Jak dlouho archivovat zakázky?

Jak dlouho archivovat zakázky?

Doba archivace veřejných zakázek je stanovena v zákoně o zadávání veřejných zakázek č. 134/2016 Sb., konkrétně v § 216. Podle tohoto ustanovení je nutné dokumentaci k veřejným zakázkám uchovávat po dobu 10 let.

Počátek lhůty archivace

Lhůta archivace začíná běžet od ukončení zadávacího řízení. Pokud dojde k pozdějším změnám smlouvy, lhůta se počítá od data provedení těchto změn.

Výjimky z povinnosti archivace

Zákon stanoví několik výjimek z povinnosti archivovat dokumentaci k veřejným zakázkám. Jedná se zejména o případy, kdy:

• Hodnota zakázky nepřekročila částku 500 000 Kč bez DPH
• Zakázka byla zadána v režimu jednacího řízení bez uveřejnění
• Zakázka byla zadána bez výběrového řízení

Způsob archivace

Dokumentace k veřejným zakázkám může být archivována jak v písemné, tak i v elektronické formě. Je však nutné zajistit, aby archivní materiál byl chráněn před ztrátou, poškozením nebo neoprávněným přístupem.

Důsledky nedodržení doby archivace

Nedodržení doby archivace veřejných zakázek může mít za následek uložení pokuty příslušným správním orgánem. Výše pokuty může dosáhnout až 5 % z hodnoty veřejné zakázky.

Závěr

Správné a včasné archivování dokumentace k veřejným zakázkám je důležitou povinností každého zadavatele. Dodržováním stanovených lhůt a způsobu archivace se lze vyhnout nepříjemným následkům v případě kontrolních orgánů.