Jak dlouho archivovat mzdové podklady?

Jak dlouho archivovat mzdové podklady? 45 let, a nezapomínejte na důsledky!

Archivování mzdových podkladů je pro každého zaměstnavatele v České republice povinností, kterou nelze brát na lehkou váhu. Novela zákona č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, prodloužila archivační dobu těchto dokumentů na 45 let od konce roku, kterého se týkají. Tato změna, platná od 1. ledna 2021, nahradila dřívější lhůtu 30 let a klade na zaměstnavatele zvýšené nároky na uchovávání a správu dokumentů.

Co se skrývá pod pojmem “mzdové podklady”?

Jedná se o širokou škálu dokumentů, které souvisí se zaměstnáváním a odměňováním zaměstnanců. Patří sem například:

• Pracovní smlouvy a dodatky k nim
• Dohody o provedení práce a dohody o pracovní činnosti
• Výplatní pásky a evidence o provedených platbách
• Evidence pracovní doby
• Doklady o dovolené
• Potvrzení o zdanitelných příjmech
• Doklady o nemocenské a dalších dávkách sociálního zabezpečení
• Hodnocení zaměstnanců
• Dokumentace k ukončení pracovního poměru

Proč 45 let?

Prodloužení archivační doby na 45 let souvisí s potřebou zabezpečit dostatečné podklady pro výpočet důchodů. S prodlužující se délkou života se zvyšuje i potřeba delší historie příjmů pro přesný výpočet důchodových dávek.

Důsledky nedodržení archivační lhůty:

Nedodržení zákonné povinnosti archivovat mzdové podklady může mít pro zaměstnavatele nepříjemné důsledky. Kontrolu provádí Státní inspekce práce, která může uložit pokutu až do výše 2 000 000 Kč. Kromě finančních sankcí může nedostatek dokumentace vést k komplikacím při řešení sporů se zaměstnanci, problémům s úřady a ztížené obhajobě v případných soudních řízeních.

Jak archivovat efektivně?

Vzhledem k dlouhé archivační době je vhodné zvolit efektivní a spolehlivý způsob archivace. Možnosti zahrnují:

• Papírová archivace: Tradiční, ale prostorově náročná metoda. Důležité je zajistit vhodné podmínky pro uchování dokumentů (suchý a bezpečný prostor).
• Elektronická archivace: Moderní a úspornější varianta. Dokumenty se skenují a ukládají v digitální podobě. Důležité je dodržet zákonné požadavky na elektronickou archivaci, zejména zaručenou konverzi a integritu dat.
• Kombinovaná archivace: Spojení papírové a elektronické archivace.

Nepodceňujte archivační povinnost!

Správná archivace mzdových podkladů je klíčová pro bezproblémový chod každé firmy. Dodržování zákonné lhůty 45 let ochrání zaměstnavatele před sankcemi a zjednoduší řešení případných sporů. Investujte do efektivního systému archivace a vyhněte se zbytečným komplikacím. Konzultujte s odborníky, abyste si byli jisti, že postupujete v souladu s platnou legislativou.

#Archivaci Mezd #Mzdové Podklady #Zákoník Práce