Jak se představit, když mi někdo volá?

Telefonický první dojem: Umění se správně představit

Telefonní hovor je často prvním kontaktem s klientem, spolupracovníkem, nebo i s někým, koho neznáme. První dojem se dělá jen jednou a v případě telefonátu je to o to důležitější, protože chybí vizuální kontakt. Správné představení se proto stává klíčovým faktorem efektivní a příjemné komunikace. Jak na to?

Základní pravidlo zní: představí se ten, kdo zvedá telefon. Zdá se to triviální, ale překvapivě často se stává, že se volající představí až po zdvořilém “Haló?”. To však narušuje plynulost rozhovoru a může zanechat dojem neprofesionality.

Jaké informace by mělo vaše představení obsahovat?

Optimální představení je stručné a jasné, zahrnuje:

• Pozdrav: “Dobrý den,” nebo “Dobrý večer,” dle času. Formální “Dobrý den, pane/paní…” je vhodný pro obchodní hovory.
• Vaše jméno a příjmení: Umožňuje volajícímu identifikovat osobu, s níž hovoří. Je důležité mluvit zřetelně a pomalu, pokud je jméno neobvyklé.
• Vaše pracovní pozice/oddělení (volitelné): Tento detail pomáhá volajícímu rychle se zorientovat a zjistit, zda volá na správné místo. Vhodný je v profesionálním kontextu, v soukromí je to spíše na zvážení.

Příklady:

• Formální: “Dobrý den, jmenuji se Jana Nováková, marketingové oddělení.”
• Neformální: “Dobrý den, jsem Tomáš Novotný.”
• Méně formální, s kontextem: “Dobrý večer, Markéta Dvořáková, voláte ohledně inzerátu na bydlení?”

Na co si dát pozor:

• Hluk na pozadí: Snažte se eliminovat rušivé zvuky, které by mohly ztěžovat porozumění.
• Zřetelná výslovnost: Mluvte jasně a pomalu, abyste se vyhnuli nedorozuměním.
• Úsměv: I když volající vás nevidí, úsměv se projeví v tónu vašeho hlasu a zlepší celkový dojem.
• Nadměrná zdvořilost: Dlouhé a zbytečně zdvořilé formulace mohou působit nepřirozeně a zdržovat.

Správné představení je malá věc, která má velký dopad. Profesionální a stručné intro vám pomůže nastavit pozitivní tón celého hovoru a zanechá na volajícím dobrý dojem. Investice několika vteřin do správného představení se vám vyplatí v podobě efektivnější a příjemnější komunikace.