Jak dlouho uchovávat mzdu?

Jak dlouho uchovávat mzdové listy a další mzdové doklady? Průvodce pro zaměstnance i zaměstnavatele

Otázka archivace mzdových dokladů a listů není jen otázkou pořádkumilovnosti, ale především dodržování zákonných povinností a ochrany vlastních práv. Doba uchování se liší v závislosti na typu dokumentu a subjektu, který je uchovává. Zjednodušeně řečeno, není to jen o tom, “jak dlouho”, ale i “co” a “kdo”.

Zaměstnanci:

Pro většinu zaměstnanců je klíčovým faktorem doba, po kterou je možné uplatnit si nárok na dodatečné platby, náhrady, či případně řešit nesrovnalosti v mzdě. I když zákon nestanovuje přesnou dobu archivace mzdových listů pro zaměstnance, doporučuje se uchovávat je minimálně 3 až 5 let. Tento časový úsek pokrývá většinu potenciálních problémů a umožňuje bezproblémové doložení příjmů například při podávání daňového přiznání, žádosti o hypotéku, nebo při řešení případných sporů s bývalým zaměstnavatelem. V případě starobního důchodu, jak je uvedeno v zadání, je nutné dodržovat specifickou legislativu a archivovat relevantní mzdové listy a dokumenty 10 let od roku, ke kterému se vztahují.

Zaměstnavatelé:

Povinnosti zaměstnavatele v oblasti archivace mzdových dokladů jsou podstatně přísnější a řídí se zákonem o účetnictví. Zaměstnavatel je povinen vést důkladnou a přehlednou mzdovou agendu, která zahrnuje mzdové listy, evidence odpracovaných hodin, smlouvy o práci, dohody o provedení práce a další související dokumenty. Doba archivace těchto dokladů je minimálně 10 let, počínaje rokem, ke kterému se vztahují. Pro některé specifické dokumenty, například související s daněmi, může být tato doba i delší. Nedodržení zákonem stanovených lhůt může vést k sankcím ze strany kontrolních orgánů.

Typy dokladů a jejich archivace:

• Mzdové listy: Minimálně 3-5 let pro zaměstnance, 10 let pro zaměstnavatele (v závislosti na specifických legislativních požadavcích).
• Smlouvy o práci: 10 let po skončení pracovního poměru.
• Evidence odpracovaných hodin: 10 let.
• Dohody o provedení práce: 10 let po skončení dohody.
• Účetní záznamy související s mzdami: 10 let (podle zákona o účetnictví).

Způsob archivace:

Důležité je, aby byly dokumenty uchovány v kompletní a čitelné podobě. Digitální archivace je v dnešní době běžná a efektivní, nicméně je důležité zajistit, aby byl systém zabezpečen proti ztrátě dat a aby splňoval požadavky na dlouhodobé uchování dat. Papírová archivace by měla být prováděna v suchém a bezpečném prostředí.

Závěr:

Doba archivace mzdových dokladů a souvisejících dokumentů závisí na roli, kterou v procesu zaujímáte (zaměstnanec/zaměstnavatel). Ačkoliv pro zaměstnance není legislativně přesně stanovena doba archivace, je důležité si uchovat důležité dokumenty alespoň 3-5 let pro ochranu svých práv. Zaměstnavatelé naopak musí striktně dodržovat zákonem dané lhůty, aby předešli sankcím. V případě nejistoty je vhodné vyhledat konzultaci s odborníkem na mzdové účetnictví nebo právníkem.