Jak napsat oficiální stížnost?

Jak napsat účinnou oficiální stížnost

Podání oficiální stížnosti může být nepříjemné, ale správný postup vám může pomoci dosáhnout spravedlivého řešení. Nejde jen o vyjádření nesouhlasu, ale o podání strukturované a přesvědčivé žádosti o nápravu. Tento článek vám poskytne návod, jak napsat stížnost, která bude brána vážně.

1. Kdo je adresátem?

Nejdříve si určete, komu stížnost adresujete. Je to konkrétní osoba, oddělení, či instituce? Získejte přesné kontaktní údaje včetně jména, funkce a adresy. Nesprávná adresa může vést k zbytečnému zdržení, či dokonce k tomu, že se vaše stížnost vůbec nedostane k určené osobě.

2. Co je předmětem stížnosti?

Jasně a stručně definujte problém. Vyhněte se emocím a soustřeďte se na fakta. Uveďte přesné datum a čas události, jména zúčastněných osob (pokud je to relevantní), a další relevantní informace. Čím konkrétnější budete, tím lépe.

3. Struktura stížnosti:

• Oslovení: Použijte formální oslovení, například “Vážený pane/paní…”, s uvedením jména a titulu adresáta, pokud je vám znám.
• Úvod: Stručně uveďte důvod stížnosti. Například: “Tímto dopisem si dovoluji podat stížnost na…”
• Hlavní část: Toto je nejdůležitější část. Popište situaci chronologicky a systematicky. Každý bod podpořte jasnými a ověřitelnými fakty. Používejte výčty a číslování pro přehlednost. Přiložte veškeré relevantní důkazy, jako jsou fotografie, e-maily, faktury, a další dokumenty.
• Závěr: Jasně vyjádřete, co od adresáta očekáváte. Chcete náhradu škody? Omluvu? Změnu postupu? Buďte konkrétní a realistický ve svých požadavcích.
• Závěrečné zdvořilé oslovení: Například “S pozdravem,”
• Podpis: Podepište se čitelně a uveďte své jméno, příjmení a kontaktní údaje (adresa, telefonní číslo, e-mail).
• Datum: Uveďte datum podání stížnosti.

4. Jazyk a styl:

Používejte formální a profesionální jazyk. Vyhýbejte se slangovým výrazům, vulgárnostem a emotivnímu vyjadřování. Důraz kladte na objektivitu a fakta. Udržujte stručný a srozumitelný styl.

5. Kopie stížnosti:

Uchovejte si kopii podané stížnosti pro vlastní potřebu.

Příklad:

Vážený pane Novák,

tímto dopisem si dovoluji podat stížnost na nekvalitní služby poskytnuté Vaší firmou dne 15.10.2023. Moje stížnost se týká následujících bodů:

1. Dodávka zboží byla opožděna o 7 dní bez předchozího upozornění.
2. Dodané zboží bylo poškozeno – přiložená fotografie dokumentuje poškození obalu.
3. Telefonické dotazy ohledně dodávky zůstaly bez odpovědi.

Žádám o náhradu škody v podobě vrácení peněz za poškozené zboží a kompenzaci za opožděnou dodávku. Své rozhodnutí očekávám do 14 dnů.

S pozdravem,

[Vaše jméno a kontaktní údaje]

Pamatujte, že účinná stížnost je profesionálně napsaná a poskytuje adresátovi veškeré relevantní informace potřebné k vyřešení problému. Dodržováním těchto kroků výrazně zvýšíte šanci na úspěšné vyřízení vaší stížnosti.