Co nesmí chybet na faktuře?

Co nesmí chybět na faktuře, abyste se vyhnuli problémům?

V dnešní době, kdy se elektronické fakturace stává standardem, je snadné podcenit důležitost správně vyplněné faktury. Přestože se zdá, že jde o pouhý formalismus, správná faktura je klíčem k hladkému obchodnímu styku a vyvarování se zbytečných sporů a finančních ztrát. Co tedy nesmí na faktuře chybět? Zaměříme se nejen na základní náležitosti, ale i na detaily, které často způsobují komplikace.

Základní, nezbytné náležitosti:

• Identifikační údaje vystavitele: Jméno a příjmení (popř. název firmy), IČO, DIČ (pokud je plátcem DPH), adresa, telefonní číslo a případně i e-mailová adresa. Nesprávně uvedené údaje mohou vést k problémům s identifikací a následným platebním potížím. Důležité je, aby údaje odpovídaly údajům v obchodním rejstříku nebo živnostenském rejstříku.

• Identifikační údaje odběratele: Stejně jako u vystavitele, i zde je důležité uvést přesné jméno a příjmení (popř. název firmy), IČO, DIČ (pokud je plátcem DPH) a adresu. Nesprávná adresa může zkomplikovat doručení faktury a následně i uplatnění pohledávky.

• Číslo faktury a datum vystavení: Každá faktura musí mít unikátní číslo a datum vystavení. Toto je klíčové pro identifikaci a archivaci faktur. Pro účely DPH je důležité, aby datum vystavení odpovídalo datu zdanitelného plnění.

• Datum uskutečnění zdanitelného plnění: Zde se uvádí datum, kdy došlo k dodání zboží nebo poskytnutí služby. Tento údaj je klíčový pro správné určení daňového období a je nezbytný pro plátce DPH. Pokud se datum vystavení a datum zdanitelného plnění liší, je nutné to jasně zdůraznit.

• Vymezení dodaného zboží nebo služby: Tento bod by měl být co nejdetailnější a jednoznačný. Pouze obecný popis může vést k nedorozuměním. U zboží je nutné uvést název, množství, jednotku a případně i další specifické údaje (např. číslo šarže). U služeb je potřeba popsat poskytnutou službu co nejpřesněji, včetně případných specifických parametrů.

• Cena za jednotku, množství a celková cena: Cena za jednotku, celkové množství a výsledná celková cena musí být jasně a srozumitelně uvedeny. Nesrovnalosti v těchto údajích mohou vést k sporům a reklamacím.

• Sazba DPH a výše DPH: Pokud je vystavitel plátcem DPH, musí být na faktuře uvedena sazba DPH a vypočtená výše DPH. Nesprávně uvedená sazba DPH může vést k finančním sankcím.

• Platební podmínky: Jasně definované platební podmínky (splatnost, způsob platby) zabrání nedorozuměním ohledně termínu splatnosti.

Důležité detaily, které se často opomíjejí:

• Specifické identifikátory: V některých případech je nutné uvést specifické identifikátory, např. číslo objednávky.

• Možnost reklamace: Uvedení informací o možnosti reklamace a způsobu postupu při reklamaci je důležité pro transparentnost a fair play.

Závěr:

Správně vyplněná faktura je nezbytnou součástí každého obchodního vztahu. Důkladná kontrola všech výše uvedených bodů před jejím odesláním ušetří čas, peníze a zamezí mnoha zbytečným problémům. V případě pochybností je vždy nejlepší konzultovat s daňovým poradcem.