Jak dlouho je třeba archivovat účetní doklady?

Archív účetních dokladů: Jak dlouho skutečně musíte uchovávat faktury?

V podnikání se setkáváme s mnoha povinnostmi a jednou z nich je i správná archivace účetních dokladů. Ačkoli se může zdát jako zbytečné břemeno, jde o zásadní aspekt pro zajištění souladu s legislativou a pro případné kontroly ze strany finančního úřadu. Jednou z nejčastějších otázek, která v souvislosti s tímto tématem vyvstává, je: Jak dlouho vlastně musím uchovávat účetní doklady, konkrétně faktury? Odpověď není univerzální a liší se podle vašeho statusu plátce DPH.

Rozdíly v archivaci pro plátce a neplátce DPH

Základní rozdělení, které určuje délku archivace faktur, je postavení vaší společnosti vůči DPH. Jednoduše řečeno, pokud jste plátcem DPH, vztahují se na vás přísnější pravidla než na podnikatele, kteří nejsou plátci DPH.

• Neplátci DPH: Pro neplátce DPH jsou faktury primárně účetními doklady. To znamená, že slouží k prokazování příjmů a výdajů pro účely daně z příjmů. V takovém případě je minimální doba archivace faktur 5 let. Toto pětileté období se počítá od konce účetního období, ve kterém byl doklad vystaven.

• Plátci DPH: Pro plátce DPH jsou faktury nejen účetními doklady, ale také daňovými doklady. To znamená, že slouží k uplatnění odpočtu DPH. Kvůli tomu je doba archivace pro plátce DPH výrazně delší. Plátci DPH jsou povinni uchovávat faktury po dobu 10 let. I zde se desetileté období počítá od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (ne nutně od data vystavení faktury).

Důležité detaily a doporučení

• Doba archivace uplatněných daňových ztrát: Pokud jste v minulosti uplatnili daňovou ztrátu, je nutné archivovat účetní doklady, které se k této ztrátě vztahují, až do uplynutí doby pro stanovení daně za zdaňovací období, ve kterém byla ztráta naposledy uplatněna. To může znamenat prodloužení standardní doby archivace.
• Způsob archivace: Zákon umožňuje archivaci faktur jak v papírové, tak v elektronické podobě. Pokud se rozhodnete pro elektronickou archivaci, ujistěte se, že dokumenty jsou uchovány v čitelné formě a jsou chráněny proti neoprávněným zásahům.
• Doporučení pro udržení pořádku: Doporučuje se mít v archivovaných dokumentech systematický pořádek. Ujistěte se, že jsou faktury řazeny chronologicky nebo podle jiného systému, který usnadní jejich dohledání v případě kontroly.
• Konzultace s odborníkem: V případě, že máte jakékoli pochybnosti o délce archivace konkrétních dokladů, neváhejte se obrátit na daňového poradce nebo účetního. Odborník vám pomůže zorientovat se v legislativě a předejít případným problémům.

Dodržování správné doby archivace účetních dokladů, včetně faktur, je zásadní pro hladký chod vaší firmy a pro vyhnutí se sankcím ze strany finančního úřadu. Vždy se ujistěte, že rozumíte svým povinnostem a máte zavedený spolehlivý systém pro archivaci. Správná archivace faktur je investicí do budoucího klidu a bezpečnosti vašeho podnikání.