Co musí obsahovat výdajový pokladní doklad?

Výdajový pokladní doklad: Co nesmí chybět?

Výdajový pokladní doklad (dále jen VPD) je pro každou firmu, ať už plátce DPH či nikoliv, klíčovým dokumentem pro evidenci hotovostních výdajů. Jeho správné vyplnění je nezbytné pro bezproblémovou účetní uzávěrku a v případě kontrolních akcí zabrání zbytečným komplikacím. Přesto se v praxi často objevují chyby, které mohou vést k nepříjemnostem. Pojďme si proto detailně rozebrat, jaké informace VPD musí obsahovat.

Základní údaje – bez nich se neobejdete:

• Označení druhu dokladu: Jasně a srozumitelně uvedený název “Výdajový pokladní doklad” je nezbytný. Žádné zkratky ani nejasné formulace.
• Datum vystavení: Přesné datum vystavení VPD ve formátu den.měsíc.rok (např. 27.10.2023). Tento údaj je stěžejní pro časovou vazbu výdaje.
• Údaje o firmě: Zde patří kompletní název firmy, IČO, adresa sídla a DIČ (pokud je firma plátcem DPH). Kompletní a správné údaje jsou nezbytné pro jednoznačnou identifikaci plátce.
• Popis výdaje: Stručný a výstižný popis toho, za co byly peníze vydány. Například “Koupě kancelářských potřeb”, “Platba za dopravu”, “Úhrada faktury č. XY”. Obecné formulace typu “Ostatní výdaje” jsou nedostačující a ztěžují následnou kontrolu.

Údaje závislé na typu subjektu:

• Plátci DPH: Kromě výše uvedených bodů musí VPD obsahovat:

  • Cena bez DPH: Číselně.
  • Sazba DPH: V procentech (např. 21%).
  • Částka DPH: Číselně.
  • Celková cena včetně DPH: Číselně i slovy (např. “250 Kč – dvěstěpadesát korun”).

• Ne-plátci DPH: Zde se uvádí pouze:

  • Celková cena: Číselně i slovy.

Další doporučení pro bezproblémové vyplnění VPD:

• Čitelné písmo: VPD musí být čitelné a srozumitelné.
• Originální podpis: Doklad by měl být podepsán oprávněnou osobou.
• Evidenční číslo: Pro interní potřebu firmy je vhodné vést evidenční číslo VPD.
• Přílohy: V případě potřeby je možné k VPD přiložit doklad o nákupu (fakturu, účtenku).

Správně vyplněný VPD je zárukou správné evidence hotovostních výdajů a eliminuje riziko problémů při kontrolách. Nedbalost v tomto ohledu může vést k nepříjemnostem s finanční správou a zbytečné administrativní zátěži. Proto věnujte vyplňování VPD patřičnou pozornost.

#Pokladní Doklad #Účtenka #Výdajový Doklad