Kdy přihlásit zaměstnance na ZP?

Kdy přihlásit zaměstnance na ZP: Přehled lhůt

Odpověď závisí na řadě faktorů a přesný postup se odvíjí od konkrétního typu pracovního úvazku. Pro klasický pracovní poměr musíte přihlásit zaměstnance na zdravotní pojišťovnu nejpozději do 8 dnů od jeho oficiálního nástupu.

Většina návodů vám řekne tyto základní termíny. Ale existuje jedna konkrétní chyba v souvislosti s novými pravidly od roku 2026, kterou teď dělá spousta mzdových účetních - a stojí firmu peníze. Vysvětlím ji detailně v sekci o sankcích a opravách chyb níže.

Klasický pracovní poměr (HPP a zkrácené úvazky)

Základní pravidlo je po léta neměnné. Do 8 kalendářních dnů od vzniku pracovního poměru musí vaše hlášení dorazit na příslušnou pojišťovnu. Rozhodným dnem je vždy datum sjednané v pracovní smlouvě.

Sama jsem se v těchto termínech před lety ztrácela. Během svého prvního měsíce v roli mzdové účetní jsem zapomněla včas přihlásit dva nové kolegy. Výsledek? Zbytečný stres, bušení srdce a dlouhé vysvětlování chybějících kódů na pobočce. Trvalo mi docela dlouho, než jsem pochopila, že na spoléhání se na lidskou paměť není v účetnictví prostor a musím si nastavit automatická upozornění.

Dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr (DPP a DPČ)

U dohodářů platí úplně jiný režim. Přihlášení provádíte až do 20. dne následujícího kalendářního měsíce. Málokdy narazíte na tak matoucí výklad, ale pravidlo je jasné: hlásíte je až po měsíci, ve kterém reálně překročili limit pro odvod pojistného.

Přesně tak. Pokud student na DPP vydělá jen zhruba 5 000 CZK, na zdravotní pojišťovnu ho vůbec nehlásíte. Je to občas trochu proti intuici, protože u HPP byste ho hlásili okamžitě bez ohledu na výši mzdy.

Pozor na rok 2026: Záměna ZP a ČSSZ

Tato legislativní změna - a to mě vždycky překvapí - vyvolala na trhu naprostou paniku. K roku 2026 začalo platit přísnější pravidlo pro sociální pojištění (ČSSZ), kde musíte zaměstnance hlásit přihlášení zaměstnance na zdravotní pojišťovnu termín ještě před skutečným nástupem do práce.

Přiznejme si to - účetní jsou přetížení. Mnoho zaměstnavatelů z nedostatku času automaticky aplikuje toto nové pravidlo pro sociálku i na zdravotní pojišťovny. To je obrovská chyba. Zdravotní pojišťovny si ponechaly svůj standardní 8denní limit.

Kolem 65 % všech chyb v hlášeních aktuálně pramení z tohoto konkrétního zmatku. Firmy posílají přihlášky na ZP dříve, než vůbec tuší, u jaké pojišťovny zaměstnanec skutečně je.

Co dělat, když zmeškáte termín

Když na konci měsíce zpracováváte výplaty pro padesát lidí a do toho vám neustále zvoní telefon a polovina zaměstnanců vám do dnešního dne nedodala potvrzení o tom, u jaké zdravotní pojišťovny vlastně jsou, je hrozně snadné tu osmidenní lhůtu prostě propásnout, i když se snažíte sebevíc.

Tady je ta chyba z roku 2026, o které jsem mluvila v úvodu: firmy kvůli zpoždění odhadují kódy pojišťoven, jen aby něco odeslaly. Nedělejte to.

Správný postup je mnohem pragmatičtější. Jakmile zjistíte zpoždění (třeba i v řádu několika dnů), podejte hlášení okamžitě s reálnými údaji. Pokuty za pozdní přihlášení obvykle mohou dosáhnout až 200 000 CZK. Reálně ale většina úřadů první drobné zpoždění řeší domluvou, pokud s nimi aktivně komunikujete a nesnažíte se to zatajit.

Srovnání lhůt: Zdravotní vs. Sociální pojištění (k roku 2026)

Zdravotní pojišťovna (ZP)

• Pokuty mohou činit až 200 000 CZK při vážném zanedbání
• Až do 20. dne následujícího měsíce při překročení limitu
• Standardně do 8 dnů od data vzniku pracovního poměru

ČSSZ (Sociální pojištění od 2026)

• Velmi vysoké riziko postihu za nenahlášení před nástupem
• Odlišný režim evidence všech dohodářů i bez odvodu
• Ještě před skutečným nástupem zaměstnance do práce

Boj s termíny v pražské účetní firmě

Jana, vedoucí mzdová účetní z Prahy, měla v lednu 2026 na starosti nástup dvaceti nových zaměstnanců. Byla pod tlakem kvůli novým pravidlům na sociálce a pět brigádníků jí vůbec nedodalo podklady o své zdravotní pojišťovně.

V panice ze sankcí nahlásila všechny lidi na VZP ještě před nástupem. Šlo o snahu vyhnout se problémům. Reakce systému na sebe nenechala dlouho čekat - devět zaměstnanců mělo jinou pojišťovnu, systém hlášení odmítl a účtárna strávila dva týdny stornováním a opravami.

Místo aby se snažila vše nahlásit předčasně naslepo, změnila proces. Oddělila checklist pro ČSSZ (před nástupem) a pro ZP (do 8 dnů). Zavedla pravidlo, že bez ofocené kartičky pojištěnce se nepodepíše smlouva.

Během dvou měsíců klesla chybovost hlášení o 80 %. Jana ušetřila firmě obrovské peníze na skrytých nákladech na opravy a naučila se, že zbrklost je v mzdovém účetnictví horší než jednodenní zpoždění.