Jak účtovat fakturu?

Jak správně účtovat faktury: Vyhněte se nejčastějším chybám a maximalizujte přesnost

Účtování faktur se může na první pohled zdát jako rutinní záležitost, ale správný postup je klíčový pro udržení pořádku ve finančních záznamech a pro prevenci budoucích komplikací. V tomto článku se zaměříme na jednu z nejčastějších chyb, které se při účtování faktur vyskytují, a ukážeme si, jak se jí vyhnout.

Než se pustíme do detailů, je důležité si uvědomit, že účtování faktury závisí na konkrétní situaci, tedy na typu poskytované služby nebo dodávaného zboží. Nicméně, existuje jedno univerzální pravidlo, které byste si měli vštípit:

Na stranu DAL (dlužná strana) faktury vždy účtujte výnosový účet (řada 6xx) nebo výnosy příštích období. Nikdy neúčtujte přímo oproti majetku ani nákladový účet (např. 518) na stranu DAL. To je běžná chyba.

Proč je tato chyba tak zásadní?

Účtování nákladového účtu na stranu DAL narušuje základní princip podvojného účetnictví. V podstatě to znamená, že se vám snižují náklady bez odpovídajícího navýšení výnosů, což zkresluje finanční výsledky a může vést k nesprávným závěrům o hospodaření firmy.

Příklad nesprávného účtování:

Představme si, že jste poskytli reklamní služby a vystavili fakturu. Špatně by bylo účtovat:

• 311 (Odběratelé) MD / 518 (Služby) DAL

Proč je to špatně?

• Účet 518 je nákladový účet a jeho použití na straně DAL snižuje náklady, což neodpovídá realitě. Reklamní služby jste poskytli, a tím vám vznikl výnos.

Správný postup účtování:

Správné účtování by mělo vypadat následovně:

• 311 (Odběratelé) MD / 602 (Tržby z prodeje služeb) DAL

Proč je to správně?

• Účet 602 je výnosový účet a jeho použití na straně DAL správně zvyšuje výnosy společnosti, čímž odráží skutečnost, že jste poskytli reklamní služby.

Kdy použít výnosy příštích období?

Výnosy příštích období (řada 384) se používají v případě, že jste obdrželi platbu za služby nebo zboží, které budete poskytovat/dodávat až v budoucích obdobích. Tím se zajistí, že výnos bude zaúčtován až v období, kdy k němu skutečně dojde.

Shrnutí klíčových bodů:

• Vždy určete typ služby/zboží: To vám pomůže správně identifikovat odpovídající výnosový účet.
• DAL = VÝNOS: Pamatujte si, že na stranu DAL faktury patří výnosový účet (6xx) nebo výnosy příštích období (384).
• Vyvarujte se nákladových účtů na DAL: Toto je kritická chyba, která narušuje finanční záznamy.
• Pečlivá kontrola: Před zaúčtováním faktury si vždy zkontrolujte, zda je účtování správné.

Správné účtování faktur je základem pro přesné a transparentní finanční zprávy. Vyhněte se výše zmíněné chybě a zajistěte si, že vaše účetnictví bude v souladu s platnými předpisy a realitou podnikání. Pokud si nejste jisti správným postupem, neváhejte se obrátit na odborníka.