Jak dlouho uchovávat docházku?

Jak dlouho archivovat docházku? Nejen tři roky!

Otázka archivace docházky je pro zaměstnavatele klíčová, a to nejen z pohledu dodržování legislativy, ale i pro případné budoucí spory či kontroly. Často se mylně uvádí, že docházku stačí archivovat tři roky. Realita je však složitější a závisí na tom, co přesně pod pojmem “docházka” rozumíme.

Zatímco mzdové podklady, které slouží pro výpočet mzdy a zahrnují i odpracované hodiny, se archivují 3 roky od konce roku, ve kterém vznikl nárok na mzdu, evidence pracovní doby, která je podstatná pro výpočet důchodového pojištění a dalších sociálních dávek, se uchovává podstatně déle.

Důchodové pojištění a delší archivace:

Pro účely důchodového pojištění se archivuje evidence pracovní doby podle zákona o důchodovém pojištění. Zde je klíčový termín “doklad o době zaměstnání”, který zahrnuje nejen záznamy o odpracované době, ale i další dokumenty, například pracovní smlouvy, dohody o provedení práce či dohody o pracovní činnosti. Tyto doklady se archivují dle § 98 zákona o důchodovém pojištění a lhůta pro jejich archivaci je 10 let po roce, ve kterém skončil zaměstnanecký poměr.

Proč archivovat déle než 3 roky?

Delší archivace evidence pracovní doby má své opodstatnění. V případě sporů o výši důchodu či dalších sociálních dávek je nutné doložit doby pojištění. Pokud by zaměstnavatel nedisponoval potřebnou dokumentací, mohl by vzniknout problém nejen zaměstnanci, ale i jemu samotnému.

Praktické tipy pro archivaci:

• Jasně definujte, co archivujete: Rozlišujte mezi mzdovými podklady a evidencí pracovní doby.
• Zvolte vhodnou formu archivace: Můžete archivovat v papírové podobě, ale v dnešní době je efektivnější a bezpečnější elektronická archivace.
• Zabezpečte data: Ať už archivujete v jakékoli formě, dbejte na zabezpečení dat před ztrátou, poškozením či neoprávněným přístupem.
• Konzultujte s odborníky: V případě nejasností se poraďte s odborníky na mzdovou a personální agendu nebo s právníkem.

Správná archivace docházky je důležitou součástí zodpovědného vedení firmy. Dodržování zákonných lhůt chrání nejen zaměstnance, ale i samotného zaměstnavatele. Nepodceňujte proto tuto povinnost a investujte do spolehlivého systému archivace.