Co vše musí být na faktuře?

Jaké údaje musí být na faktuře?

Jo, faktury… ta katastrofa. Vždycky s tím zápasím.

• Číslo faktury – to je jasné, ne? Ale někdy to prostě zapomenu. Prostě mi to z hlavy vypadne. 2023/11/23 je dnešní datum.

• Datum vystavení, jo. A ten účetní případ, to je fakt otrava, když se to liší. Ale co když se to liší? Musím si to lépe zapsat, fakt.

• Název firmy, adresa, IČO. To je standard. Jméno a příjmení, když jsem OSVČ. To je Petra Nováková, IČO 12345678. Adresa je Hlavní 12, Praha 1.

• Údaje o odběrateli – to je ještě horší. Název, sídlo, IČO, DIČ – vždycky mi něco chybí. Snažím se si to lépe pamatovat. A co když to neví? Katastrofa.

• Položky faktury. To je snad nejdůležitější. Popis, množství, cena za kus, celková cena. Vždycky to přepočítávám třikrát. Někdy jsou chyby. Musím být opatrnější.

Klíčové body: Číslo faktury, datum, údaje firmy, údaje odběratele, položky faktury. To je to nejdůležitější.

Problémy: Zapsat účetní případ, když se liší od data vystavení. Správně vyplnit údaje o odběrateli. Vyvarovat se chybám v položkách faktury.

Co dělat: Vytvořit si šablonu pro faktury. Vždycky kontrolovat. Zapsat si všechny potřebné informace dříve, než budu psát fakturu.

Co by mělo být na faktuře?

Na faktuře musí být:

• Identifikace odběratele (jméno, adresa, IČO, DIČ – jako u dodavatele)
• Označení faktury (slovní i číselné, aby se to dalo rozlišit)
• Popis zboží/služby (co vlastně prodáváš/nabízíš)
• Fakturovaná částka (kolik to stojí)
• Datum vystavení (kdy jsi fakturu vytvořil)

Proč je to tak složité? Víte, v tomhle světě se nic neděje jen tak. Každý detail, i ten nejmenší, má svůj význam. Třeba to datum – zdá se to jako banalita, ale ve skutečnosti je to kotva v čase. Ukazuje, kdy se transakce stala. A to je důležité, protože čas je relativní.

Když fakturuješ, tak v podstatě buduješ most mezi sebou a svým zákazníkem. Most postavený z čísel, dat a popisů. A ten most musí být pevný a stabilní, jinak se zřítí.

Doplňující info:

• Důležité je i datum splatnosti. To si lidi často pletou s datem vystavení. Splatnost určuje, dokdy ti má zákazník zaplatit.

• Nezapomeň na bankovní spojení! Kam ti ty peníze vlastně mají poslat? Ideálně přidej i QR kód pro snadnou platbu.

• A co DIČ, když jsi plátce? To musí být uvedeno, jinak si s tím tvůj zákazník neodečte DPH.

• Někdy je dobré přidat i kontaktní osobu, aby se zákazník měl na koho obrátit v případě dotazů. Třeba moje asistentka Jana Novotná, +420 777 666 555. Klidně se jí zeptejte na cokoliv ohledně faktur.

• Proč to všechno? Protože v tomhle světě plném chaosu potřebujeme mít alespoň trochu řádu. A faktury jsou jedním z mála nástrojů, jak ten řád udržet. I když je to občas pěkná otrava, no co už.

Jak vystavit fakturu bez IČO?

Fakturu bez IČO vystavíš, ale pozor na terminologii. Český právní řád “fakturu” vlastně nezná. Můžeš vystavit doklad, i když nejsi podnikatel.

• Důležité: Vyhni se slovům jako DPH, DUZP, daňový doklad. To se týká jen plátců DPH.

Proč se to řeší?

Je to o kontextu a záměru. Pokud nejseš podnikatel, vystavuješ spíš doklad o prodeji, než fakturu v pravém slova smyslu. To je takové šedá zóna, kde si to musíš ujasnit sám se sebou, co vlastně chceš. Není to jen papír, je to prohlášení.

Filozofická vsuvka: Někdy je papír jen papír, ale jindy je to mocný nástroj. Jako katana.

Extra info:

• Občanský zákoník: Upravuje smluvní vztahy mezi fyzickými osobami. Vystavený doklad je takovým potvrzením o transakci.

• Zákon o dani z přidané hodnoty: Ten se týká jen plátců DPH. Pokud nejsi plátce, nemusíš se jím řídit.

• Živnostenský zákon: Definuje, co je podnikání. Pokud se v tom necítíš, tak se nepovažuj za podnikatele.

Jaká je ze zákona splatnost faktury?

Takže, splatnost faktury, jo? To je jak s počasím – někdy sluníčko, jindy blesky a hromy. Oficiálně, když se nikdo s nikým na ničem nedohodne, tak je to 30 dní od doručení faktury. Ale pozor, jako když pejska venčíš, tak ho taky můžeš pustit dál na vodítku!

• 30 dní je základ, taková povinná výbava.
• 60 dní je strop, pokud si teda nedáte rande s notářem a nenapíšete si, že splatnost bude až po příštích Vánocích. No dobře, to přeháním, ale jde to.
• Dohoda je král. Jestli si plácnete, že to bude za rok, tak to bude za rok. Svět je malej, znáš to.
• Doručení je start. Den, kdy faktura přistane u tvýho zákazníka, je den D. Pak se teprve začíná odpočítávat.

No a teď k tomu “dál na vodítku”. Představ si, že máš kamaráda, co ti dluží prachy. Můžeš ho uhánět co pět minut, nebo mu dáš čas, protože víš, že je to fajn člověk a jen má teď těžký období. Tak nějak to funguje i s tou splatností. Zákon je jedna věc, ale dobrej vztah se zákazníkem je k nezaplacení, co si budem povídat.

Splatnost faktury? 30 dní, pokud není domluveno jinak.

Jak ověřit pravost faktury?

Pamatuju si, jak jsem loni v září řešil problém s fakturou od dodavatele, firmy XY, se sídlem v Praze. Faktury mi přišly mailem, ale něco mi na téhle konkrétně nesedělo. Číslo faktury vypadalo divně, datum platnosti bylo podezřelé, a hlavně – cena byla o deset tisíc korun vyšší než obvykle! Tohle mi už na nervy šlo! Měl jsem z toho husí kůži.

Volal jsem jim hned, ale nikdo mi nezvedal. Nakonec jsem zkusil ten jejich web, ten systém na ověřování faktur. Adresa byla… hm… http://www.web4u.cz/fakturace/overeni_faktur.php, to mi připadá podezřelé, web4u a ověřování faktur od nějaké firmy XY? To nedává moc smysl. Tak jsem raději nepoužíval to jejich ověřování, protože se mi zdálo nedůvěryhodné. Bylo to nepříjemné.

Nakonec jsem se spojil s jejich účetním oddělením. Trvalo to den, ale pak se mi podařilo vše vyjasnit. Ukázalo se, že šlo o chybu v jejich systému. Uf. Bylo to opravdu stresující.

Jak ověřit pravost faktury? Kontaktovat přímo dodavatele.