Jak se vyplňuje výdajový pokladní doklad?

Výdajový pokladní doklad: Stručný a srozumitelný návod k vyplnění

Výdajový pokladní doklad (VPD) je nezbytný doklad pro každou firmu, která provádí hotovostní platby. Jeho správné vyplnění je klíčové pro bezproblémovou evidenci a případnou daňovou kontrolu. Tento návod vám krok za krokem vysvětlí, jak VPD vyplnit a na co si dát pozor.

Před vyplněním: Ujistěte se, že máte po ruce všechny potřebné informace, jako je číslo faktury (pokud existuje), název a IČO dodavatele, datum platby a přesnou částku.

Postup vyplnění:

1. Označení, číslo a datum: Na začátku VPD uveďte jeho označení (např. “Výdajový pokladní doklad”), přidělené pořadové číslo (jedinečné pro každý doklad) a datum vystavení dokladu, které musí odpovídat dni uskutečnění platby. Číslování by mělo být průběžné a logické (např. od 1/2024).

2. Údaje o firmě: Zde vyplňte všechny potřebné identifikační údaje vaší firmy, včetně názvu, IČO, DIČ (pokud jste plátcem DPH) a adresy sídla. Tyto údaje by měly být shodné s údaji v obchodním rejstříku a daňových formulářích.

3. Údaje o platbě: Tato část je stěžejní. Zde je nutné uvést:

   • Účel platby: Stručně a výstižně popište, za co platba proběhla (např. “Úhrada faktury č. 123 za kancelářské potřeby”). Přesnost je zásadní pro snadnější orientaci v účetnictví.
   • Jméno a příjmení (nebo název) dodavatele: Uveďte přesný název nebo jméno a příjmení osoby, které platba směřovala. Přidejte i IČO dodavatele (pokud je k dispozici).
   • Cena bez DPH: Zde uveďte částku bez daně z přidané hodnoty.
   • Sazba DPH: Pokud jste plátcem DPH, uveďte příslušnou sazbu DPH (např. 21%, 15%, 10% nebo 0%). Pokud nejste plátcem DPH, toto pole vynechte nebo uveďte “neplatí”.
   • Výše DPH: Vypočtená částka DPH dle zvolené sazby.
   • Celková cena: Součet ceny bez DPH a výše DPH. Tato částka představuje celkovou uhrazenou sumu.

4. Potvrzení: VPD musí být podepsáno oprávněnou osobou s uvedením jejího jména a příjmení.

Důležité upozornění: VPD musí být vyplněn čitelně, bez oprav a škrtání. V případě chyby je nutné vystavený doklad stornovat a vystavit doklad nový. Dodržujte předepsaný formulář a veškeré platné právní předpisy. Nesprávně vyplněný VPD může vést k problémům při účetnictví a daňové kontrole.

Tento návod slouží jako obecné vodítko. Vždy je vhodné se řídit interními pokyny vaší firmy a aktuálními legislativními požadavky. V případě nejasností doporučujeme konzultaci s účetním nebo daňovým poradcem.