Jak dlouho uchovávat účetní doklady?

Jak dlouho schovávat účetní doklady? Nejjednodušší průvodce archivační lhůtou

Uchovávání účetních dokladů je pro každého podnikatele povinnost, ať už se jedná o drobného živnostníka, nebo velkou korporaci. Správná archivace je klíčová pro případnou kontrolu z finančního úřadu a také pro přehled o vlastním podnikání. Délka archivace se ale liší v závislosti na typu podnikání a způsobu vedení účetnictví. Pojďme se zorientovat v tom, jak dlouho si které doklady musíte schovávat, abyste se vyhnuli nepříjemným sankcím.

Tři roky pro neplátce DPH bez účetnictví:

Nejjednodušší pravidla platí pro fyzické osoby, které nejsou plátci DPH a nevedou účetnictví, ale daňovou evidenci. V tomto případě je archivační lhůta 3 roky po skončení zdaňovacího období, ve kterém doklady vznikly. Prakticky to znamená, že faktury z roku 2023 si musíte schovat do konce roku 2026. Důležité je uchovat veškeré doklady související s příjmy a výdaji, které ovlivňují daňovou povinnost.

Deset let pro účetní jednotky:

Pro ostatní podnikatele, tedy ty, kteří vedou účetnictví (ať už jde o OSVČ, s.r.o. nebo jiné právní formy), je archivační lhůta delší – 10 let po skončení účetního období, ve kterém doklady vznikly. To se týká všech účetních dokladů, včetně faktur, smluv, výpisů z účtu a dalších dokumentů souvisejících s účetnictvím. Faktury z roku 2023 si tedy musíte v tomto případě schovat až do konce roku 2033.

Pozor na speciální případy:

U některých dokladů se archivační doba liší. Například:

• Doklady týkající se majetku: U dokladů souvisejících s dlouhodobým majetkem (např. nemovitosti, auta) je archivační doba 10 let od jeho vyřazení z evidence.
• Personální a mzdové doklady: Tyto doklady se archivují dle zvláštních předpisů, obvykle po delší dobu, například po dobu 50 let od ukončení pracovního poměru.
• Doklady související s důchodovým pojištěním: Uchovávají se po celou dobu, po kterou se na jejich základě uplatňují práva a povinnosti.

Tipy pro efektivní archivaci:

• Digitalizace: Skenování dokladů a jejich ukládání v elektronické podobě šetří místo a usnadňuje vyhledávání. Dbejte ale na zálohování dat.
• Systém: Vytvořte si přehledný systém archivace, abyste doklady snadno našli.
• Poradenství: Pokud si nejste jisti, jak dlouho a jakým způsobem máte archivovat doklady, neváhejte se obrátit na daňového poradce.

Dodržování archivačních lhůt je důležité pro bezproblémové fungování vašeho podnikání. Správná archivace vám ušetří čas, peníze i starosti v případě kontroly.

#Archivace Dat #Finanční Záznamy #Účetní Doklady