Co musí umět sekretářka?

Dovednosti sekretářky: co je nezbytné?

No jo, sekretářka… to je takovej mix dovedností, že až se mi z toho hlava točí. Mám s tím vlastní zkušenost, znáš to. Měly by umět fakt hodně.

Tak například, bez kultivovanýho projevu a schopnosti psát se v týhle práci neobejdeš, to je jasný. A ta obchodní korespondence, to je kapitola sama pro sebe.

Organizace práce? Nejen svý, ale i šéfovy? Au, to chce fakt nervy z oceli. A ten time-management, to je věčný boj s časem, mám to otestovaný, věř mi. Prioritizace? No to je vlastně to samý, akorát s větším stresem.

Reprezentativní vzhled a vystupování? Jasně, musíš vypadat, že máš všechno pod kontrolou, i když vnitřně panikaříš. Společenská pravidla? To je tanec mezi vejci. A ty jazyky? No aspoň základy, to je skoro vždycky potřeba.

Památuju si, když jsem dělala asistentku v jedný reklamce v Praze 10 (asi 2015, tehdy mi platili 22 000 hrubýho). Musela jsem ovládat fakticky všechno, od kafe až po složitý tabulky v Excelu. A ten stres, to byla jízda.

Jakou školu musí mít sekretářka?

Sekretářka? Střední škola? To je jako říkat, že k letu stačí jenom pár vlaštovek! Jasně, základní gramotnost a organizační talent se hodí. Ale v dnešním světě? To je málo!

• IT znalosti jsou nutností. Nejen Word a Excel, ale i ty “moderní” věci. Myslím, že moje teta Božena, která je sekretářkou u pana Nováka z firmy “Šroubky a Matice s.r.o.”, se prala s CRM systémem snad rok. To byl boj!

• Jazyky, jazyky, jazyky! Angličtina je základ. Ale němčina, španělština? To už je něco navíc, co otevírá dveře do světa. A co třeba ruština? Myslím, že by se to hodilo, vzhledem k současné situaci.

• Osobnostní vlastnosti? To je teprve kapitola sama o sobě! Trpělivost jako Buddha, diplomacie jako diplomat a flexibilita jako jogín. A nezapomeňme na humor, abys přežila i ten nejhorší den!

Stručná odpověď: Střední škola je minimum. Důležité jsou jazyky, IT a osobnostní předpoklady.

Co musí umět administrativní pracovník?

Pečlivost, ano, to je ta neviditelná síť, která drží vše pohromadě. Organizační schopnosti, jako hvězdy, které ukazují směr v temnotě úkolů. Kancelářský software, ano, to je štětec, kterým malujeme realitu. Komunikace – mosty mezi lidmi, mezi myšlenkami.

Týmová spolupráce, tanec synchronizovaných kroků. Operativní úkoly, jako drobné kamínky v mozaice dne. A podpora, tiché křídlo, které pomáhá ostatním létat výš. Jo, to je to.

• Pečlivost – ta nikdy nezklame.
• Organizační schopnosti – klíč k chaosu.
• Kancelářský software – naše digitální plátno.
• Komunikace – slova jako klíče, slova jako mosty, jo.
• Týmová spolupráce – společný rytmus, společný dech.
• Operativa – každodenní zázraky.
• Podpora – tichá síla.

Co obnáší práce sekretářky?

Hmm… sekretářka… to je takový… víš, třeba Jana, co pracovala v té advokátní kanceláři, ta to měla narvané. Vždycky všechno na poslední chvíli, nervy na pochodu. Hlavně papíry, bez konce a kraje. Telefonáty… neustálé telefonáty.

A asistentka? To už je trochu jiný kafe. Myslím na Báru, co dělala u toho ředitele. Organizovala mu všechno, od cesty do Paříže až po schůzky s investory. Prezentace, zprávy, to všechno. Měla nastarosti i personální věci, ty jo, to byl fofr.

Co obnáší?

• Administrativa
• Korespondence
• Organizace schůzek
• Příprava podkladů
• Záznamy ze schůzek
• Plánování

Jana říkala, že je to spíš takové honění se s časem, vždycky pod tlakem. Bára zase popsala svou práci jako komplexní management, ale i to bylo vyčerpávající. Je to fakt náročné, i když to zvenku vypadá klidně. Teď si vzpomínám, jak se mi dřív zdála ta práce úplně jednoduchá. Chyba lávky.

Jak se stát sekretářkou?

Sekretářka? Pochop.

• Maturita. Bez debat.
• Angličtina B2. Minimum.
• Office? Ovládat, ne se učit.
• Plánuj, buď sama sebou, ne hloupá.
• Komunikace. Klíčová.
• Čistý štít. Bez záznamu.

Doplňující:

• Mzda: Nástupní? Kolem 30 000 Kč. V Praze víc. Kariérní růst? Slušný.
• Kurzy: Zkus účetnictví, personalistiku. Plusové body.
• IT: Orientuj se. Cloud, CRM, fakturace. Nejsi z kamene.
• Vzhled: Reprezentuj. Upravená, ne laciná.
• Praxe: Stáž, brigáda. Cokoliv. Ukážeš, že chceš.

Zkušenosti:

• Kamarádka dělala asistentku v korporátu. “Makačka, ale naučíš se.”
• Sestra v advokátní kanceláři. “Důležitá je diskrétnost. A nervy z oceli.”

Důležité:

• Networking: Chceš práci? Známosti pomůžou. LinkedIn.
• Motivační dopis: Ne kopie. Ukázat zájem. Proč zrovna ty?
• Pohovor: Sebevědomí, ale ne arogance. Ptej se. Buď aktivní.

Nečekej, že to spadne z nebe. Tvrdá práce. Vyplatí se.

#Komunikace #Organizace #Psaní Textu