Jak zaúčtovat přijaté zálohy?

Jak zaúčtovat přijaté zálohy: Praktický návod pro plátce DPH

Přijetí zálohy od klienta je běžnou součástí obchodního styku, ať už se jedná o prodej zboží, poskytování služeb, nebo jinou formu obchodní spolupráce. Pro plátce DPH je důležité správně zaúčtovat tuto přijatou platbu, aby se vyhnuli problémům s daňovým úřadem. Tento článek poskytuje stručný a srozumitelný návod, jak postupovat.

Základní princip:

Při přijetí zálohy plátce DPH zaúčtuje přijatou platbu na majetkovou stranu (MD) a na pasivní stranu (D) účetnictví. To znamená, že se na jedné straně zaznamená nárůst pohledávek (nebo pokladny) a na druhé straně se eviduje zvýšení závazků vůči klientovi. Důležité je rozlišovat mezi způsobem platby (bankovní převod vs. hotovost).

Účtování bankovního převodu:

• MD 314 – Zálohy od odběratelů: Tento účet slouží k evidenci přijatých záloh na zboží nebo služby, které ještě nebyly dodány/poskytnuty.
• D 221 – Pohledávky za obchodní zálohy: Tento účet eviduje pohledávky vůči odběratelům, kteří uhradili zálohu. Zde se zaznamená celková přijatá částka včetně DPH.

Příklad: Firma přijala bankovní zálohu 10 000 Kč včetně 21% DPH. Účetní zápis bude:

• MD 314 10 000 Kč
• D 221 10 000 Kč

Účtování hotovostní platby:

• MD 343 – Zálohy od odběratelů (hotovost): Analogicky k účtu 314, ale pro hotovostní platby.
• D 211 – Pokladna: Tento účet eviduje hotovost v pokladně.

Příklad: Firma přijala hotovostní zálohu 5 000 Kč včetně 21% DPH. Účetní zápis bude:

• MD 343 5 000 Kč
• D 211 5 000 Kč

Důležité upozornění:

• Odběratel (klient) zálohu neúčtuje. Záloha je pro něj výdajem až po dodání zboží/služby.
• Daňový doklad: Příjemce zálohy, pokud je plátcem DPH a vede účetnictví, je povinen vystavit daňový doklad (fakturu) s označením “záloha”. Na tomto dokladu musí být jasně uvedena výše zálohy, částka DPH a celková cena včetně DPH. Vystavení daňového dokladu je důležité pro správné uplatnění odpočtu DPH v daňovém přiznání.
• Účet 343: Tento účet je vhodný pouze pro firmy, které pracují s hotovostí. Pokud vaše firma používá pouze bezhotovostní platby, používejte pouze účet 314 a 221.

Tento článek slouží pouze jako základní návod. Pro komplexnější informace a pro situace s individuálními specifikacemi je vhodné konzultovat s účetním nebo daňovým poradcem. Nesprávné zaúčtování může vést k problémům s daňovým úřadem.