Kam zaúčtovat jízdenku?

Kam zaúčtovat jízdenku? Účet 512 pro cestovné

Správné určení účtu pro kam zaúčtovat jízdenku předchází chybám v daňové evidenci a firemním účetnictví. Znalost přesných pravidel pro zaúčtování jízdného chrání firmu před finančními riziky a ztrátami při kontrolách. Seznámení s detaily účtování pomáhá správně vykázat firemní náklady.

Kam zaúčtovat jízdenku?

Jízdenky zaúčtováváme přiměřeně povaze a účelu cesty, nejčastěji na účet 512 jízdenka, kde se eviduje jízdné všemi druhy dopravních prostředků při pracovních cestách. Způsob zaúčtování se odvíjí od toho, jakým způsobem byla cesta realizována a kdo jízdenku uhradil.

Použití účtu 512 pro cestovné

Na účtu 512 se účtují cestovní náhrady jízdenka účtování, kam spadají jízdenky za vlak, autobus, MHD, letenky nebo třeba lístky na přívoz.^[2] Tyto výdaje jsou standardní součástí nákladů spojených s chodem firmy, pokud souvisejí s dosažením, zajištěním a udržováním zdanitelných příjmů. Zde je nutné dát pozor na častou chybu: pokud firma hradí hromadnou dopravu fakturou dodavateli, může se jednat o jiný typ služby, ale běžné jízdenky pořízené zaměstnancem patří právě sem.

Jak zaúčtovat jízdenku v praxi

Praktický postup zaúčtování se odvíjí od hotovostní nebo bezhotovostní platby. Pokud zaměstnanec zaplatí jízdenku na MHD nebo vlak ze své vlastní kapsy a firma mu peníze proplácí na základě cestovního příkazu, zaúčtujeme nákup jako závazek vůči zaměstnanci. Předpis úhrady: 512 / 333 (Zúčtování se zaměstnanci) Vyplacení peněz: 333 / 211 (Pokladna) nebo 333 / 221 (Běžný účet) V případě, že zaměstnanec použije k nákupu firemní platební kartu, směřuje zápis přímo proti peněžním prostředkům podniku, tedy 512 / 221.

Rozdíl mezi účtem 512 a 518

Neznalost specifik pro různé druhy dopravy a dokladů často vede k chybám, kdy účetní zaměňují účet 512 a účet 518. Účet 518 - Ostatní služby se používá tehdy, kdy vám dopravce vystaví klasickou fakturu za pravidelnou dopravu (například zajištění firemního svozu zaměstnanců). Jízdenka z e-shopu Českých drah nebo papírová účtování jízdenky mhd ale patří na účet 512. Lets be honest, v začátcích si v tom málokdo hned udělá stoprocentní pořádek. I zkušení účetní občas chvíli pátrají, zda konkrétní doklad splňuje parametry cestovního příkazu.

Doložení cestovního příkazu

Samotná jízdenka jako daňový doklad nestačí, pokud chybí vazba na pracovní cestu. K zaúčtování na účet 512 musíte doložit řádně vyplněný cestovní příkaz, který prokazuje, že cesta byla pracovní. Bez tohoto podkladu by finanční úřad mohl výdaj neuznat jako daňově uznatelný náklad.

Srovnání způsobů zaúčtování dopravy

Výběr správného účtu se odvíjí od formy dokladu a způsobu úhrady. Zde je přehled pro nejčastější situace.

Jízdenka hrazená zaměstnancem (hotově)

- U zjednodušených daňových dokladů do určité částky se DPH řeší dle pravidel zákona o DPH.

- Jízdenka + Vyúčtovaný cestovní příkaz

- Účet 512 / 333 (Cestovné / Zúčtování se zaměstnanci)

Jízdenka hrazená firemní kartou

- Nárok na odpočet při splnění náležitostí daňového dokladu.

- Lístek z e-shopu nebo jízdenka z terminálu

- Účet 512 / 221 (Cestovné / Běžný účet)

Faktura za dopravu od dopravce

- Standardní režim přenesení nebo uplatnění DPH na vstupu.

- Běžná přijatá faktura

- Účet 518 / 321 (Ostatní služby / Dodavatelé)

účtování jízdenek ve firmě paní Marie

Marie vede účetnictví pro menší IT firmu v Brně a často řeší situace, kdy vývojáři jedou na jednání do Prahy vlakem.

Zpočátku dělali chybu v tom, že sbíraly jízdenky bez cestovních příkazů, což při kontrole vzbudilo otazníky ohledně daňové uznatelnosti.

Po zavedení přísného pravidla, že každá jízdenka musí být přišpendlená k schválenému cestovnímu příkazu, se účtování na účet 512 stalo naprosto plynulým.

Výsledkem je čisté účetnictví bez zbytečných dohadů s auditorem a bezpečné uplatnění nákladů.