Jak napsat upomínku?

Jak napsat upomínku, která skutečně funguje: Vytvořte most, ne zeď

Napsání upomínky za nezaplacenou fakturu je často nepříjemné, ale nezbytné. Cílem není jen získat své peníze, ale ideálně i zachovat dobré vztahy s dlužníkem. Proto je důležité upomínku napsat promyšleně a efektivně. Zatímco mnohé návody se zaměřují na základní náležitosti, tento článek vám ukáže, jak se odlišit a dosáhnout úspěchu.

Klíčem je profesionalita a empatie:

Nebuďte agresivní ani výhružní. Pamatujte, že opožděná platba nemusí být vždy úmyslná. Může jít o administrativní chybu, zapomnění, nebo dokonce o dočasné finanční potíže dlužníka. Proto se snažte psát tónem, který je profesionální, ale zároveň chápavý a vstřícný.

Základní náležitosti upomínky (a jak je vylepšit):

Základní prvky úspěšné upomínky zahrnují:

• Číslo faktury: Nezbytné pro identifikaci dlužné částky.
  • Tip: Uveďte i název produktu/služby, které faktura pokrývá. Dlužník si tak lépe vybaví, o co šlo a sníží se riziko omylu.
• Částku dluhu: Ujistěte se, že je částka jasně definována.
  • Tip: Rozepište částku s DPH, bez DPH a celkovou sumu. Předejdete tím možným nedorozuměním.
• Původní datum splatnosti: Připomíná dlužníkovi, kdy měl platbu původně provést.
  • Tip: Zmiňte i den odeslání faktury. Dlužník tak má lepší kontext.
• Nový termín pro zaplacení: Určete jasný a realistický termín.
  • Tip: Buďte rozumní, ale ne příliš benevolentní. Stanovte termín, který je dostatečně krátký, aby motivoval k platbě, ale zároveň dává dlužníkovi reálný prostor pro provedení transakce.
• Kontaktní údaje: Uveďte jasné a funkční kontaktní údaje pro případné dotazy.
  • Tip: Zahrňte telefonní číslo, email a ideálně i kontaktní osobu. Ujistěte se, že jsou tyto kontakty pravidelně kontrolovány.
• Způsob platby: Znovu uveďte číslo bankovního účtu a variabilní symbol.
  • Tip: Přidejte QR kód pro snadnější platbu přes mobilní bankovnictví. To minimalizuje možnost chyby při zadávání údajů.

Co dále zahrnout pro efektivnější upomínku:

• Stručný úvod: Omluvte se za nutnost upomínky a zdvořile upozorněte na neuhrazenou fakturu. Například: “Rádi bychom Vás upozornili na neuhrazenou fakturu č. [číslo faktury].”
• Krátký popis situace: Stručně zopakujte, co bylo předmětem fakturace. Například: “Faktura se týká [název služby/produktu], které jsme Vám poskytli/dodali dne [datum].”
• Možné důvody opoždění platby (nabídněte alternativy): Dodejte, že chápete, že se mohlo něco stát, a nabídněte alternativní řešení, pokud má dlužník potíže s platbou. Například: “Chápeme, že se mohly vyskytnout nečekané okolnosti. Pokud máte s platbou potíže, neváhejte nás kontaktovat a můžeme se domluvit na splátkovém kalendáři.”
• Konsekvence neplacení (jemně): Dejte dlužníkovi na vědomí, jaké mohou být důsledky, pokud platba nebude provedena. Zmiňte například úroky z prodlení nebo možnost předání pohledávky inkasní agentuře, ale udržujte tón profesionální a nikoliv výhružný. Například: “V případě nezaplacení faktury budeme nuceni účtovat úroky z prodlení dle platných zákonů.”
• Závěr: Poděkujte za spolupráci a vyjádřete naději na brzké vyřešení situace. Například: “Děkujeme za spolupráci a věříme, že se nám podaří situaci co nejdříve vyřešit. V případě jakýchkoliv dotazů nás neváhejte kontaktovat.”

Formátování a jazyk:

• Používejte jasný a stručný jazyk: Vyhýbejte se složitým větám a právnickým kličkám.
• Používejte formální oslovení: Oslovte dlužníka jménem a titulem.
• Kontrolujte gramatiku a pravopis: Chyby mohou působit neprofesionálně.
• Používejte profesionální formátování: Zajistěte, aby upomínka vypadala čistě a přehledně.

Sledování a eskalace:

Po odeslání upomínky je důležité sledovat, zda byla platba provedena. Pokud ne, je nutné eskalovat proces a odeslat další upomínky (druhou, třetí), které budou důraznější, ale stále profesionální.

Závěrem:

Napsání efektivní upomínky vyžaduje kombinaci profesionality, empatie a jasného sdělení. Nejde jen o vymáhání dluhu, ale o budování a udržování dobrých obchodních vztahů. Dodržováním těchto tipů zvýšíte pravděpodobnost, že obdržíte své peníze včas a bez zbytečných komplikací.