Jaké účetnictví musí vést spolek?

Jaké účetnictví vedou spolky?

Vybavuju si to léto 2017, to vedro v Praze u Vltavy. S Honzou jsme zakládali spolek na podporu místních umělců. Hned nám bylo jasný, že na složitý účetnictví nemáme prachy ani čas. Řekli jsme si, že zkusíme to jednoduchý.

• Účetní závěrka: Tehdy, myslím, od roku 2016, se nám podařilo vyhnout tý klasický účetní závěrce. Prostě to bylo jednodušší. Žádnej velkej papír pro úřady.

Dneska je to trochu jinak, ale ta základní myšlenka zůstává – udělat to co nejlíp s tím, co máme.

• Zjednodušené účetnictví: Stále platí, že pro menší spolky je to cesta. Jen je potřeba si ověřit aktuální podmínky, zákony se mění.

Důležitý je mít přehled o penězích. Ať už jde o členský příspěvky, nebo granty. Nikdy se nechci dostat do situace, kdy bych nevěděl, kam co šlo. To je pro mě základ.

• Vedení záznamů: Stačí cash-flow, příjmy, výdaje. A pár dokladů.
• DPH: Pokud spolek nemá obrat nad určitou hranici, většinou se ho to netýká. Ale to si vždycky radši zkontroluju.

Pamatuju si, jak jsem kdysi řešil papíry pro finančák. Bylo to šílený. Dneska už jsou naštěstí i nějaký online nástroje, co to usnadní. Ale stejně, to pocitově musíte mít to v ruce.

Jak se účtuje pobočný spolek?

Pobočný spolek, jako samostatná právnická osoba, vede buď jednoduché, nebo podvojné účetnictví. Povinně zveřejňuje ve sbírce listin přehled o majetku a závazcích (u jednoduchého účetnictví), nebo roční účetní závěrku (u podvojného).

Představte si pobočný spolek jako takového dospívajícího potomka hlavního spolku. Už má vlastní občanku (IČO), ale pořád je součástí rodiny. A právě kvůli té vlastní právní identitě si musí vést deníček o svém kapesném, aby bylo jasno, za co utrácí a jestli si tajně nešetří na motorku.

Volba mezi účetnictvím je pak jako výběr mezi deníčkem a epickým románem. Jednoduché účetnictví je ten deníček: zapíšete příjem, zapíšete výdaj, hotovo. Podvojné účetnictví je ten román – se složitou zápletkou, hlavními hrdiny jménem Má dáti a Dal, kteří spolu vedou věčný souboj. Pro většinu menších spolků ten deníček bohatě stačí.

A co je na tom nejlepší? Tu svou finanční zpověď musíte hezky veřejně vyvěsit. Sbírka listin rejstříkového soudu je takový Instagram pro účetní závěrky. Bez filtrů, bez příkras, jen holá a někdy i trochu bolavá čísla. I kdyby váš spolek pořádal jen jeden turnaj v pétanque ročně, transparentnost je zákon.

• Kdo může vést jednoduché účetnictví? Spolky a jejich pobočky, které nejsou plátci DPH, jejich celkové příjmy za poslední období nepřesáhly 3 000 000 Kč a hodnota jejich majetku nepřesáhla 3 000 000 Kč.

• Pozor, finta! U jednoduchého účetnictví se do sbírky listin zakládá jen přehled o majetku a závazcích. Přehled o příjmech a výdajích může zůstat hezky v šuplíku, ten nemusí vidět každý zvědavý soused.

• Termíny jsou jako gravitace, neúprosné. Účetní závěrku (nebo ten přehled) je třeba schválit do 6 měsíců po skončení účetního období. Poté máte 30 dní na to, abyste ji poslali do sbírky listin. Jinak hrozí pokuta, která umí zkazit náladu víc než vlažné pivo.

• Účetnictví hlavního spolku automaticky nekryje pobočný. Ne, ne. Každý si kope na svém vlastním písečku, i když mají stejné jméno v rodném listě. Každá jednotka si tu svou papírovou válku musí vybojovat sama.

Jaké výkazy podává spolek?

Zveřejňování je esencí transparentnosti. Spolek, jakožto právnická osoba, tím plní svůj nepsaný závazek vůči veřejnosti a státu. Je to elegantní mechanismus kontroly, který ale často působí jako byrokratická zátěž. Paradox, že.

Spolek zveřejňuje ve Sbírce listin rejstříkového soudu:

• Účetní závěrku (v případě podvojného účetnictví). Zveřejňuje se pouze rozvaha a příloha. Výkaz zisku a ztráty nikoli.
• Přehled o majetku a závazcích (pokud vede jednoduché účetnictví).
• Výroční zprávu, ale jen pokud mu to ukládá zvláštní předpis nebo pokud splní kritéria pro povinný audit.

Nezveřejňování výkazu zisku a ztráty je zajímavý legislativní tah. Chrání se tím citlivá data o finančních tocích. Státu stačí vidět finální stav majetku (rozvaha), nikoliv detailní cestu, jak se k němu došlo. Chrání se tak v podstatě provozní know-how.

Je nutné si uvědomit, že povinnost zveřejnění vzniká až schválením účetní závěrky nejvyšším orgánem spolku. U nás v turistickém spolku s IČO 08526419 to členská schůze schvaluje vždy v červnu, abychom stihli zákonné lhůty.

• Lhůta pro zveřejnění: Spolek musí dokumenty do Sbírky listin založit do 30 dnů od jejich schválení, nejpozději však do 12 měsíců od rozvahového dne účetního období, za které se závěrka sestavuje, i kdyby schváleny nebyly.
• Způsob podání: Výhradně elektronicky ve formátu PDF, a to prostřednictvím datové schránky nebo přes online podání na stránkách justice.cz.
• Sankce: Při nesplnění může rejstříkový soud uložit pořádkovou pokutu až do výše 100 000 Kč. V krajním případě, při opakovaném neplnění, může soud dokonce zahájit řízení o zrušení spolku. Transparentnost se zde bere vážně.