy, zejména ty s velkými přílohami.
• Archivujte staré zprávy: Pokud nechcete zprávy mazat, archivujte je. Archivované zprávy se přesunou do samostatného souboru (obvykle .pst), který můžete uložit na lokální disk a uvolnit tak místo v poštovní schránce. Outlook nabízí automatickou archivaci, kterou si můžete nastavit dle svých potřeb.
• Komprimujte Outlook data: Outlook data se časem fragmentují a zabírají více místa, než by měly. Pravidelná komprimace databáze může pomoci uvolnit cenný prostor. Tuto možnost najdete v Soubor > Informace > Nastavení účtu > Nastavení účtu > Datové soubory. Vyberte svůj účet a klikněte na Komprimovat.
• Odstraňte nepotřebné přílohy: Outlook umožňuje extrahovat přílohy a uložit je zvlášť na disk. Po uložení můžete přílohu z emailu smazat a zmenšit tak jeho velikost.
• Zvažte cloudové úložiště pro přílohy: Místo přikládání velkých souborů k emailům, je uložte na cloudové úložiště (např. OneDrive, Dropbox, Google Drive) a pošlete odkaz na soubor.

Tipy a triky pro pokročilé uživatele:

• Použijte filtry pro automatické třídění a mazání: Nastavte si filtry, které automaticky třídí příchozí zprávy do složek. Můžete také nastavit filtry pro automatické mazání reklamních emailů nebo newsletterů.
• Pravidelně zálohujte svůj .pst soubor: Pro případ havárie nebo smazání dat je důležité mít zálohu.
• Používejte Outlook Web App pro přístup k poště na cestách: Pokud nepotřebujete přístup k archivu uloženému v .pst souboru, používejte Outlook Web App pro mobilní zařízení a uvolněte tak místo v lokální instalaci Outlooku.

Závěrem:

Správa velikosti vaší poštovní schránky v Outlooku je důležitá pro zajištění plynulého chodu emailové komunikace a uvolnění místa na serveru. S pomocí tohoto detailního průvodce a tipů budete mít velikost své schránky pod kontrolou a optimalizujete její využití. Nezapomeňte, že pravidelná údržba a správné nastavení Outlooku vám usnadní práci a zabrání problémům s nedostatkem místa.

#Outlook Mail #Outlook Tipy #Velikost Mailu